新时代高校后勤档案管理工作信息化建设探析

在当今新时代，信息技术已深度融入各行各业，而高校作为知识传播与人才培养的重要阵地，其后勤管理工作理应与时俱进。后勤档案承载着高校后勤服务各方面的重要信息，对后勤工作的有序开展以及服务质量的保障起着至关重要的作用，然而当前高校后勤档案管理工作在信息化建设方面却依旧存在诸多不足，这些不足已然影响了档案资源的有效利用与管理效率，所以深入探析新时代高校后勤档案管理工作信息化建设的路径与方法有着重要的现实意义。

1 新时代高校后勤档案管理工作的现状与问题分析

在新时代背景下，高校后勤档案管理工作既有随着高校规模不断扩大、后勤服务内容日益丰富，使得后勤档案数量和种类持续增加且涵盖餐饮、住宿、校园设施维护等多方面资料，以及部分高校已开始意识到档案管理信息化重要性并着手引入一些基础的数字化管理工具对档案进行初步的电子化存储与分类的现状特点，同时也存在诸多亟待解决的问题，比如信息化程度整体仍较低，大量高校后勤档案依旧依赖传统纸质形式保存，电子档案建设也不完善，进而致使档案检索、调用效率低下，无法满足快速获取信息的工作需求[1]。而且管理不够规范，缺乏统一且完善的档案管理制度，在档案收集、整理、归档等环节标准不明确，容易出现资料缺失、整理混乱的情况。另外资源利用不足，尽管已有一定量的档案积累，但缺乏有效的数据分析和挖掘机制，难以让这些档案资源为后勤管理决策、服务优化等发挥应有的作用，从而造成资源闲置浪费[2]。

2 高校后勤档案管理工作信息化建设的策略与方法

2.1 加强信息化基础设施建设

完善的信息化基础设施作为高校后勤档案管理工作迈向信息化的基石，要求高校加大资金投入，配备诸如性能优良的服务器、存储设备等硬件设施，以此确保有充足的存储空间来容纳不断增长的后勤档案数据，并且保障数据的存储安全，避免因硬件故障而出现数据丢失等问题。同时校园网络建设同样不容忽视，需要构建起高速、稳定且覆盖范围广的网络环境，从而使各个后勤部门在上传、下载档案资料时能够顺畅进行，实现信息的快速传输，以满足多部门同时在线操作的需求，比如可以采用光纤网络来提升网络带宽，进而保障在档案查询高峰期工作人员也能迅速获取所需信息，此外还必须定期对硬件设备和网络进行维护与升级，及时排查潜在故障隐患，以此保证信息化系统能够稳定运行[3]。

2.2 建立健全档案管理信息化制度

制度作为规范行为、保障工作有序开展的关键，要求高校制定详细且贴合实际的后勤档案信息化管理制度，不仅要明确档案的收集范围、收集时间节点，规定各后勤部门在日常工作中需将哪些资料、以何种格式及时提交归档以避免出现资料遗漏或拖延提交的情况。而且在整理与分类环节要设定按照后勤业务板块、时间顺序等进行分类的统一标准来方便后续的检索与利用，同时针对档案的存储安全、借阅流程、使用权限等也要作出清晰的规定，通过严格限制未经授权的人员访问机密档案资料，确保档案信息的保密性和完整性，进而借助制度的约束，让整个后勤档案信息化管理工作能够有章可循、规范高效[4]。

2.3 采用先进的档案管理软件和技术

选择适合高校后勤档案管理特点的专业软件作为提升信息化水平的有效途径，可选用具备支持多种格式文件的上传、具备智能检索功能、能实现档案全生命周期管理等强大功能的档案管理软件。与此同时，要积极引入如大数据技术、区块链技术、云计算技术等先进的信息技术，其中大数据技术可通过对海量后勤档案数据进行分析挖掘，发现隐藏于其中的规律和问题，进而为后勤决策提供有力的数据支持，区块链技术能够保障档案的真实性和不可篡改，以此增强档案的公信力，云计算技术可实现档案资源的弹性存储和按需分配，从而降低高校自身的硬件投入成本等，最终通过软件和技术的双轮驱动，推动高校后勤档案管理工作朝着更高水平的信息化不断迈进。

3 案例分析：中国地质大学（武汉）“后勤知识库”微应用

3.1 案例背景

随着高校后勤管理工作的不断发展，对各类文件、资料的保存和管理以及重大决议事项的督察督办提出了更高要求，为了有效保存后勤各类重要文件、图片、视频资料，利用信息化手段加强后勤各重大决议事项的督察及督办，提升信息化辅助后勤管理与服务能力，后勤保障部委托学校信息化工作办公室经过数月的研讨、推敲、修改和测试，建设了“后勤知识库”微服务。2021 年 10 月 26 日，“后勤知识库”微应用正式上线，该应用旨在解决后勤管理中信息繁杂、存储不便、督察督办效率不高等问题，以提高后勤管理的信息化水平和工作效率。

3.2“后勤知识库”微应用的建设目标与功能

“后勤知识库”微应用有着明确的建设目标，即通过有效保存后勤各类重要文件、图片、视频资料，运用信息化手段强化对后勤各重大决议事项的督察及督办，进而提升信息化辅助后勤管理与服务的能力，致力于解决后勤管理中信息繁杂、存储不便以及督察督办效率不高等诸多问题，最终达到提高后勤管理信息化水平和工作效率的目的。其文件资料管理功能可实现会议纪要、图片采集、视频采集、文件资料上传等操作，基本达成对后勤各单位重要文件、影音图片资料的数字化存储，便于资料的整理、查询和调用。督察督办功能能够针对后勤重大决议事项开展线上督察督办，借助信息化手段跟踪执行进度，以便及时发现并解决问题，提高工作落实的效率与质量。数据分析与查询功能具备知识库应用分析和操作日志查询等，可依据对数据的分析为后勤管理决策提供有力的数据支持，且操作日志查询能确保数据操作具备可追溯性。系统集成功能计划后续集成于学校信息门户内，凭借学校统一门户认证账号及密码登录，实现与学校其他信息系统的互联互通，从而方便信息共享和业务协同。

3.3“后勤知识库”微应用的创新点

3.3.1 数字化存储与整合创新

传统高校后勤档案管理模式存在诸多弊端，像文件、资料分散存放，不仅容易丢失损坏，而且查找调用极为不便，还导致人力和时间成本颇高，而“后勤知识库”微应用能够实现对后勤各单位的重要文件、影音图片等进行全方位的数字化存储，并按照合理的分类体系加以整合，例如依据后勤不同板块划分出一、二、三级类目，使得资料条理清晰。同时该知识库具备强大的检索功能，可从多维度进行精准检索，以往长时间翻找资料的情况再也不会出现，如今只需输入关键词，短短几秒就能获取结果，这极大地提高了资料获取效率，有力地支撑了后勤日常工作，进而实现了信息资源的集中高效利用。

3.3.2 线上督察督办机制创新

以往高校后勤重大决议事项的督察督办依靠人工传达等传统方式，这种方式存在信息传递不及时、监控易出现漏洞以及责任难以追溯等诸多弊端，而“后勤知识库”微应用所引入的线上督察督办机制则为此带来了变革。在该应用中，重大决议事项的各个环节都能够在线上清晰呈现，同时系统会设定好时间节点与责任主体，当临近节点或者出现执行偏差时会自动提醒责任人，以此保障任务顺利推进，并且其过程记录十分详细，可随时查阅，便于追溯责任，进而确保决议能够有效落实，提升执行力与管理效能，例如学校食堂改造升级项目，就是借助线上督察督办功能，实现了各环节的实时跟踪，让部门之间的沟通变得更加顺畅，避免了相互推诿的情况，最终使得项目得以有序且高效地完成。

3.3.3 数据驱动的决策支持创新

传统后勤管理决策往往依赖经验以及主观判断，因缺乏数据支撑而存在不足，而“后勤知识库”微应用通过自动收集整理各类数据，让后勤管理人员能够借此分析工作环节受关注情况、潜在问题以及需要优化的流程等，比如宿舍设施维修资料访问量的变化可以提示故障情况，便于提前应对。同时还能深度挖掘长期积累的数据，从中发现规律和趋势，像分析绿化费用与效果的关系，进而为制定预算和养护方案提供依据，实现了数据驱动的决策支持创新，使得决策更科学精准，也有利于提升后勤资源配置效率与服务质量。

3.3.4 系统集成与共享创新

“后勤知识库”微应用在高校内部存在多个信息系统且若无有效集成和共享机制易形成信息孤岛、影响后勤协同及整体信息化水平提升的情况下创新突出，它集成于学校信息门户，采用统一账号密码登录方便后勤人员进入，并且能与其他系统互联互通以实现信息共享和业务协同，像与财务管理系统对接时，后勤申请、报销经费可直取财务数据，同时财务部门也能掌握预算执行情况。而与教学管理系统对接后，又能依据教学安排调配教室资源、保障设施运行，这种跨系统的集成共享打破了信息壁垒，优化了业务流程，助力后勤服务好教学、科研等核心工作，进而提升学校运行效率与管理水平。

3.4“后勤知识库”微应用的实施效果

“后勤知识库”微应用不仅在资料管理方面实现了后勤文件、图片、视频等资料的规范存储与便捷查询，使得查找资料的时间得以大幅缩短，进而有效提高了工作效率，而且线上督察督办功能发挥了重要作用，有力保障了决议事项能够按时按质完成，让责任落实变得更加清晰，推诿现象得以减少，极大地增强了后勤执行力。同时还借助数据分析为后勤管理决策提供了科学依据，助力资源实现合理配置以及服务质量得到提升。此外，通过与学校其他信息系统的协同，系统集成打破了信息孤岛，优化了业务流程，促使后勤服务能够更好地对接教学、科研等工作，最终实现了高校后勤管理信息化水平与服务效能的整体提升。

4 总结

当下，高校后勤档案管理工作存在着信息化程度低、管理不够规范、资源利用不足等诸多问题，高校应当积极采取诸如强化信息化基础设施建设、完善管理制度以及引入先进技术等一系列策略来加以应对，以提升档案管理效率、增强后勤服务能力，进而为高校的教学、科研等核心工作提供有力保障。未来高校还需要持续关注行业发展动态，不断对信息化建设路径进行优化，以此更好地契合新时代针对高校后勤档案管理工作所提出的要求。

参考文献：

[1] 吴明发 . 面向大数据的高校档案信息化建设研究 [J]. 信息系统工程 ,2023,(08):108-111.

[2] 夏宇飞 , 张园园 , 杜鹏 , 等 . 信息化技术对高校档案管理的影响分析 [J]. 兰台内外 ,2023,(02):16-18.

[3] 郭兰芳 . 信息化视域下高校档案管理工作探析 [J]. 安徽电子信息职业技术学院学报 ,2022,21(05):103-106.

[4] 陈露露 . 新媒体环境对高校档案管理的影响与应对措施 [J]. 陕西档案 ,2022,(03):43-44.