信息化转型背景下事业单位档案管理数字化路径探索

在信息化潮流席卷全球的大背景下，互联网技术正对社会经济的方方面面进行着深度重塑。事业单位档案管理模式及方法也无可避免地被卷入这场变革之中 [1]。传统纸质档案在保存和检索上存在诸多弊端，难以契合现代社会对档案信息快速获取、精准查询、广泛共享、空间节约的要求。事业单位档案管理数字化转型变革是大势所趋。因此，深入挖掘互联网背景下的事业单位档案数字化转型新要求，探索实践事业单位档案数字化管理模式新路径，是保障信息数据安全，助力档案管理提质增效的必由之路。

1 传统纸质档案管理局限性

1. 检索效率存在桎梏

传统纸质档案多以文件形式留存，随档案数量的持续增多，对空间的需求较大 [2]。且事业单位的档案资料种类多，内容杂，部分档案时间跨度长。纸质档案检索依赖人工分类和建立索引，难以迅速实现跨档案、跨部门的信息关联，为综合分析、高效利用带来了阻碍[3]。

2. 安全防护存在压力

火灾、水灾、虫蛀等自然灾害易对纸质档案造成损坏，需定期开展防护工作。纸质材料本身易老化，还需定期进行修复或复制。档案借阅环节缺乏有效的实时追踪手段，使得敏感信息泄露的可能性增大。另外，纸质文件在复印和传阅过程中常出现失控现象，给合规性管理带来困难。

3. 数据分析利用不足

纸质档案多以非结构化的文本形式呈现，算法难以从中自动抓取关键数据。档案流转只能依靠物理方式传递，导致跨部门、跨地区的协作效率大打折扣，影响决策及时性。实际工作场景里，一些单位受传统观念束缚，对档案管理工作重视不足、支持不够。档案管理往往侧重于档案资料的收集，却忽视了贯穿档案资料全生命周期的整理、存储、利用等信息化工作。这使得档案管理无法适配移动办公或远程服务的需求，与数字化办公的发展潮流严重脱节，影响实际工作的效率与质量。

2 事业单位档案管理数字化意义

1. 提升管理效率，降低运营成本

数字化档案借助电子化手段完成录入、分类、检索以及归档等一系列操作。档案查询由“翻箱倒柜”变为“关键词查询”，工作效率得到提升。数字化档案能够存储在云端或服务器里，有效节省场地成本，且电子档案可运用定期备份与迁移技术，以较低成本实现长期保存，避免纸质档案因老化、虫蛀等因素而遭受损毁。

2. 强化资源整合，促进协同共享

数字化档案系统整合能力强大，能将不同部门、多种类型的档案资源汇聚以构建统一的数据库。可达成跨部门、跨地域的数据共享以及协同办公，有效破除了传统纸质档案各自为政、信息难以流通的“孤岛”[4]。此外，该系统还能与知识管理系统相融合，将隐藏在个人经验中的隐性知识转化为显性知识。这有助于事业单位搭建起完善的知识库，促进知识的传承与创新。

3. 增强安全保障，防范信息风险

在物理存储方面，电子档案通常存放在经过加密处理的服务器或云端空间里，并且会配备防火墙、入侵检测等一系列先进的安全防护技术。能够有效降物理性灾害对档案的破坏风险。同时，数字化档案具备自动备份功能和完善的数据恢复机制，即便遇到系统突发故障或者遭受网络恶意攻击，也能迅速恢复数据，确保各项业务能够持续稳定运行。从数据安全层面来看，通过细致的角色权限设定，严格遵循“最小权限原则”，即只赋予用户完成工作所必需的最低权限。档案的访问、修改、删除等操作都会留下可追溯记录，进而有效防止信息泄露或者被恶意篡改 [5]。

3 事业单位档案管理数字化模式新路径

（一）构建标准化资源整合体系

1. 确立统一的数据接入规范：档案管理需对数据格式、编码规则、存储方式等制定统一标准，以确保不同渠道获取的数据能够实现兼容共享，大幅降低资源整合难度，契合互联网时代对数据全面共享的要求。

2. 构建内部标准执行体系：事业单位内部应搭建一套适配的标准执行机制，保证数字化工作严格遵循既定标准开展，有效避免因个人操作差异，导致标准执行出现偏差。

3. 搭建资源共享交互平台：深入分析单位内部各部门档案调阅的实际场景，精准定位高频需求与现存痛点，打造标准化的档案资源库。运用微服务架构、云端部署等先进技术，构建跨机构的档案管理核心平台，打破地区和部门间的数据壁垒 [6]，达成档案“一键调阅”，推动资源共建、共享、共用。

（二）创新驱动赋能管理效能升级

事业单位档案管理工作要打破传统模式的束缚，借助技术创新、流程革新方式，实现管理效能从“被动保管档案”向“主动为业务赋能”的提升。

在技术创新领域，要积极引入大数据、人工智能等信息化技术 [7]，增强数据采集和分析水平，提升档案管理效率、精准度以及价值挖掘潜力。如利用 OCR 识别技术、NLP 自然语言处理等技术，对纸质档案进行自动扫描、自动提取关键数据、归档分类。这一系列操作可极大提高数据采集效率，为后续档案检索和利用提供便利。

在流程创新方面，可将档案的全生命周期，涵盖生成、收集、整理、归档、利用和销毁等环节，进一步细化为具体的操作步骤，明确每个步骤的输入内容、输出成果、责任人以及时间节点。在此基础上，构建全流程的规范体系，建立跨部门的协同工作机制，推动业务系统与档案系统实现“嵌入式”集成，以满足快速变化的业务需求。

（三）筑牢筑实信息安全防护屏障

1. 完善安全管理规章制度：构建一套贯穿档案数字化全流程的安全管理制度，清晰界定数据采集、存储、传输、使用以及销毁等各个环节的操作规范 [8]。同时建立档案信息安全风险监管责任体系 [9]，明确各部门及岗位的具体职责，借助定检查与考核，保障制度能够切实执行。

2. 增强数据安全防护能力：部署防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等安全防护设备，对外部攻击进行实时监测与拦截。针对敏感档案信息，运用加密技术进行存储和传输，借助先进的安全技术为数字档案管理提供坚实保障。

3. 提高业务人员安全意识 [10]：常态化开展安全培训活动，定期组织档案工作人员参与保密培训，通过剖析实际案例、解读相关法规等方式强化其安全意识。建议设置电子档案安全管理专员岗位，安排专业匹配、素质较高的人员负责安全技术管理工作，提升整体的安全防护能力。

档案数字化不仅是技术革新，更是成为事业单位实现治理能力现代化的关键象征。展望未来，在区块链、人工智能等尖端技术不断深度融合的推动下，档案数字化管理模式将朝着“智慧化服务、全方位协同”的方向迈进。在此背景下，事业单位要以开放包容的态度积极接纳技术创新，充分发挥“制度保障、技术支持、人才驱动”这三股力量的协同作用，构建起安全且可掌控的数字化生态环境，从而开启新时代档案事业高质量发展的崭新篇章。

参考文献

[1] 樊东琴. 互联网背景下事业单位档案数字化管理模式研究[J].兰台内外 ,2025,(17):38-40.

[2] 王娟 . 交通运输档案管理中存在的问题与对策研究 [J]. 办公室业务 ,2024,(09):80-82.

[3] 黄小妹 . 新时期做好地名档案管理工作的几点建议 [J]. 兰台内外 ,2025,(16):68-70.