数智化背景下高校档案信息服务模式研究

数智化浪潮席卷全球，高等教育领域的档案管理正经历前所未有的变革。数智化技术为破解上述难题提供了全新思路。云计算实现了海量档案数据的集中存储与弹性扩展，大数据分析挖掘档案信息的潜在价值，人工智能则让智能检索、精准推送成为可能，这些技术的融合应用不仅重塑了档案管理的基础架构，更推动了服务理念从被动响应向主动服务、从标准化供给向个性化定制的根本转变。

一、数智化技术应用策略

1.1 智能化档案管理系统建设

高校档案管理系统的智能化升级需要构建以云计算为底座、大数据为驱动的新型技术架构。云原生架构让档案数据突破了物理存储空间的限制，分布式存储技术确保了数据的安全性与可靠性，弹性计算资源则能够根据访问量动态调整，避免了传统系统在高峰期的性能瓶颈。档案数字化不再是简单的纸质文档扫描，而是涵盖了元数据标注、全文识别、语义关联等深层次处理，每份档案都被赋予了丰富的数字标签，形成了立体化的信息网络 [1]。智能检索引擎运用自然语言理解技术，师生输入模糊的查询词汇也能精准定位所需档案，检索响应时间从原来的分钟级缩短至毫秒级。系统还具备自主学习能力，根据用户的检索历史不断优化算法模型，检索准确率随着使用频次的增加而持续提升。

1.2 人工智能辅助服务

人工智能技术的引入让档案服务从机械化走向智能化，智能问答系统成为师生获取档案信息的便捷入口。基于深度学习的对话模型能够理解用户的自然语言表述，即使是口语化的询问也能准确把握意图，系统会自动将问题映射到相应的档案类别，提供精准的答案或指引。智能推荐引擎则通过分析用户的专业背景、研究方向、历史查询记录等多维度数据，主动推送相关档案资源，教师在申报课题时会收到相关领域的历史研究档案推送，学生在撰写论文时能获得主题相关的文献档案推荐[2]。机器学习算法还能识别档案利用的潜在规律，预测未来的服务需求趋势，档案部门据此提前做好资源配置，在毕业季来临前自动增加学籍档案的处理功能，在科研申报高峰期优化项目档案的查询通道。

二、服务模式创新策略

2.1 线上线下融合服务

数智化时代的档案服务打破了传统的时空界限，线上平台成为档案服务的主阵地。移动端应用让师生随时随地访问档案资源，无论是在实验室查阅科研档案，还是在家中调取教学资料，都能获得一致的服务体验。平台采用响应式设计，自动适配不同终端设备，确保信息展示的完整性与美观性。线下自助服务终端分布在图书馆、教学楼、行政楼等关键位置，配备高清触摸屏与身份识别设备，师生通过校园卡或人脸识别即可快速查询打印所需档案。终端与线上平台数据实时同步，用户在任一渠道发起的服务请求都能得到统一处理。虚拟现实技术的应用让历史档案“活”起来，师生戴上 VR 眼镜就能身临其境地体验学校的发展历程，珍贵的历史影像资料以三维立体的形式呈现，增强了档案的感染力与教育功能。

2.2 定制化信息服务

档案服务的个性化定制成为满足多元需求的重要途径，系统根据用户角色自动匹配相应的服务模式。科研人员可以订制特定研究领域的档案信息推送，系统会定期汇编相关的研究报告、实验数据、学术交流记录等档案资源，形成专题数据包供其下载使用。管理部门能够定制决策支持类档案服务，系统自动生成各类统计报表、趋势分析图表，为学校发展规划提供数据支撑。学生群体则享受成长档案定制服务，系统记录其在校期间的学习轨迹、社会实践、获奖情况等信息，毕业时自动生成个人成长档案册 [3]。档案部门还开发了 API 接口，其他业务系统可以按需调用档案数据，人事系统在职称评审时自动获取教师的科研档案，教务系统在学分认定时实时查询学生的课程档案，实现了档案价值的最大化利用。

三、用户参与与反馈策略

3.1 用户参与服务设计

用户参与成为档案服务创新的内生动力，高校建立了由师生代表、校友代表、档案专家组成的服务设计委员会。委员会定期召开研讨会，收集各方对档案服务的需求与建议，新功能开发前都会进行用户调研，原型设计阶段邀请目标用户进行测试体验。学生社团参与档案数字化工作，在专业指导下对历史照片进行标注整理，既减轻了档案部门的工作压力，又增强了学生对学校历史的认同感。教师参与档案分类标准的制定，结合学科特点提出更贴合实际的分类建议，使档案组织结构更加科学合理。校友通过众包模式参与口述历史档案的采集，分享自己的校园记忆与人生感悟，丰富了档案内容的多样性，这种共建共享的模式让每个用户都成为档案服务的参与者与贡献者，形成了良性互动的生态系统。

3.2 反馈机制建立

完善的反馈机制是档案服务持续优化的重要保障，系统内嵌了多种反馈渠道供用户选择，每次服务结束后都会弹出满意度评价窗口，用户可以对服务质量、响应速度、结果准确性等维度进行打分评价。意见建议板块支持文字、语音、图片等多种形式的反馈提交，用户遇到的任何问题都能及时反映 [4]。系统运用文本挖掘技术对反馈内容进行自动分类与情感分析，高频问题会被优先处理，负面情绪较强的反馈会触发预警机制。档案部门建立了反馈处理的闭环管理流程，每条反馈都有专人跟进，处理结果会及时推送给用户，重要改进措施会在平台公告栏发布。定期发布服务质量报告，公开展示用户满意度指标、问题解决率、服务改进措施等信息，接受全校师生的监督。基于反馈数据的分析结果，档案部门不断迭代服务流程，优化系统功能，真正实现了以用户需求为导向的服务升级。

结束语：

数智化转型为高校档案信息服务开辟了广阔的创新空间，技术赋能、模式重构、用户参与三者相互促进，共同推动着档案服务向更高质量发展。未来的高校档案信息服务将更加智能、便捷、精准，档案不再是沉睡的历史记录，而是活跃的知识资产，为教学科研、管理决策、文化传承提供强有力的信息支撑。

参考文献

[1] 潘妤 , 郑飞洲 , 高云峰 . 数智化背景下高校档案编研方法的变革与创新 [J]. 山西档案 , 2024(11):150-152.

[2] 李阳 . 数智化背景下高校档案的育人功能拓展与智慧服务探析 [J]. 吉林广播电视大学学报 , 2025(2).

[3] 陈玲 . 数智化时代高校档案信息化的价值蕴涵 , 问题审视及纾困路径 [J]. 兰台内外 , 2025(3):17-19.

[4] 赵丽, 冉迪. 数智化时代高校教学档案管理转型策略研究[J].中国信息界 , 2025(1):56-58.