机关事业单位档案规范化与标准化管理的途径探究

机关事业单位在进行人才选拔和人员考核的过程中，离不开档案管理工作的辅助作用，近几年社会的不断发展以及科技水平的不断提升，促使了机关事业单位档案管理工作的成熟化发展，但在实际运行中还存在一些问题，对事业单位的发展产生了直接影响。基于此，文章探讨了机关事业单位档案管理工作的标准化和规范化建设，以期为相关人员提供参考和帮助。

一、机关事业单位档案管理规范化和标准化的重要性

机关事业单位的档案既包含了员工的基本信息，也记录了其在工作过程中取得的各项成绩以及单位发展历史，体现了单位的集中管理成果。机关事业单位在运行的过程中，档案管理工作具有重要意义，其记录了内部人员的信息资料，为事业单位的发展奠定了坚实基础。而档案管理工作的标准化与规范化程度，能够有效衡量事业单位的管理能力，也能为本单位的管理人员提供更加全面的数据资料，便于其进行管理工作，从而做出更加科学的决策。机关事业单位档案中记录的信息资源，能够为后续的人员选拔以及调动提供参考依据。并且档案也可以对事业单位发生的重要事件进行记录，汇总机关事业单位的发展信息，提升档案管理工作的规范化程度，能够为机关事业单位的持续稳定发展提供保障。对档案进行规范化管理，并以当前的时代背景为依据创新档案管理的途径，不断提升事业单位的服务质量，从而将机关事业单位的职能充分发挥出来。

二、机关事业单位档案标准化与规范化管理的有效策略

（一）提高档案标准化与规范化管理的认识

目前大部分机关事业单位都已经对档案进行了标准化和规范化管理，并在此过程中积极使用先进的信息技术和数字化技术，但是仍然有部分档案管理人员不能全面了解档案管理规范化和标准化的重要意义。为了有效解决上述问题，单位的领导在进行档案管理工作规范化和标准化建设的过程中，应该给予其足够的制度、人才以及资金支持，使单位内部的全体人员都能积极参与到规范化管理的过程中，确保在档案管理规范化和标准化的过程中，各部门的人员都能积极履行自身职责。目前我国大部分机关事业单位都已经使用了数字化档案储存模式，可以同时对多种不同的数据进行分类与储存，这种方式具有较强的便捷性，被事业单位广泛应用。在提升档案管理规范化和标准化程度的过程中，除了对现有的档案规则进行完善之外，还应该积极聘请专业人员优化数字化档案存储流程，并通过组织培训活动，提升档案管理人员的安全意识，使其能够积极应用新技术对防火墙进行更新和修复，对于档案资料中的重要信息要进行二次加密，避免被恶意窃取和篡改，在提升档案管理效率的同时，避免消耗过多的人力、物力和财力。机关事业单位的档案标准化和规范化管理是一项持续性的工作，无法在短期内获得成果。因此单位的领导层应该认识到这一特点并以长远的眼光看待，积极提升本单位的综合实力。同时还要积极宣传档案管理标准化和规范化的意义，让全体员工意识到其重要性。通过制定培训计划以及专项工作计划，将单位员工的职业素养全面提升，为档案管理工作的创新与发展奠定坚实基础。

（二）健全档案规范化与标准化管理制度

机关事业单位要想实现对档案的标准化和规范化管理，就要结合自身实际情况建立一套科学且全面的标准化管理制度体系，从而为事业单位档案管理的数字化转型奠定基础。因此相关人员应该以原有的档案管理制度为依据，结合档案管理工作数字化转型的需求对其进行优化与补充。对于档案管理工作中的关键性问题以及细节问题要确保能够贯彻落实并执行相关规定和标准。例如在对纸质档案、电子设备以及光盘等多种不同形式的档案载体进行管理时，档案管理人员应该对档案的归档方式进行调整并使用针对性的保存设施，从而实现对档案资源的全面管理提升其安全性。在制定档案管理标准化和规范化制度的过程中需要其具备高度可行性，既要考虑到本单位的工作实际，又要具备一定的前瞻性和权威性。在建立管理制度体系的过程中，应该将便于查找和利于工作作为基本原则，并对档案的收集、立卷以及保管等不同环节做出具体要求，确保文件资料的完整性与安全性。机关事业单位应该配备专人负责档案管理工作，并对档案管理各环节的标准进行细化，使工作人员能够在明确的标准下进行档案管理。同时还应该提升档案管理的信息化程度，在对不同种类的档案进行管理时，应该由专人负责建档工作。保持文件柜清洁干燥，并做好防盗和防潮措施，档案管理人员还要定期对文件资料进行核对与检查，及时找出存在的问题，并进行针对性处理。除此之外，还要提升档案管理工作的安全化程度，不断提升本单位工作人员的安全意识，对整个档案管理过程进行全面监控，针对数字化档案管理办法建立明确的标准与规范，降低信息泄露的风险，避免遗失重要信息，确保档案资料的完整性和安全性。

（三）做好档案规范化与标准化管理基础工作

机关事业单位的档案管理人员在进行管理工作的过程中，要根据本单位的实际需求，不断加强对基础性工作的管控与监督，从而不断提升档案管理工作的规范化与标准化程度。在进行公文处理工作的过程中，档案管理人员要做好细节工作，不断提升公文处理工作的质量与效率。在工作的过程中，档案管理人员要以国家相关标准和规范为依据严格要求自己，提升公文处理工作的准确性。同时对于公文以及文书档案进行管理时，要提升其规范化程度，在进行公文审批以及签发等环节时，要安排专人进行检查，及时发现其中存在的问题并进行针对性处理，确保公文的规范性与完整性，为机关事业单位日常工作的顺利进行奠定基础。此外还要不断提升档案书写的规范化程度，相关人员在书写公文时要严格遵守国家相关标准，提升公文的规范化程度，从而提升机关事业单位的服务水平和质量。

（四）定期对档案案卷进行检查与清理

在现代化的社会背景下，机关事业单位在进行档案管理标准化和规范化建设的过程中，要全面提升档案的实效性。这就需要档案管理人员定期检查与整理本单位的档案资源，找出其中有价值的文件资料并进行永久性保存。在对档案资源进行检查时，管理人员还要对档案资源的全面性和完整性进行核查，并结合本单位的实际情况，积极利用网络平台和信息技术，实现对档案案卷的高效整理，从而提升档案管理工作的实效性。此外还可以应用自动化办公系统，对年份久远或者特定条件的文件资料进行筛选，为档案管理人员进行安全管理工作提供支持。

结束语：

综上所述，在机关事业单位中档案管理工作占据着重要地位是其重点工作流程之一。而全面提升档案管理工作的标准化和规范化程度，不仅能够为其他部门顺利进行工作提供支持，还能营造出更加良好的发展环境，不断提升事业单位在经济市场中的综合形象。在实际工作的过程中，要积极使用信息化技术和设备，不断提升档案管理工作的效率与质量，为档案管理工作的规范化和标准化发展提供保障。

参考文献：

[1] 王红 . 机关事业单位数字化档案管理工作实践研究 [J].科技资讯 ,2022,20(8):235-237.

[2] 魏荣娜 . 初步探究机关事业单位档案管理信息化建设 [J].太原城市职业技术学院学报 ,2023(5):198-200.

[3] 李国辉 . 机关事业单位档案管理工作规范化及标准化探究[J]. 办公室业务 ,2021(23):104-105.