档案数字化过程中的风险防控体系构建

今天至关重要且广泛使用的技术，例如数据挖掘、数据分析、人工智能、区块链技术等，既为档案管理带来了前所未有的发展机遇，也因其自身的复杂性和技术特性，使得档案数字化建设面临着各种不确定风险，在数字化转型过程中通往成功的道路可能漫长而艰难。因此，探究档案数字化过程中的风险防控体系，不仅是档案管理发展的技术需求，也是档案管理人员的责任。

1 档案数字化过程中的风险类型分析

档案数字化的过程，本质是通过数字技术的应用，将纸质档案变为数字档案进而实现档案存储、传输与利用的高效、便捷与深化。在此过程中，档案的存储载体、流通模式和应用场景均发生了根本性变革，可能存在以下风险：

1. 数字档案载体风险

与纸质档案类似，数字档案的首要风险来自存储载体。纸质档案以纸张为载体，主要风险包括火灾、水浸、虫蛀、丢失和纸张老化等物理性损坏，其损坏过程相对直观且可通过防潮、防火、防虫等传统手段进行一定预防。相比之下，数字化档案是以硬件存储和网络存储为载体，优点是存储密度高、传输便捷且易于复制，但也面临着更为复杂的载体风险。尤其是硬件存储方面，硬盘、U 盘、光盘等物理介质易受温度、湿度、磁场等环境因素影响，可能出现磁道损坏、数据丢失或读取故障。网络存储方面，云盘、数据库等网络存储平台虽突破了物理空间限制，但存在服务器瘫痪等风险 [1]。此外，数字档案载体还面临技术迭代带来的兼容性风险。例如，因档案存储格式的不同导致档案无法在不同系统间进行转移和利用。

2. 数字档案信息风险

信息风险主要体现在纸质档案数字化过程中档案信息的真实性和完整性方面。其中，真实性是指数字档案内容与原始纸质档案保持一致，未发生篡改、伪造或失真的情况。然而，由于受到技术进步、人员配置、设备环境等因素的影响，

在档案扫描、录入、转换等环节，可能存在文字错误、图像模糊等问题 [2]。完整性要求档案数字化过程中不丢失任何有价值的信息，然而，现有管理机制不足以保证数字化档案的完整，存在档案信息次序混乱，元数据不够完整或缺失的情况，对数字档案的完整性造成威胁。真实性和完整性会直接影响数字档案的检索、利用和保存。

3. 数字档案安全风险

档案数字化赖以生存和发挥价值的环境是互联网，只有融入互联网的数字化档案才能更好发挥实用价值，满足各方面的档案使用需求，并基于大数据技术进行档案的深度挖掘。然而，随着数字化档案规模的不断扩大，档案交流传递范围的扩大，数字化档案的安全风险与日俱增。网络攻击可能导致档案数据被非法获取、篡改、删除或加密；内部人员的操作失误、违规使用权限或恶意行为，同样会对数字档案的安全构成威胁 [3]。这些安全隐患不仅会损害档案的机密性、完整性和可用性，还可能对档案管理机构的公信力造成负面影响。

2 档案数字化过程中的风险防控体系

档案数字化过程中的风险防控体系主要由技术保障、管理规范和应急响应三个核心模块构成。

1. 技术保障模块

技术保障涵盖数据加密技术、访问控制技术和备份恢复技术，通过对数字化档案进行全程加密处理，限制不同用户的访问权限，并建立定期备份机制，确保数据在存储和传输过程中的安全性。

2. 管理规范模块

管理规范包括制定标准化的数字化操作流程、明确各岗位的职责分工以及建立严格的质量审核制度，从制度层面规范档案数字化的每一个环节，减少因操作不规范引发的风险。

3. 应急响应模块

应急响应负责制定详细的应急预案，当发生数据丢失、系统故障

等突发情况时，能够迅速启动应急处理流程，及时采取措施降低风险造成的损失，保障档案数字化工作的连续性和稳定性。

3 档案数字化过程中的风险防控措施

为保障档案数字化过程中的风险防控体系的建设，还需要在实践中采取一定的风险防控措施。

1. 加大档案风险控制投入

为了有效防控档案数字化过程中的风险，推动档案数字化进程的成功，在构建风险防控体系的同时，加大档案风险控制投入，以此保障档案数字化系统的升级与改造。为此，档案管理部门应通过问卷调查和访谈，明确当前档案数字化系统的短板，进而针对性的加大相关设施设备的投入，确保档案数字化系统的稳定。例如，配置高分辨率的扫描设备，定期对存储介质进行更新换代等。同时，做好档案数字化的外包工作，尤其是档案数字化系统的安全评估与安风险防控机制的建设工作，从根本上消除安全方面风险隐患

2. 提高档案安全防范意识

除加大档案风险控制投入，还需要统一认知，使安全意识融入日常工作的每一个环节。为此，档案管理部门应投入资金用于人员培训，通过邀请行业专家开展专题讲座、组织技术骨干参加专业技能培训等方式，提升档案管理人员的风险意识和技术操作水平，确保其能够熟练运用各类防控工具和技术手段应对潜在风险，形成“人人重安全、人人讲安全”的良好氛围。同时，依据国家有关法规政策，建立健全档案安全考核机制，明确档案利用的权限和责任，适时向上向下传导风险漏洞隐患信息，从而更好解决档案数字化工作中存在的各种风险隐患。例如，定期组织档案管理人员参与档案安全知识竞赛和模拟应急演练，通过实践操作强化对风险，营造良好的风险控制氛围，从而更好解决档案数字化工作中存在的各种风险隐患。

3. 加强档案人才队伍建设

档案风险防控应当具有全员参与特征，依靠专业、成熟、稳定的工作团队来控制风险隐患，有效防止风险隐患对档案数字化带来的损失。为此，应当加强档案技术人才的引进工作，大力引进复合型的档案管理人才，配置档案数字化建设风险控制的专职人员。同时，档案管理部门应构建多维度的人才培养体系，一方面通过与高校档案学、信息管理等相关专业合作，定向培养兼具档案管理专业知识和信息技术应用能力的复合型人才；另一方面，鼓励员工参加行业认证考试，通过完善薪酬福利体系、提供职业发展晋升通道、表彰优秀技术骨干等方式，吸引和留住高素质人才。

结语

综上所述，数字化是实现档案管理现代化的重要手段，面临着载体风险、信息风险和安全风险。为此，需要构建以技术保障、管理规范与应急响应为核心的风险防控体系，覆盖档案数字化全流程。同时，加大档案风险控制投入，提高档案安全防范意识，加强档案人才队伍建设，以此保障数字档案的真实性、完整性和可用性。未来，随着先进档案技术的发展与应用，档案数字化风险防控体系还需保持动态优化，提供坚实的保障。

参考文献

[1] 董旭冉 , 叶尔丰 . 数字化时代档案信息安全风险评估与防控体系构建 [J]. 山西档案 ,2024,(11):153-155.

[2] 王强 . 以信息化驱动引领档案事业高质量发展——对《实施条例》强化档案信息化建设的思考 [J]. 中国档案 ,2024,(09):26-27.

[3] 金培中 , 徐潇潇 , 张隽 . 解锁档案数字化转型推动现代化先行的“嘉兴模式”[J]. 中国档案 ,2024,(08):30-31.

黄元旦（1969—1），男（蒙古族），内蒙古，工作单位： 学历，本抖，职称：副高，研究方向：档案