档案管理中的人工智能应用：现状与未来展望

一、引言

档案作为社会活动的真实记录，承载着丰富的信息资源，是推动社会治理、服务经济发展、传承历史文化的重要基础。近年来，大数据、云计算和人工智能等新兴信息技术的兴起，为档案管理注入了新的活力。人工智能以其强大的数据处理能力和智能决策优势，在档案管理的各个环节发挥着越来越重要的作用。它不仅突破了传统档案管理的人力和效率瓶颈，还带动了管理理念、服务模式和管理方式的变革。深入研究人工智能在档案管理中的应用现状，分析其面临的挑战，并展望未来发展趋势，对于加快档案事业现代化进程、提升信息资源服务能力具有重要意义。

二、人工智能在档案管理中的应用现状

（一）档案自动化归档与智能识别

人工智能极大推动了档案归档的自动化和智能化。传统档案归档主要依赖人工分类、整理和登记，劳动强度大、效率低下，且易受主观因素影响。如今，通过机器学习、自然语言处理（NLP）、图像识别等 AI 技术，档案管理系统可以对海量文本、图片、音视频等多元档案进行自动解析和归类。例如，利用OCR（光学字符识别）技术，系统能够自动将纸质档案数字化并实现内容识别和结构化存储；通过文本分析算法，可以根据内容自动生成关键词、摘要或标签，极大提高信息检索与利用效率。在档案接收、整理、编目等环节，基于人工智能的自动化工具能够显著降低人工成本，提升档案处理的准确性和一致性。

（二）智能检索与知识挖掘

自动化归档为智能检索和知识挖掘奠定了基础。利用 AI 技术，档案管理系统不仅能支持关键词、全文、模糊等多种检索方式，还可以实现语义搜索、智能问答和多维度数据分析。例如，深度学习模型可理解用户查询意图，根据上下文关联推荐相关档案，提升检索的准确性和用户体验。与此同时，人工智能还可对海量档案数据进行聚类、分类和主题建模，挖掘档案背后的知识关联，实现历史事件追溯、政策演变分析等高阶应用。在政府决策、历史研究、社会服务等领域，AI 驱动的知识挖掘极大拓展了档案价值的深度和广度。

（三）安全管理与智能利用

随着档案电子化、信息化加速推进，档案安全管理成为不可忽视的重要环节。人工智能可用于敏感信息识别、异常行为监测和风险预警。例如，通过机器学习算法自动识别涉密或敏感档案，实现分级保护和访问控制；利用AI 监控系统分析用户行为，及时发现异常访问、数据泄露等安全风险，提升档案系统的安全防护能力。此外，AI 还可为档案开发多样化利用场景，如智能语音助手为用户查询档案、AI 自动生成统计分析报告、虚拟现实技术结合档案内容进行历史场景复原展示等，为公众提供更加个性化和智能化的档案服务体验。

三、人工智能赋能档案管理面临的挑战

（一）技术与数据瓶颈

尽管人工智能在档案管理中应用前景广阔，但目前整体技术水平尚处于发展阶段。首先，档案数据类型复杂，包括文本、图片、音视频等多模态信息，数据结构化和标准化处理难度大。高质量的训练数据匮乏，也影响了 AI 模型的准确性和泛化能力。其次，现有 AI 算法在自然语言、图像处理等方面还存在一定局限性，对于历史档案、手写文书、多语言和混合格式档案的智能识别与处理能力有待提升。此外，技术系统的稳定性、兼容性和扩展性问题也制约了AI 在档案管理中的全面落地。

（二）管理和伦理风险

人工智能在档案管理中广泛应用的同时，也衍生出新的管理难题与伦理风险。首先，AI 系统的自动决策和推荐机制在归档、鉴定、开放等环节可能带来信息偏见、误判、遗漏等问题，需要完善的人工复核与责任追溯机制。其次，档案涉及大量个人隐私和敏感信息，AI 在数据采集、处理和开放利用过程中，面临合法合规利用、信息安全和隐私保护等挑战。缺乏统一的法律法规和伦理规范，不仅影响档案智能化进程，也可能造成社会信任危机。

（三）人才队伍与服务理念转型

人工智能赋能档案管理，对人才队伍结构和服务理念提出了更高要求。当前，不少档案管理从业人员对新技术的理解和应用能力有限，专业知识与 AI技能结合不足，影响了智能化项目的推广和应用。此外，传统档案管理强调资料保管与传承，新的服务理念、利用方式和创新意识尚未充分建立。如何加强复合型人才培养，推动档案管理由“重保管”向“重服务”转型，成为智能时代档案事业发展的关键课题。

四、未来展望与发展对策

（一）深化智能技术创新，完善数据基础

面向未来，需持续推动人工智能技术创新，提升档案数据结构化、语义分析和智能处理能力。应加强多模态档案数据的标准化、规范化建设，推动档案数据清洗、标注和共享，夯实智能化应用的基础。鼓励跨领域技术研发，融合自然语言理解、图像识别、知识图谱等多项 AI 技术，开发适用于多类型档案的智能处理工具，提升系统的智能化和自动化水平。

（二）健全制度规范，强化安全与伦理保障

应加快制定人工智能在档案管理领域的标准规范和伦理指引，明确数据采集、处理、存储、利用等各环节的合规要求。完善档案智能化应用的风险评估、责任追溯和人工干预机制，确保人工智能辅助决策的公正性和可靠性。强化档案隐私保护和信息安全管理，推广分级保护、加密存储、访问审核等技术手段，保障档案数据合法、安全、可控地流通与利用。

（三）加强人才引育，推动服务模式创新

要大力推进档案管理与人工智能技术的深度融合，培养既懂档案学又精通信息技术的复合型人才。通过与高校、科研院所、产业界的合作，开展新技术培训、项目实训和经验交流，提升队伍整体专业素养和创新能力。同时，鼓励档案部门以人工智能为驱动，开发智能化档案查询、智能问答、智能推荐等公共服务产品，拓展档案资源的社会服务功能，推动档案管理向“智能 + 服务”转型升级，更好满足社会公众多元化的信息需求。

五、结论

人工智能正深刻改变着档案管理的技术体系、业务流程和服务模式。当前，通过 AI 实现的自动化归档、智能检索和安全管理已初见成效，有力促进了档案管理的现代化和高质量发展。与此同时，技术、管理与伦理等层面的挑战亟待破解。未来，应以智能技术创新为引擎，夯实数据基础，健全法律规范，强化人才队伍建设，积极推动服务模式创新，让人工智能真正为档案管理赋能，为信息社会的发展提供坚实支撑。

参考文献

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作者简介：彭晓玲（1984-2）汉，女，湖南宁远人中级，研究方向： 档案管理