信息化视域下建设工程档案管理提升策略分析

1 建设工程项目档案管理的重要性

（1）保障工程项目质量的必要手段。建设工程项目档案详细记载了工程项目规划、设计、施工、验收等各个环节的技术数据和管理信息。当项目出现质量问题时，查阅档案可迅速定位问题原因，明确责任主体，及时采取措施整改和补救。因此，加强档案管理是确保项目质量可控、可追溯的重要手段，有助于提升项目的整体质量和安全水平。（2）提升工程项目管理效率的关键环节。工程项目档案作为项目管理的重要组成部分，能为项目管理者提供全面、准确、及时的信息支持，便于更科学、合理地进行决策和规划。同时，通过档案的信息化处理，能实现项目管理的自动化和智能化，大幅提高管理效率和工作质量。（3）维护企业和社会利益的重要保障。工程项目档案不仅关系到项目的质量和效益，更与企业和社会的长远利益息息相关。完善的档案管理不仅能保护企业的知识产权和商业秘密，防止核心技术和敏感信息外泄，维护企业的竞争优势和市场地位；又能在处理工程纠纷、事故调查等方面发挥档案作为法律证据的作用，保障企业和社会的合法权益不受侵害。因此，加强项目档案管理，既是企业管理的需要，又是维护市场秩序和社会公正的必要举措。

2 信息化视域下建设工程档案管理提升策略

2.1 增强档案管理观念

增强档案管理观念，首先需要从企业领导层做起。领导层应当充分认识到档案管理在工程项目建设中的价值，将档案管理纳入企业的战略规划中，为档案管理工作提供必要的支持和保障。领导层还应积极推动档案管理的信息化建设，引入先进的信息技术手段，提高档案管理的效率和水平。提升档案管理人员的职业素养则是增强档案管理观念的重要支撑。建筑企业应当注重档案管理人员的选拔和培训，选拔具有档案管理专业背景和实践经验的人才，通过定期的专业培训和实践锻炼，不断提高档案管理人员的业务能力和综合素质。培训内容涵盖了档案管理的理论知识、实践技能及法律、法规等方面，使档案管理人员能够全面了解和掌握档案管理的相关知识和技能。此外，建筑企业还应加强对档案管理人员的考核和激励，通过制定合理的考核标准和激励机制，激发档案管理人员的工作积极性和创新精神，推动档案管理工作的不断发展和进步。

2.2 推进工作机制的建设

按照“ 存量数字化、增量电子化” 的总体思路，经过近 10 年的快速发展，当前公路工程档案管理信息化已得到普及，电子化程度也稳步提升，实现了“ 单套制” 向“ 双套制” 的转变，在电子票据、电子证照等领域已经实现“ 单套制” 无纸化管理。数字化档案馆从试点建设到示范建设，全国已经建成6000 余家。在政务、民生等领域，档案管理信息化程度处于领先地位，但工程建设档案领域的电子化程度相对较低。进入“ 十四五” 阶段，国家发布《“ 十四五” 全国档案事业发展规划》，提出档案治理体系和档案资源、利用、安全体系“ 四个体系” 建设，各省也相继出台了“ 十四五” 档案事业发展规划，规划的实施落地任重道远。在工程建设档案领域，因档案行业和工程行业的交叉，故更需要加强保障机制的建设。需要政府规划引导，工程行业、档案行业主管部门主导负责，产业主体深度参与和积极响应，还要紧紧依靠科研机构、高等院校、科技企业投入研发，推动档案管理软件系统科研成果的转化应用，尝试建立省级层面的工程档案管理系统，协调推进基础设施建设与软件开发建设，探索区块链技术的应用，推动“ 数字档案” 向“ 智慧档案” 的递进。

2.3 建立和完善电子档案管理系统

在建设工程档案管理的信息化提升过程中，技术策略的设定至关重要。其中，建立和完善电子档案管理系统是一项重要的技术策略。电子档案管理系统是实现档案电子化和网络化的核心，它不仅可以提高档案管理的效率和效果，而且可以保障电子档案的安全性和有效性。具体来说，电子档案管理系统应包括档案的收集、归档、存储、检索、利用等全过程。首先，系统应具备高效的数据处理能力，能够处理大量的电子档案，实现高效的存储和检索。其次，系统还应具备强大的数据安全保障能力，包括具有防病毒、防黑客入侵、数据备份等功能，以保证电子档案的安全性。再次，为了保证电子档案的长期保存，电子档案管理系统还应包含档案的迁移和转换功能。随着硬件设备的更迭和软件系统的升级，电子档案可能无法打开或读取，因此，系统应具有将电子档案从一种格式迁移到另一种格式，或从一种存储介质迁移到另一种存储介质的功能。最后，电子档案管理系统还应考虑用户的使用体验，提供友好的用户界面和便捷的操作方式，以提高用户的使用满意度。同时，系统也应具有强大的扩展性，能够随着技术的发展和用户需求的变化进行升级和扩展。

2.4 深化区块链应用，促进融通发展

进一步深化区块链技术在建设工程档案方面的应用，建立基于区块链技术的建设工程档案数据共享平台，促进建设工程档案跨部门、跨区域的共同维护和利用，档案管理部门、建设单位、设计单位、监理单位和施工单位等在线维护和利用档案数据，发挥区块链技术在优化建设工程档案接收业务流程、降低管理成本、建设协同共享利用体系等方面的作用，实现建设工程档案全生命周期的追踪溯源，提升质量管理和服务水平。促进融通发展，推进区块链与大数据、云计算、人工智能融合创新，利用区块链的认证可溯大数据服务平台，促进建设工程档案的共享和利用，提供个性化档案数据资源利用服务，充分释放档案数据资源价值。发展基于区块链的建设工程档案管理、分析应用等，提升档案数据管理和应用水平。基于云计算环境构建区块链应用开发、测试和运行环境，降低区块链应用开发门槛，建立建设工程档案分布式数据库存储系统，对任何部署了服务器的节点，连接到区块链网络即可享有同等的访问和读写权限。探索利用人工智能的智能训练、算法等技术，提高区块链运行效率和节点间协作的智能化水平。

2.5 培育复合型档案管理人才

建设工程档案管理属于专业性要求较高的工作任务，档案管理人员需要同时掌握档案管理、工程建设等相关知识能力，为确保建设工程档案管理高效开展，建设工程企业需要着力强化档案管理人员的综合素质。

3 结束语

建设工程档案管理的信息化不仅需要全面的档案管理规章制度和流程，还需要遵守相关法律法规以及推动相关政策的改进和完善。这些策略相互影响，共同推动档案信息化管理工作向更高效、更安全、更便捷的方向发展。在未来的工作中，应以此为导向，不断提升档案管理的专业水平，以满足日益增长的信息化管理需求。

参考文献

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