公共就业档案安全风险防控与应急管理

引言：劳动者的公共就业档案不仅是就业的工作记录本，而且用于保证劳动者的权益、公平就业。面对档案不断增加的基数和逐步发展的数字化，的公共就业档案面临多种自然灾害、网络攻击、人为利用威胁的存在，因此档案安全风险防控和应急管理势在必行。

一、分级防控：打造档案安全屏障

如何对档案进行管理，是值得认真考虑的，我们可以根据档案的重要性、利用度等确定档案的级别，细分为高级、中级、初级档案，采取不同的标准和措施进行防控[1]。

洪湖市就业服务中心的高级档案，包含社保补贴、公益性岗位和失业保险金发放等档案。存放在带防火、盗、潮等功能的智能档案保险柜中，智能保险柜设有双密码、指纹锁，中心档案管理人员的指纹、密码方可开启。内置温湿度传感器和烟雾报警器来监测档案室。一位劳动者由于被企业裁员，申请失业保险金发放的过程中，工作人员严格按照高级档案管理流程，验证密码后取出相关资料，并在系统中详细记录档案调阅信息，业务完毕后将补充了失业保险金发放记录的档案放回原处，在过程中出现任何问题，可追溯责任人员。洪湖市就业服务中心的中级档案有就业创业培训和创业担保贷款等。放在带有锁的文件柜中，定期检查锁的功能是否完好。每周对中级档案盘点，确保中级档案无损坏、丢失。在开展电商运营培训的活动中，工作人员从文件柜中取出近三年的培训资料，并且记录取件人、用途和归还时间等，培训完成后48 小时内归还，确保中级档案安全。洪湖市就业服务中心的初级档案包括企业招工以及就失业登记等，按年份、季度和业务类型整理上架，做好防尘、防虫等工作。每月对初级档案进行抽查，查看档案是否完整。随机抽取 30 份失业登记表，对更新不及时的信息进行标注修改，过程中发现有的表格轻微破损，及时进行修补、装订，避免档案进一步破损。

二、加密防护：保证电子档案安全

电子档案便于携带，查询快，但如果遭到非法访问，或遭受系统故障、病毒攻击等风险，会造成档案数据泄露、丢失以及不可用。因此采用加密、访问控制、备份等措施，以确保电子档案的完整性和可用性[2]。

洪湖市就业服务中心对电子档案系统进行升级，档案数据采用国密 SM4 加密算法进行加密存储。比如劳动者的电子劳动合同档案，工作人员上传合同后，系统会对合同进行加密，普通用户仅凭用户名和密码登录系统后，也没有权限查看合同详情，只有拥有正确密钥的用户才能查看。而且在职的工作人员只能查看自己业务范围内的档案。例如社保专员只能查看社保相关的档案，只能对社保相关的档案进行操作；档案管理员只有在主管允许的情况下才能对档案进行创建、修改、删除；系统管理员有着最高权限，负责对系统进行维护以及管理。所有相关工作人员都必须对档案数据进行保密，

如果工作人员想查询一个不在自己业务范围内的档案，系统拒绝查询并记录到操作日志，避免越权查询。另外，系统还会定期对电子档案数据进行备份，当主中心发生灾害、故障而导致业务无法正常开展时，可以快速恢复业务。例如建立数据备份和恢复机制，将电子档案数据进行全量备份，并且建立异地灾备中心，主中心生成的备份数据被实时传输到灾备中心，如果主中心中的数据被破坏时，也能采用灾备中心的数据进行快速恢复[3]。

三、应急管理：提升灾害应对能力

为了减少由于自然灾祸以及其他不可控因素的影响，建立了相应的应急管理体系，其中包括应急预案、演练制度和资源保障体系，以在灾害发生时，能够迅速做出反应，采取措施抢救档案，减少损失[4]。

洪湖市就业服务中心为预防档案遭遇火灾、水灾、地震等灾害，制定了应急预案，明确应急指挥、响应流程、救援措施，以及各级职责。其中，火灾应急预案规定，发生火灾，立即拨打 119 报警，同时用灭火器进行初期灭火；立即启动档案抢救程序，先抢救高级档案，再抢救中级档案、最后抢救初级档案；利用防水袋将高级档案包裹起来；用抽水泵排除库房积水。其他几种应急预案有相应的救援措施。

每季度演练一次应急预案。模拟水灾档案抢救，工作人员迅速关闭电源，马上用防水袋将核心档案包起来，再启用抽水泵排除库房积水，将档案搬至临时库房。演练之后，进一步验证应急预案可行性、有效性，同时锻炼工作人员协同作战能力，增强工作人员应对突发事件的反应速度。备齐应急抢救、保障物资，如灭火器、防水袋、抽水泵、应急照明灯等，并定期检查、维修，保证其性能完好。在应急物资仓库，各类物资分类集中摆放，标识明显，便于及时取用。并与当地消防、防汛部门建立联系，发生灾害时，可及时得到外援。

结束语：公共就业档案关系重大。通过档案分级防控、加强公共就业电子档案安全管理、加强公共就业档案应急管理体系等方面来提高档案安全度，从而更好地保证劳动者的权益，进而不断提高公共就业服务，以后在技术不断创新和公共就业档案服务深入时，继续完善防控措施，加强技术研究，为公共就业档案安全把关。

参考文献

[1] 于莉 ， 赵泽明 ， 王春燕 . 基层档案室档案安全工作及维护策略 [J]. 四川劳动保障 ，2025，（11）：85-86.

[2] 王升国 . 新时代档案安全面临的形势与对策 [J]. 兰台内外 ，2025，（15）：19-21.

[3] 樊秀清 . 新时代档案信息化安全管理探究 [J]. 兰台内外 ，2025，（12）：12-14.

[4] 肖宇 . 数字化基建档案的安全与隐私保护策略研究 [J]. 办公室业务 ，2025，（08）：123-125.