档案管理数字化转型的探索与实践

摘要：为探讨企业档案管理在数字化转型过程中实践路径，本研究以当前企业档案管理的实际情况为例，研究数字化技术背景下档案管理的特征及转型中面临的问题。通过对技术要素、理念要素、管理要素、组织机构的深入分析，揭示数字化转型中的目标模糊、制度不完善、数据标准化不足、资源投入有限等关键问题。研究结果表明，明确数字化转型目标与方向、完善建设制度与流程、推进数据标准化、加强资金与资源保障机制，是推动档案管理数字化转型的有效策略，可为企业实现高效、智能化的档案管理提供实践参考。

关键词：档案管理；数字化转型；资源投入；

档案管理作为企业信息资源管理的关键组成部分，是企业运营、决策、文化传承的关键环节。传统档案管理以纸质存储为主，存在检索效率低、空间占用大、信息共享困难等问题，已无法满足现代企业在快速发展中的需求。随着数字化技术发展，大数据、人工智能、区块链等技术在档案管理中应用逐渐普及，为提升档案管理效率提供了新机遇。这些技术不仅可优化档案的存储与检索模式，还提升了信息共享性、安全性、利用价值。因此，研究档案管理数字化转型特征、分析面临主要挑战并提出针对性策略，已成为推动企业高质量发展的重要课题。

1.数字化技术背景下企业档案管理特征

数字化技术背景下，企业档案管理呈现出多维度的特征，主要包括技术、理念、管理、组织机构的深刻变革。在技术层面，大数据、人工智能、区块链、云计算技术引入极大地提升了档案管理的效率与智能化水平。企业通过技术可实现海量档案的高效存储、智能分类、检索，从而确保档案数据的真实性。在理念层面，档案管理不再局限传统存储功能，而成为服务企业决策和创新战略资源。共享与协同理念强化使档案管理实现了跨部门和跨区域的资源整合，推动着管理方式的系统化。在管理层面，数字化转型要求企业建立健全的制度与流程，对档案生成、使用、销毁等环节实施标准化、系统化管理。自动化、智能化的流程优化提高了档案处理的效率，数据质量与安全管理也成为核心关注点。组织机构层面，档案管理部门职能逐步扩展，不仅要完成传统归档任务，还需参与企业信息化战略实施，推动跨部门协同。

2.档案管理数字化转型面临的问题

2.1档案管理数字化转型目标模糊

档案管理数字化转型目标模糊是企业在推进过程中面临的主要问题。主要表现为企业对数字化转型整体定位不明确，缺乏清晰的战略规划与实施路径。部分企业在推进数字化转型时，未能充分结合自身的实际需求与发展战略，造成目标设定过于笼统或偏离实际。例如，部分企业将数字化转型简单理解为将纸质档案电子化，忽略了数据管理标准、系统集成、信息共享等深层次需求。此外，部分企业在目标设定上过于关注短期效果，未能系统考虑长期建设要求，造成资源分配和工作推进效率低下。

2.2档案管理数字化建设制度不完善

档案管理数字化建设制度不完善是制约企业数字化转型的重要问题，主要体现在制度设计、实施细则、监督机制的缺失或不足。部分企业在档案数字化建设中缺乏系统化的制度框架，仅依赖传统档案管理规定，未能针对数字化转型需求制定明确制度指导。此外，数据存储安全、访问权限、信息共享等关键问题未被充分重视，缺乏针对性安全保障制度，使得档案信息在数字化过程中存在泄露、篡改风险。同时，部分企业在数字化建设制度的执行层面缺乏细化的实施细则，制度过于笼统或流于形式，实际操作时难以落地。监督、评估机制的缺失也是一大表现，企业未能建立行之有效的监督检查制度，是的数字化项目推进过程中标准不一、质量不高。

2.3档案数据标准化不足

档案数据标准化不足是企业档案管理数字化转型中面临的关键问题，主要体现在数据格式、分类体系、元数据描述等方面的规范性欠缺。主要表现为，不同部门、业务系统生成的档案数据格式多样，缺乏统一标准，造成数据整合与交互困难。例如，部分档案以电子表格形式存储，其他档案则采用图片或文本文件形式，数据格式不统一阻碍着信息系统的兼容性。此外，档案分类体系不规范也使得数据查找、利用效率降低。不同部门对档案分类的理解存在差异，缺乏统一的分类编码和标识，造成数据检索和比对过程复杂化。

2.4资金与资源投入不足

资金与资源投入不足是档案管理数字化转型过程中普遍存在的问题，直接影响着数字化项目推进效果与档案管理的质量。主要表现为，部分企业在制定数字化转型计划时，未能充分估计所需资金投入，造成项目在实施过程中经常面临预算不足困境。例如，企业在采购数字化档案管理系统时，因资金限制选择了功能不完善、兼容性较差的低成本方案，难以满足实际管理需求。此外，硬件设备如高性能扫描仪、存储服务器、网络基础设施的投入不足，也使档案数字化效率低下，系统运行不稳定。此外，企业未能为档案管理部门配备足够技术人员，现有人员技术能力有限，难以胜任系统维护与数据处理的工作。企业对档案数字化培训与技术支持的资金投入不足，使员工难以掌握相关技能，阻碍了数字化转型的进程。

3.档案管理数字化转型实践策略

3.1 明确数字化转型目标与方向

明确数字化转型目标与方向是企业档案管理数字化实践的首要任务，可从战略规划、业务需求、技术支持等多方面入手来制定清晰目标。首先，企业可结合自身发展战略，全面分析档案管理现状与未来需求，明确数字化转型在提升管理效率、优化资源配置、支持决策创新中的定位，避免目标过于笼统、脱离实际。其次，企业可建立明确的阶段性目标体系，将数字化转型划分为可操作短期、中期、长期目标，例如短期内完成档案数字化存储、检索功能，中期推动档案管理系统与其他业务系统集成，长期实现数据深度挖掘与智能化管理。再次，可针对目标方向，企业需制定详细的实施路线图，明确每一阶段核心任务、预期成果、资源需求。为确保目标方向的可持续性，企业可引入专家咨询或外部专业团队进行评估与指导，通过定期的目标审视调整，动态优化转型策略。通过目标明确化、细化、阶段化，企业可聚焦资源与努力方向，确保数字化转型过程中的一致性，为档案管理的创新发展奠定坚实基础。

3.2 完善数字化建设制度与流程

完善数字化建设制度与流程是实现档案管理数字化转型的基础工作，可从制度设计、流程优化、执行监督等方面系统推进。首先，企业可根据数字化档案管理需求，制定涵盖档案生成、存储、使用、共享、迁移、销毁全生命周期的制度体系，明确每一环节职责分工和操作规范。例如，在档案生成阶段，规定数据格式、元数据标准、存储格式；在使用、共享阶段，明确访问权限、数据共享流程、安全管理要求。其次，优化档案管理流程，可通过引入流程自动化、智能化工具提升效率。例如，采用数字化工作流系统，将档案收集、分类、审批、归档、检索等流程实现自动化、标准化，从而减少人工干预，提升工作效率。再次，企业需针对档案管理安全性需求，完善相关安全制度，如数据加密、定期备份、权限管理、应急恢复机制，确保档案在数字化环境中安全与可靠。为保证制度的执行效果，企业可建立完善的监督与评估机制，通过定期审查、监控，发现并纠正制度执行中的偏差，持续改进流程。最后，为确保制度与流程能有效落地，企业需加强对员工的培训，使其充分了解数字化制度的要求与操作流程，提升整体执行力。通过科学设计与严格执行完善的制度与流程，企业能为档案管理数字化转型提供坚实的制度保障，从而提升管理效率。

3.3 推进档案数据标准化工作

推进档案数据标准化工作是提升档案管理数字化转型效率的关键，可从制定标准、规范实施、持续优化三个层面入手。首先，企业可组织相关部门、技术专家制定统一的档案数据标准，主要包括数据格式、分类编码、元数据规范、存储规则等。例如，明确电子档案的文件格式要求，如PDF/A或XML格式，确保档案可长期保存性；制定档案分类编码体系，采用国际、行业通用标准，便于跨系统、跨部门的数据整合和共享；规范元数据字段，如标题、创建者、时间戳、关键字等，确保信息的完整性[1]。其次，在标准实施过程中，企业可采用集中管理与分步推进相结合的策略，通过试点先行方式，逐步推广标准化方案。可以选择档案量较大的业务领域作为试点，验证标准的可行性后在全企业范围内推广。最后，企业需配备专门的技术工具，如数据格式转换软件、分类管理系统等，辅助实现标准化要求。企业还要加强档案数据的质量控制，通过自动化校验工具与人工复核相结合，确保数据符合既定标准，避免格式错误或元数据缺失问题。

3.4 加强资金与资源保障机制

加强资金与资源保障机制是推动档案管理数字化转型顺利实施的保障，企业要从预算规划、资源配置、外部支持等方面综合发力。一方面，企业可将档案管理数字化列入整体数字化转型优先事项，制定长期资金投入计划，确保充足预算支持数字化项目的各个环节，主要包括系统开发与维护、硬件设备采购、技术升级、数据迁移、安全防护等。另一方面，为优化资金使用效率，企业可根据实际需求优先投资关键领域，例如购买性能可靠的档案管理软件、存储设备，或引入具有高度安全性的云服务平台[2]。此外，在资源配置上，企业可建立跨部门的协同机制，整合各部门技术、数据、管理资源，形成合力推动数字化转型。对中小企业或资金相对有限单位，可积极寻求外部支持，如申请政府专项资金或行业协会技术支持，以此来降低独立开发成本，确保转型目标的顺利实现。

结语：档案管理数字化转型是企业信息化发展的必然趋势，也是提升档案管理效率与价值的重要途径。基于数字化技术背景下，档案管理呈现出技术驱动、理念革新、管理优化、组织升级的全新特征，为此，企业需通过明确数字化转型目标与方向、完善建设制度与流程、推进数据标准化工作、加强资金与资源保障机制，构建全面、高效、可持续的档案管理体系。

参考文献：

[1]黎凡.水利档案管理数字化转型的探索与实践[J].人民珠江，2024，45（S2）：133-135.

[2]刘雪梅.企业档案管理数字化转型的探索与实践[J].兰台内外，2024，（13）：37-39.