文书档案收集与归档工作管理创新研究

一、文书档案收集归档工作管理的重要性

文书档案收集归档工作管理是档案工作的起点和关键环节，具有多方面的重要意义。

从单位内部管理来看，完整、准确的文书档案是单位各项工作有序开展的重要依据。通过对文书档案的收集与归档，能够将单位在决策、执行、监督等各个环节产生的信息进行系统整理和保存，为后续的工作查考、经验总结提供可靠的资料支持。

从法律合规角度而言，文书档案是单位履行法定义务、应对法律纠纷的重要凭证。在涉及合同纠纷、劳动争议等法律问题时，完整的文书档案能够为单位提供有力的证据，维护单位的合法权益。同时，按照相关法律法规的要求，做好文书档案的收集与归档工作，也是单位合规运营的基本要求。

二、文书档案收集和归档工作管理的困境

（一）文书档案来源渠道不够畅通

文书档案的来源广泛，涉及单位的各个部门和各项业务活动，但目前许多单位存在文书档案来源渠道不畅通的问题。一方面，部分部门对文书档案的收集意识不强，在开展业务工作时，不能及时将产生的文件材料进行整理和移交，导致一些重要的档案资料流失。另一方面，部门之间缺乏有效的沟通与协作，信息传递不畅，使得档案管理人员难以全面、及时地掌握各部门的档案产生情况，无法主动、有效地收集相关档案。此外，随着线上办公的普及，电子文件数量急剧增加，但由于缺乏统一的电子文件管理规范和传输渠道，电子文书档案的收集面临诸多困难，进一步加剧了来源渠道不畅的问题。

（二）文书档案管理制度不完善

健全的管理制度是保障文书档案收集与归档工作有序开展的基础，但目前不少单位的文书档案管理制度存在诸多不完善之处。首先，制度内容不够细化，对于文书档案的收集范围、归档时间、整理标准等缺乏明确、具体的规定，导致工作人员在实际操作中无章可循，随意性较大。其次，制度的执行缺乏有效的监督和考核机制，部分制度形同虚设，不能得到严格的贯彻执行。例如，虽然规定了各部门需定期移交档案，但由于缺乏相应的监督措施，很多部门不能按时完成移交工作，影响了档案收集的及时性和完整性。最后，制度不能适应新形势的发展，对于电子档案的管理、跨部门档案的协作管理等新问题缺乏有效的规定，使得相关工作的开展受到限制。

（三）文书档案管理人员素养有待提升

文书档案管理人员的素养直接影响着工作的质量和效率，但目前许多单位的文书档案管理人员素养有待提升。一方面，部分管理人员缺乏专业的档案管理知识和技能，对档案的收集、整理、鉴定、保管等业务流程不熟悉，导致在工作中出现档案分类错误、整理不规范等问题，影响了档案的利用价值。另一方面，管理人员的信息化素养不足，随着信息技术在档案管理中的广泛应用，需要管理人员具备一定的计算机操作能力、数据处理能力和信息系统应用能力，但部分管理人员难以适应这一要求，不能熟练运用档案管理软件和相关技术手段开展工作，制约了档案管理的现代化进程。

（四）文书档案管理意识淡薄

单位内部普遍存在文书档案管理意识淡薄的问题，这是影响文书档案收集与归档工作质量的重要因素。许多工作人员认为文书档案管理只是档案部门的事情，与自己无关，在工作中不重视文件材料的积累和保存，随意丢弃或搁置文件。部分领导对文书档案管理工作的重视程度不够，没有将其纳入单位的重要议事日程，在人员配备、资金投入等方面缺乏必要的支持，导致档案管理工作难以开展。

三、文书档案收集和归档工作管理创新措施

（一）完善文书档案的信息来源渠道

为解决文书档案来源渠道不畅通的问题，需要采取多种措施完善信息来源渠道。首先，建立健全部门联动机制，加强档案管理部门与其他各部门之间的沟通与协作，明确各部门在档案收集与移交方面的职责和义务，形成常态化的档案收集网络。例如，定期召开档案工作协调会，交流档案产生情况，督促各部门及时移交档案。其次，规范电子文件管理流程，建立统一的电子文件归档平台，明确电子文件的格式、命名规则、传输方式等，确保电子文书档案能够及时、准确地收集归档。

（二）健全文书档案管理制度体系

健全的文书档案管理制度体系是实现管理创新的重要保障。首先，细化制度内容，根据单位的实际情况，明确文书档案的收集范围、归档时间、整理标准、保管期限等具体要求，使工作人员有明确的操作依据。例如，针对不同类型的文件材料，制定相应的收集清单和归档流程。其次，建立健全监督考核机制，将文书档案收集与归档工作纳入各部门和工作人员的绩效考核体系，定期对各部门的档案工作进行检查和评估，对工作成绩突出的部门和个人给予表彰奖励，对未按要求完成工作的进行问责，确保制度的有效执行。最后，及时更新制度内容，适应新形势下档案管理工作的需求，增加关于电子档案管理、跨部门档案协作管理等方面的规定，使制度更加完善和适用。

（三）加强文书档案管理人才队伍建设

提升文书档案管理人员的素养是提高工作质量的关键。首先，加强专业知识培训，定期组织档案管理人员参加专业培训课程，学习档案管理的理论知识、业务技能和相关法律法规，不断更新知识结构，提高专业水平。可以邀请档案管理领域的专家进行讲座和指导，解答工作人员在实际工作中遇到的问题。其次，强化信息化技能培训，开展计算机操作、档案管理软件应用、数据安全等方面的培训，提高管理人员的信息化素养，使其能够熟练运用现代化技术手段开展档案管理工作。最后，加强职业道德教育，培养管理人员的责任心和敬业精神，增强其对档案工作的认同感和使命感，使其能够认真负责地做好档案收集与归档工作。 （四）加强对文书档案管理的重视

提高单位内部对文书档案管理的重视程度是推动工作开展的重要前提。首先，领导要率先垂范，充分认识到文书档案管理工作的重要性，将其纳入单位的发展规划和日常管理工作中，在人员配备、资金投入、设施建设等方面给予大力支持，为档案工作的开展创造良好的条件。其次，加强宣传教育，通过内部网站、宣传栏、专题讲座等多种形式，向全体工作人员宣传文书档案管理的重要性、相关法律法规和单位的规章制度，提高工作人员的档案意识，增强其主动参与档案收集与归档工作的积极性。最后，营造良好的档案管理氛围，鼓励工作人员在工作中注重文件材料的积累和保存，形成 “ 人人重视档案、人人参与档案管理” 的良好局面。

四、结语

文书档案收集与归档工作管理是单位管理工作的重要组成部分，对于单位的发展具有重要意义。当前，该项工作面临着来源渠道不畅通、管理制度不完善、人员素养不足和管理意识淡薄等困境，严重影响了档案的质量和利用价值。通过采取完善信息来源渠道、健全管理制度体系、加强人才队伍建设和提高管理重视程度等创新措施，能够有效解决这些问题，提升文书档案收集与归档工作的管理水平。

参考文献：

[1]时东艳.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].兰台内外,2024,(17):37-39.

[2]成体志.探讨办公室文书档案收集与归档工作管理措施[J].山西青年,2018,(12):161.

[3]陈倩.对办公室文书档案收集与归档工作管理研究[J].兰台内外,2019,(28):41-42.