浅谈当代企业如何做好合同管理工作

1 前言：在我国社会主义市场经济体制改革不断深入开展的当下，越来越多企业及经济组织日渐重视合同管理工作，注重从严格保密到合理使用合同的法律效力等层面来确保未履行合同的价值，并且将已经顺利完成的合同作为企业发展历程的一部分进行管理。尤其是在当前企业信息化建设与管理日渐深入的今天，合同的签约、呈现形式与保存方法也开始多样化起来，进一步放大了合同管理工作本身所产生的时间和其它综合成本，逐渐成为了企业管理的核心工作内容之一。

2 当代企业合同管理思路分析

2.1 建立符合企业需求的合同管理模式

从企业规模的差别来看，对于合同管理可能会产生存在差异的重视程度。但是对于和企业经营、销售息息相关的合同，任何企业都难免会高度重视。尤其是对于笔者所就职的这类具有一定规模的国有企业来讲，长期的经营历程已经建立起了一套合同管理模式，一些大型企业由于部分或下属机构齐全，往往采取由发起部门编制，并与法务部门或人员紧密配合，对于一些合同起草、审核、签订、履行、纠纷处理做到严格依托法律法规，最大限度确保企业的切身利益。从合同管理实际情况来看，不少企业主要采取由办公室或档案管理部门负责合同保管的模式，对于重要或者数额较大的合同才可能会采取专人或更高级别保密管理。而分散管理的模式往往会导致企业最高指挥中枢对于合同管理的监督力度有所弱化，甚至出现随意调阅或政出多门的具体情况，这些都为信息泄密或合同管理法律风险的产生带来了可能性。

2.2 合理设置合同管理机构

对于大型企业来讲，由于日常经营管理活动中充斥着大量的合同，如果采取传统模式下的办公室或档案管理部门负责管理，显然无法将合同本身对于企业经营管理的价值发挥得更好。鉴于此，笔者认为，合同管理工作量较大的企业可以考虑建立专门的合同管理机构，从而能够借助该部门或职能人员放大好合同管理对企业生产经营的促进作用，并协调好营销、财务、人力资源等部门，对于涉及不同合同内容的企业管理事项进行预先备注，确保履行合同中各项事务没有遗漏，衔接好企业、客户、合作商、员工代表等可能出现在合同中的关系。

2.3 配备高素质的合同管理人员

在倡导精细化管理和提升企业“软实力”的当下，合同管理工作既然被提升到了更高的位置，就应当选拔和配备责任心强、素质高的干部职工从事该项工作。例如，企业可以在招募、选拔合同管理人员时重点关注法律、商务管理、人力资源、档案管理等相关专业的人才，从而在合同初审、规范、保管等方面不断提升实效，真正做到围绕企业经营管理中心任务做好合同管理工作。作为企业来讲，还应当从对于合同管理工作内容需要的时间成本等多方面因素考虑，合理安排合同管理人员的配备数量和工作时间。

2.4 不断完善合同管理制度

放眼当代企业，对于合同管理工作已经形成了一套完整的制度和流程，以确保工作各环节的有据可查和高质量运转。很多企业都结合生产经营实际与合同内容的特点，量身定制了符合自身需求的合同管理制度，并结合时代发展进步的节奏不断优化与完善，从而使合同管理制度得以顺利实施，一些对应的责权和奖惩也能够对号入座到合同管理工作中。

3 当代企业合同管理风险规避细节探索

在我国社会主义市场经济体制改革不断深入的当下，各类企业都倡导精细化管理，是当前日益激烈的市场竞争环境下谋得生存空间的必由之路。作为风险与机遇并存的当代企业，任何与经营管理相关的环节都可能有潜在的风险隐患，合同管理工作也不例外。鉴于此，笔者认为，合同管理工作中可能存在的风险需要做好提前量，用科学的方法和有效的手段予以规避或减少。

3.1 秉承统一管理与各司其职相结合的原则

在合同管理工作中，企业可以组建专门的部门或人员作为合同管理的最高权限机构，而从企业各个环节业务需求发生来讲，由哪个部门或人员发起与执行的由其负责合同的起草与执行。这样一种现实有效的模式可以理解为将统一和分级管理结合起来，从而实现高效管理而又不影响对于合同使用现实需求的科学模式。在此过程中，经常参与合同管理的下属部门及人员也应当结合自身合同管理需要建立明确制度并严格执行。

3.2 做好必要的人员培训工作

既然要提升合同管理工作的质量，有必要定期或结合企业自身经营管理特点开展好涉及到合同管理的部门与人员的培训工作，使他们能够严格执行好合同管理工作流程，进一步优化与确保合同管理工作的实效。尤其是在强调一切工作都要围绕企业生产经营中心任务的今天，负责合同管理工作的人员培训不仅应当在责任承担、规范流程方面，还要明确一些严重失误或人为因素可能踩踏到的法律红线，切实增强所有人员的主人翁意识和风险意识。

3.3 建立对应的奖惩制度

制度虽然有其冰冷的一面，但是对于具有一定规模的企业来讲，却是让经营管理流程变得更加简单高效的良方。鉴于此，笔者认为，在规避企业合同管理风险的过程中，有必要建立起一套完整的考核评价和对应的奖惩制度。从合同谈判、起草、内容调整、签约、审核、履行、法律责任等相关方面综合考量，以节约经济成本和挽回损失这两个对于企业经营有利的方面为着力点，明确相关人员的责任，并制定相匹配的具体奖惩措施，在激励参与和涉及到合同管理的广大干部职工提升主人翁意识和风险防范能力的同时，进一步提升企业的综合管理水平。

3.4 注重合同本身行文措辞质量

无论任何合同，从企业经营管理的角度是企业的招牌和形象，在一定程度上体现着企业的内在管理水平。从这点意义上来讲，企业拟定的合同首先要严格按照相关文本的规范和标准，并对于合同中涉及的人员、时间、地点、数额、违约责任等重要元素予以明确体现。尤其是在涉及企业生产经营战略的重大合同拟定中，更要对于每一项条款进行精雕细琢，借助行政办公、营销、法律等多个部门或者人员的力量开展通力协作，不要因为盲目追求时间效率而忽视细节中可能带来的风险因素，真正做到在合同拟定中高质量把关。

3.5 提升合同审查与落实工作的质量

对于合同的审查，不单单是领导签字，管理员发放的简单问题。建立并执行合同审查制度，是关系到企业生死存亡的大事情。完善的合同审查制度，包括合同主管部门审查，法律顾问审查，企业管理、生产计划、财务、审计、安全质检等各个相关部门审查。通过审查，落实合同的可行性，各个部门可以明确自己的责任，避免因盲目性生产而造成不必要的损失。与此同时，自明确合同签订之始，各个部门领导应当以合同为中心，动员全体员工，落实各个岗位职责，协调部门关系，科学安排生产，保证按期履行合同约定。若是因对方原因造成合同不能落实，则要安排专门人员，依照法律法规，按照合同相关条约，及时处理，避免或降低企业风险。