信访卷宗档案全生命周期管理体系构建研究

引言

信访档案是服务人民群众、解决人民群众关切问题的重要参考资料，应用信息技术做好信访档案的管理工作，对提高信访档案管理工作的效率和质量具有重要意义 [1]。随着社会经济的快速发展，信访案件数量不断增加，内容日益复杂，传统的信访卷宗档案管理模式已难以满足新形势下的管理需求。引入全生命周期管理理念，构建系统化、科学化的信访卷宗档案管理体系，成为提升信访工作质效的必然选择。

一、信访卷宗档案管理现状及问题分析

信访档案是记录信访机构接待信访案件活动中形成的一种特殊档案，涵盖每个信访者真实、详细的身份信息，信访者来访的原因、经过，诉求结果，经办人员的详尽信息、处理问题的态度，以及相关部门对于信访事件的调查经过、取证资料、上报文件、处理意见、依据的法律条件、下发的处理文件、印章等 [2]。当前我国信访卷宗档案管理在制度建设与信息化推进方面已取得一定成效，多数信访部门制定了基础管理制度，部分地区通过建立电子档案库提升了检索和利用效率，但从全生命周期管理角度来看仍存在诸多不足。实际工作中，档案收集因重视不足、流程不规范导致材料缺失；整理标准不统一，各地分类与编号规则各异，增加管理难度并降低检索效率；存储方面，实体档案存储条件简陋，电子档案面临数据丢失、篡改和网络攻击等安全隐患；利用环节存在检索困难、权限设置不合理，既影响工作效率又存在信息泄露风险；销毁管理缺乏科学机制，存在该销未销或误销的情况，造成存储空间浪费与信息资源损失 。

二、信访卷宗档案全生命周期管理体系构建原则

（一）全程性原则

涵盖信访卷宗档案从产生、收集、整理、存储、利用到销毁的整个生命周期，确保每个环节都得到有效管理，实现档案管理的连续性和完整性。

（二）规范性原则

制定统一、明确的管理标准和操作规范，使信访卷宗档案管理工作有章可循，保证档案管理的标准化和规范化。

（三）安全性原则

保障信访卷宗档案实体安全和信息安全，采取有效的防护措施，防止档案损坏、丢失和信息泄露。

（四）高效性原则

通过优化管理流程、运用信息化技术，提高档案管理和利用效率，满足信访工作对档案信息的快速需求。

（五）可持续性原则

充分考虑信访工作的发展变化，使全生命周期管理体系具有一定的灵活性和扩展性，能够适应未来档案管理的新要求。

三、信访卷宗档案全生命周期管理体系构建

（一）档案收集阶段

1. 明确收集范围

制定详细的信访卷宗档案收集清单，明确应归档的文件材料范围，包括信访人提交的申请书、相关证据材料、信访部门的受理通知书、调查记录、处理意见、答复文件等，确保档案收集的完整性。

2. 规范收集流程

建立严格的档案收集流程，信访工作人员在信访案件处理过程中，应及时收集相关材料，并在案件办结后规定时间内完成归档。设立档案收集责任人，对收集的档案材料进行初步审核，确保材料的真实性和完整性。

（二）档案整理阶段

1. 统一分类标准

依据信访案件的性质、类型、处理结果等因素，制定统一的分类标准，如按照信访事项类别分为劳动保障类、城建规划类、涉法涉诉类等，使档案分类科学合理，便于检索和管理。

2. 规范整理方法

按照分类标准对档案进行组卷、编号、编目，编写档案目录和备考表。同时，对电子档案进行元数据采集和整理，确保电子档案的可读性和可管理性。

（三）档案存储阶段

1. 实体档案存储

改善档案存储环境，建设符合标准的档案库房，配备必要的防潮、防火、防虫、防盗等设施。对档案进行科学排列和上架，建立档案存放位置索引，便于查找和管理。

2. 电子档案存储

采用可靠的存储设备和存储技术，建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。同时，加强网络安全防护，采用加密技术、访问控制技术等，保障电子档案信息安全。

（四）档案利用阶段

1. 优化检索工具

开发功能强大的档案检索系统，支持多种检索方式，如关键词检索、分类检索、日期检索等，提高档案检索效率。同时，建立档案利用数据库，记录档案利用情况，为档案管理和利用提供数据分析支持。

2. 合理设置利用权限

根据工作人员的职责和工作需要，设置不同的档案利用权限，确保档案信息的合理使用和安全。对于涉及个人隐私、商业秘密和国家机密的档案，严格限制访问权限，防止信息泄露。

（五）档案销毁阶段

1. 科学鉴定档案价值

成立档案鉴定小组，定期对超过保管期限的信访卷宗档案进行鉴定，依据档案的保存价值，确定是否需要销毁。鉴定过程应严格按照相关标准和程序进行，确保鉴定结果的准确性和公正性。

2. 规范销毁程序

对于经鉴定需要销毁的档案，编制销毁清册，报相关部门审批。在销毁档案时，应指定专人监督，采用安全可靠的销毁方式，确保档案信息无法恢复，并做好销毁记录。

四、保障措施

（一）制度保障

制定完善的信访卷宗档案全生命周期管理制度，明确各环节的管理要求和操作规范，建立档案管理岗位责任制，将档案管理工作纳入信访部门的考核体系，确保制度的有效执行。

（二）技术保障

加大对档案管理信息化建设的投入，引入先进的档案管理软件和信息技术，建立智能化的信访卷宗档案管理系统。加强档案管理人员的信息技术培训，提高其运用信息化手段管理档案的能力。

（三）人才保障

信访档案信息化工作的开展需要过硬的人才队伍来保证 [3]。加强档案管理人才队伍建设，通过招聘、培训等方式，提高档案管理人员的专业素质和业务能力。定期组织档案管理人员参加业务培训和学术交流活动，更新知识结构，提升管理水平。

（四）监督保障

建立健全档案管理监督机制，定期对信访卷宗档案全生命周期管理工作进行检查和评估，及时发现和解决存在的问题。对违反档案管理制度的行为，依法依规追究相关人员的责任。

构建信访卷宗档案全生命周期管理体系是提升信访档案管理效能、推动信访工作高质量发展的关键路径。通过规范收集、整理、存储、利用、销毁等各环节流程，强化制度、技术、人才和监督保障，可有效破解现存管理难题，实现档案管理的规范化、信息化与科学化。未来，随着信息技术革新与社会治理模式演进，该体系需持续迭代优化，如借助区块链、大数据等新兴技术深化应用，进一步挖掘档案价值，为信访工作科学决策与社会治理创新提供更强支撑。

参考文献

[1] 黄丽芳 . 大数据背景下做好信访档案管理工作的思考 [J]. 就业与保障 .2024(10):28-30.

[2] 陈丹红 . 浅谈新时期如何加强信访档案管理 [J]. 兰台内外 .2022(25):22-24.

[3] 宋 宝 玲 . 信 访 档 案 信 息 化 存 在 的 主 要 问 题 及 对 策 [J]. 兰 台 内外 .2020(27):64.