事业单位纸质档案与电子档案的融合管理实践

在信息化的时代背景下，事业单位的档案管理工作面临的转型与升级，纸质档案是一种传统的记录方式，承载着事业单位的重要数据和资源。电子档案更加方便快捷并且能够实现对信息资源的快速存储与获取。如何将二者有效融合，共同促进事业单位的发展，不断提升档案管理的水平和质量，是现阶段应该思考的问题。传统的档案管理方式不能满足现阶段快速传递信息的需求，电子档案虽然具有较强的优势，但是却存在一定的安全性和储存期限隐患。找出二者之间存在的联系并探讨融合发展路径，对事业单位档案管理工作的创新具有重要作用。

一、纸质档案与电子档案的关系剖析

（一）功能互补关系阐述

纸质档案具有较强的原始凭证性特征，在事业单位部分环节的运行中具有着不可代替的作用。例如在法律事务里，纸质档案可以作为直接证据，为法律诉求提供有效支撑。并且纸质档案具有直观可视的特性，工作人员不需要使用复杂的设备就能获取关键信息。电子档案的储存容量较大，能够实现在极小的空间内储存海量信息资源。同时电子档案具有强大的信息检索功能，只要输入关键词，就能找出准确详尽的信息，为事业单位提供更加优质的信息服务。在日常工作中，通过电子档案管理的方式，能够提升数据查询的效率，但是在法律纠纷以及签署重要合同等场景下，纸质档案又具有较强的不可替代性以及权威性，事业单位在管理的过程中将二者有效融合，能够提升档案管理工作的质量和效率。

（二）信息同源关系说明

电子档案与纸质档案的信息内容具有同源性。例如会议记录，工作人员会以纸质稿的形式记录会议内容，在会议结束之后，为了能够快速保存与传递关键信息，可以通过电子扫描的方式将其录入系统，转变成电子档案资源。在这一过程中，虽然信息的载体变成了数字设备，但是内容未发生变化，都是对会议内容的记录和反馈。因此无论是电子档案还是纸质档案，它们所记录的信息内容是一致的，这一特性为工作人员在后续工作环节中对信息的整合与利用提供了便利条件，同时也提升了档案信息的准确性与连贯性。

( 三) 发展协同关系分析

我国使用纸质档案管理的方式较长，在这一过程中工作人员积累了大量的管理经验，为后续电子档案管理提供了参考。在对档案分类时，纸质档案的分类体系比较成熟，通过该体系进行分类，能够提升资源的利用效率以及档案管理的效率。在使用电子档案管理时，仍然可沿用这一体系，根据自身实际情况构建分类架构。同时，电子档案技术的应用也使纸质档案实现了数字化转型。通过运用扫描技术，可以实现纸质档案与电子文档之间的快速转化，而文字识别以及图像识别等技术的应用，为后续档案资源的标注与智能索引提供了保障，有效提升了档案管理的质量与效率。由此可见，纸质档案与电子档案之间是互相促进的关系，共同为事业单位的持续稳定发展提供保障。

二、事业单位纸质档案管理与电子档案管理有效融合的策略

( 一) 转变档案管理思维和工作习惯

事业单位可以定期组织研讨会或培训，使本单位的工作人员可以全面了解电子档案的优点，并掌握操作方法。在培训时要将数据安全与隐私保护、操作技巧以及基本的系统管理知识纳入其中。并通过案例分析以及实际操作等方式，使管理人员能够熟练掌握相关技术和概念。同时还可以要求有经验的员工分享电子档案管理成果和经验，通过邮件以及内部刊物等方式，定期分享与电子档案管理相关的案例和新闻，使工作人员意识到纸质档案管理与电子档案管理融合对提高事业单位的服务质量以及工作效率有着重要的作用。

（二）合理规划档案融合管理方案

在纸质档案管理与电子档案管理融合的过程中，事业单位应该明确融合目标并制定针对性的策略，划分出二者融合的优先级以及时间表。例如对于植物的培养数据、科研成果报告以及植物标本等档案内容，在保存时可以进行数字化处理。同时档案管理人员还要对现有的纸质档案以及电子档案管理系统进行评估，确定纸质档案的保存状况以及数量，明确电子档案管理系统的数据安全性、可扩展性以及系统功能。同时还要全面了解本单位人员对数字档案管理系统的应用能力，并制定统一的工作流程和技术规范，为纸质档案管理与数字档案管理的高效融合提供保障。

（三）搭建完善的档案管理系统

为了将电子档案与纸质档案之间有效的连接在一起，事业单位就要构建针对性的连接机制和通道，不断完善档案管理系统。纸质档案的数字化过程就是将纸质文件通过扫描技术变成电子文档，在这一过程中要确保图像清晰，具有可读性。在完成扫描之后，还要通过光学字符识别技术，对扫描文件进行转换，使其变成可搜索和可编辑的文档。此外，事业单位还要在本单位的计算机管理系统中建立一个专门存储和管理电子档案资源的数据库，并对数据库进行功能划分，将其分成多个独立并具有联系性的子系统，从而实现对档案资源的统一管理。此外还要做好归档设施维护工作，不断总结经验和教训，为后续工作的顺利进行提供参考。

（四）实施档案全生命周期安全管理

档案全生命周期安全管理，旨在确保档案在创建、接收、存储、利用及销毁等各环节均实现安全合规管理，保障档案管理的合规性与安全性。在档案接收和鉴定阶段，“四性检测”方案是关键举措。借助技术手段与专业管理方法，对电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性展开检测，赋予电子档案在整个生命周期内高度的可信度与保护性。同时，通过可视化展示植物园各类档案数据，涵盖数量、类型、空间使用情况及风险监测等信息，实现对档案的有效管理与优化，在节约存储空间的同时提升档案管理效率。建立安全可靠且高度可定制的文档处理平台也至关重要。该平台具备多格式文档在线预览功能，用户无需关注技术细节，即可快速查看和处理档案，极大提升业务效率。并且，在业务系统归档或用户上传文件时，进行严格的病毒扫描，及时将检测结果反馈给用户，有效保护系统和数据免受病毒侵害。档案数据存储环节同样不容忽视。要将档案数据存储于物理隔离环境中，运用安全存储介质和设备限制访问权限，并定期开展安全审计与监测，防止未经授权的访问和篡改。此外，依据档案的重要性和保管期限实施分级存储策略，对重要档案数据进行离线备份和固化保存，确保数据的长期安全存储，杜绝被篡改的风险。档案全生命周期安全管理是一项系统性工程，需从各个环节入手，综合运用多种手段，才能切实保障档案的安全与合规，为档案的长期有效利用奠定坚实基础。

结束语：

综上所述，随着时代的不断发展与进步，为了与现阶段时代发展的趋势相契合，事业单位在工作的过程中将纸质档案管理与电子档案管理有效融合，能够不断提升档案资源管理的质量与效率，为相关人员提供更好的档案服务，同时还能将档案资源的优势作用充分发挥出来，促进事业单位的持续发展与进步。

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