行政事业单位档案管理服务创新策略探究

前言：行政事业单位的档案管理工作，其重要性不言而喻，档案忠实地记录着单位的发展历程，为各项工作的有序开展提供着坚实的保障。然而，随着时代的不断发展，传统档案管理方式逐渐显露出力不从心的一面，当下，信息量呈现出爆炸式的增长态势，社会对档案利用效率的要求也日益提高，这无疑给档案管理带来了巨大的压力，迫使其必须进行创新变革。服务创新是档案管理适应时代发展的核心驱动力，它关系到档案资源能否得到有效的开发与利用，影响着行政事业单位的服务质量和形象。从管理理念到技术手段，从服务模式到人员素质，每一个环节都蕴含着创新的潜力，只要能够实现创新，就能给档案管理带来质的飞跃。

一、以数据治理思维，重塑档案收集流程

传统行政事业单位的档案收集工作，主要依赖人工登记和纸质文件的流转，这种方式存在诸多弊端，信息遗漏、重复录入、时效性差等问题，时不时就会出现。在数字化转型的大背景下，引入数据治理思维来重新构建档案收集流程显得尤为必要。首先，要建立统一的数据标准体系，明确不同类型档案的元数据结构。例如会议记录，需包含会议主题、时间、地点、参会人员、决议内容等核心字段，以此确保档案信息的完整性和规范性[1]。其次，开发智能化的档案采集系统是关键的一步。相关人员可以借助 OCR 识别技术，自动提取纸质文件中的关键信息，再结合电子表单的强制校验功能，有效减少人工录入错误。再者，构建动态更新的档案目录库也是不可或缺的，可以利用区块链技术，实现档案来源的可追溯性，使每一份档案都能与具体的业务系统和操作节点相关联。数据治理思维的核心在于将档案视为可流动的数据资产，而非静态的存储对象。在实施过程中，相关人员要重点关注跨部门数据接口的标准化建设，避免因系统异构而导致数据孤岛问题的出现。建立档案数据质量评估机制也十分重要，要定期对收集的档案进行完整性、准确性、一致性检查，形成数据质量报告并反馈至相关业务部门，形成一个持续改进的闭环。

二、基于知识图谱，构建档案检索体系

传统档案检索，大多依赖关键词匹配这一方式，然而，这存在着难以忽视的缺陷。其中最为突出的，便是在语义关联与上下文理解方面力不从心。用户输入一个关键词，系统便机械地在档案库中搜索包含该词的内容。可实际上，用户真正所需的信息，或许与该关键词的直接联系并不紧密，而是隐藏在更深层次的语义关系之中。着手构建基于知识图谱的档案检索体系时，首要任务是对档案内容进行深度语义分析[2]。以一份科研项目档案为例，相关人员需要从中提取出项目名称、负责人、研究领域、起止时间等实体，并梳理出项目名称与负责人之间“由……负责”的关系，研究领域与起止时间之间“在……领域于……时间段内开展”的关系等。只有将这些要素和关系都清晰呈现，档案领域的知识图谱才能初步成型。有了知识图谱作为基础，开发支持自然语言查询的检索引擎便会成为关键。用户无需再像过去那样，为选择合适的关键词而绞尽脑汁，只需以口语化的方式提出问题，如“今年涉及科技创新的政策文件有哪些”，系统在接收到问题后，会自动解析用户的查询意图，随后在知识图谱中进行推理，最终为用户返回精准的检索结果。需要明确的是，知识图谱的构建并非一蹴而就，而应遵循渐进式迭代原则。初期，可优先聚焦于高频使用的档案类型，如行政档案、教学档案等，先将这些档案类型的知识图谱构建得扎实可靠，再逐步扩展至全领域的档案。在技术实现上，可采用混合架构，将规则引擎与机器学习模型相结合。规则引擎用来确保核心关系的准确性，为知识图谱搭建起稳固的框架；机器学习模型则具备自适应学习能力，能够根据新的数据不断调整和优化，使知识图谱日益完善。当遇到新出现的档案类型时，可利用少量标注数据训练分类模型。这个模型能够自动识别档案中的关键实体，并将它们准确无误地补充到知识图谱中。

三、实施档案服务的全生命周期管理

档案管理服务不能仅仅局限于存储和检索这两个环节，而应将视野拓展到档案从产生到销毁的整个生命周期。全生命周期管理，本质上是对档案各个环节进行统筹规划与动态监控，时刻关注着它的状态变化。在档案形成阶段，前置审核机制至关重要，必须确保档案内容符合规范要求[3]。举例来说，在撰写培训计划时，可嵌入档案元数据采集模块。这样，在编写培训计划的过程中，就能自动生成符合标准的档案目录，为后续的档案管理工作提供便利。进入档案利用阶段，分级授权和动态水印技术便有了用武之地。不同用户对档案的访问需求和权限各不相同，根据用户角色和使用场景来控制档案访问权限，能够有效防止敏感信息泄露。动态水印技术会在档案上打上独特的“印记”，即使档案被非法传播，也能通过水印找到源头。全生命周期管理的核心在于建立跨部门的协同工作机制，档案部门不能独自承担所有工作，而应与业务部门、信息技术部门紧密合作，共同制定档案管理制度和流程。

四、推动档案服务的场景化延伸

以往，传统档案服务常常处于被动状态，难以契合用户丰富多元的需求。与之形成鲜明对比的是，场景化服务强调依据用户具体的使用场景，量身定制解决方案。然而，实现场景化服务并非易事，构建用户画像库是首要步骤。这一过程需要相关人员从用户的历史查询记录、操作习惯等繁杂数据中抽丝剥茧，探寻用户的潜在需求与偏好。借助对这些数据的深度剖析，提前洞察用户需要，为其提供更为贴心的服务。场景化延伸还需突破档案服务的物理局限，向移动端与云端拓展。在当下，手机已经成为人们生活中不可或缺的伙伴，开发档案服务移动应用势在必行。用户借助手机、平板等设备，可以随时随地查询档案，还能实现在线预览、下载与分享，有效提升使用的便捷性。云端化部署也是明智之选，云计算所具备的弹性扩展能力，能为服务器赋予 44x 放自如”的能力，使其即便在访问高峰时段，也能从容应对。同时，数据加密与备份机制为档案筑牢了坚固的安全防线，确保档案信息万无一失。在推进场景化服务的过程中，用户体验设计也不容忽视。界面风格应力求简洁直观，交互方式需简便易操作，否则用户面对复杂繁琐的界面，极易产生抵触情绪，从而放弃使用。

总结：总体而言，行政事业单位档案管理服务的创新要从好几个方面一起推进，包括流程重构、技术赋能、场景延伸等。把数据治理思维、知识图谱技术、全生命周期管理、场景化服务综合运用起来，就能让档案管理服务从被动变主动，从只管存储变成创造价值，给行政事业单位的数字化转型提供有力支持。

参考文献：

[1]杨庆波. 新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革探讨[J].兰台内外,2025,(22):51-53.

[2]胡玲霞. 新时代事业单位档案管理创新与服务模式改革探讨[J].兰台内外,2025,(02):69-71.

[3]李晓丽. 新时代事业单位档案管理创新与服务模式改革探讨[J].兰台内外,2024,(18):47-49.