档案管理在公共服务中的作用与优化策略

一、档案管理在公共服务中的作用

（一）信息资源的支撑作用

档案管理是信息资源管理的重要环节。在公共服务中，政府部门、企事业单位和社会组织日常运行产生大量文书、数据和资料，这些内容通过科学的档案管理得以系统保存和有效利用。档案不仅为决策提供了历史依据，也为政策执行、社会监督和后续追溯提供了坚实保障。例如，在公共医疗、教育、社会保障等领域，完善的档案系统能够确保信息的及时流转和准确调取，促进服务对象权益的有效保障。

（二）提升行政透明度与法治化水平

档案的客观记录和依法管理是提升行政透明度、推进依法行政的重要基础。通过科学的档案管理，公共服务过程中的各项决策、事项办理、资金流向等能够做到有据可查，接受社会监督，降低腐败风险。例如，政府信息公开通过档案管理系统实现政策文件、审批流程、项目进展等信息的及时公开，增强了政府公信力，提高了公众参与度。

（三）优化服务流程，提升服务效率

科学的档案管理有助于优化公共服务流程。传统人工管理模式下，档案查询和利用效率低、易出现信息断层和遗漏。随着电子档案管理系统的普及，公共服务部门能够实现对档案的快速检索、共享和调度，大大缩短了业务办理时间，提高了工作效率。例如，公安机关通过电子档案系统实现户籍、出入境等业务的“一站式”办理，极大方便了群众。

二、公共服务领域档案管理面临的挑战

（一）体制机制与法律规范的不完善

当前，许多公共服务机构的档案管理体制机制仍不够健全，部门之间职责划分模糊，管理流程各自为政，难以形成高效统一的管理体系。这直接影响了档案归档的完整性和规范性，造成部分重要资料归档不到位，甚至出现档案流失的情况。此外，相关法律法规的配套性和可操作性仍显不足，存在标准不一、管理分散、监督不到位等现象。例如，目前档案法与实际工作中生成的新型电子档案、网络档案等信息载体的管理规范之间衔接不畅，导致新类型档案的归档、保存和调取存在法律空白。体制机制和法律规范的滞后，已成为制约档案管理与公共服务融合发展的突出问题。

（二）信息化与技术应用水平参差

信息化建设已成为现代档案管理发展的重要方向，但在实际推进过程中，公共服务领域档案信息化发展极不均衡。部分发达地区和大型机构已实现了档案管理流程的电子化与智能化，但仍大量单位依赖传统纸质档案，数字化转型缓慢。一方面，信息孤岛现象突出，部门之间缺乏有效的数据共享机制，档案资源分散，难以实现档案的跨部门、跨区域高效调用；另一方面，现有档案管理系统的技术标准和兼容性不足，不同平台之间难以对接，致使档案数字化成果利用受限。此外，随着大数据、云计算、人工智能等新技术的兴起，强化档案管理系统的安全性和智能化应用成为新课题，一些单位因技术力量薄弱，存在数据泄露、存储不安全等问题，增加了公共信息风险。信息化水平的差异，直接影响到公共服务的效率和质量。

（三）人才队伍与服务理念滞后

档案管理的专业性要求公共服务部门必须具备高素质的档案管理人才队伍。然而，目前不少部门存在专业力量薄弱、人员配置不足、培训体系不健全的问题。由于档案管理岗位的社会关注度和吸引力有限，许多单位将其视为辅助性工作，投入和重视不足，导致从业人员业务素养参差不齐，缺乏与新技术、新业务结合的能力。此外，部分档案人员服务意识不强，忽视了档案在公共服务中的主动支撑作用，仅满足于完成归档、保管等基础业务，缺乏创新意识和服务理念，未能有效开发和利用档案资源来提升公共服务水平。队伍建设滞后，已成为制约档案管理创新与服务能力提升的重要瓶颈。

三、优化公共服务档案管理的策略

（一）健全体制机制，完善法律与标准

首先，要从顶层设计入手，完善档案管理体制，明确各级各类公共服务机构的档案管理职责，推动形成职责分明、协同高效的管理体系。应建立跨部门、跨层级的信息共享和协同机制，推动档案资源在政府、企事业单位及社会组织间的有效流转。其次，加强立法保障，修订完善《档案法》，补齐电子档案、数字资源等新型档案的法律短板，制定与实际工作紧密衔接的管理办法和技术标准。通过制度化建设，规范档案的归集、保管、检索和利用流程，确保档案管理科学有序，权责明晰。同时，建立健全档案管理的绩效考核和监督评估机制，提升管理工作的规范性和透明度。

（二）推进信息化与智能化建设

信息化和智能化是提升档案管理效率和服务质量的必由之路。首先，要加大财政投入，推动档案数字化工程，逐步实现纸质档案的数字化和电子档案的规范归档。构建安全、统一的档案信息管理平台，推动数据标准化、接口兼容化，消除信息孤岛，实现档案资源跨部门、跨区域共享与远程利用。其次，积极引入大数据分析、云存储和人工智能等前沿技术，提升档案检索、数据挖掘和智能管理水平。例如，可以通过 AI 技术自动对档案内容进行分类、提取关键词、自动生成索引等，提高档案检索和后台管理效率。此外，要高度重视档案信息安全，完善数据加密、权限管理、网络防护等安全措施，防范数据泄露和滥用风险。通过智能化手段，既提升了档案服务能力，也为公共服务创新提供了坚实的信息支撑。

（三）加强人才培养与服务创新

人才是档案管理创新发展的核心动力。首先，要完善档案管理岗位的专业化培养机制，将档案管理列入人才强国和公共服务人才队伍建设的重点领域。通过与高校、科研院所合作，开设档案学、情报学等相关课程，培养既懂档案专业又具备信息技术能力的复合型人才。其次，要强化在职人员的继续教育和能力提升，定期组织档案管理、信息化应用等专题培训，提升全员的专业素养和服务意识。再次，要大力推进服务创新，转变“重保管、轻利用”的观念，深入挖掘档案资源的社会价值。例如，开发档案查询、政策咨询、历史展览等服务产品，拓展档案公共服务领域，提升档案的社会影响力和服务效能。通过人才引育和服务创新，推动档案管理由“后台支撑”向“前台服务”转型，全面提升公共服务的信息化、便民化水平。

五、结论

档案管理是公共服务体系的重要支撑，在提升行政效率、规范社会治理、保障民生服务等方面发挥着关键作用。面对信息化、智能化和社会治理现代化的新要求，必须正视档案管理在体制机制、信息化水平、专业队伍、制度规范等方面存在的短板，采取有力措施加以优化。完善体制机制、推进信息化建设、加强人才培养、健全法律法规和强化安全保障，是深化档案管理改革、提升公共服务水平的必由之路。

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作者简介：彭晓玲（1984-2）汉，女，湖南宁远人中级，研究方向: 档案管理