基层档案管理标准化建设的困境与对策研究

随着信息时代的到来，档案管理工作面临着前所未有的机遇与挑战。基层档案管理标准化建设是档案事业发展的基础性工作，对提升档案管理水平、保障档案安全、促进档案资源开发利用具有深远影响。随着社会信息化程度的不断提高，档案管理的规范化、科学化需求日益凸显。基层档案管理作为整个档案管理体系的基础环节，其标准化建设不仅关系到档案工作的质量和效率，更直接影响政府治理能力和社会公共服务水平。 然而，当前我国基层档案管理标准化建设仍面临着诸多困境，亟需深入研究和解决

一、基层档案管理标准化建设的重要性

1. 提高档案管理效率

标准化建设能够显著提升档案管理的整体效率。首先，通过制定统一的工作标准和操作规范，可以减少因流程混乱或标准不一导致的重复劳动。例如，在档案收集环节，明确归档范围、格式要求和移交程序，能够避免资料遗漏或重复归档。其次，标准化的档案分类和编号体系有助于快速检索和调阅档案，减少人工查找的时间成本。此外，优化后的工作流程能够使档案管理各环节衔接更加顺畅，从而提高整体工作效率。

2. 保障档案安全

档案安全是档案管理的核心任务之一，标准化建设为档案安全提供了制度和技术保障。一方面，标准化的档案保管条件（如温湿度控制、防火防潮措施）能够有效降低档案损毁风险。另一方面，通过建立责任追溯机制，明确档案管理各环节的责任人，可以增强工作人员的安全意识，减少人为失误或疏漏。此外，标准化的档案备份和灾备方案能够确保在突发事件（如自然灾害、系统故障）发生时，档案数据仍能得到有效保护和恢复。

3. 促进档案资源开发利用

档案的价值在于利用，标准化建设为档案资源的深度开发和高效利用奠定了基础。首先，标准化的档案著录和元数据管理能够提高档案信息的完整性和准确性，便于后续的数据分析和挖掘。其次，统一的档案数字化标准（如扫描分辨率、文件格式）有助于实现档案资源的跨平台共享，避免因技术标准不统一导致的数据孤岛问题。此外，标准化的档案开放和利用机制能够规范档案的查阅、复制和传播流程，既保障档案安全，又提高服务效率，从而更好地满足社会公众和科研机构的需求。

4. 提升基层治理能力

基层档案管理标准化建设不仅是档案业务的需求，更是提升基层治理能力的重要手段。标准化的档案管理能够为基层政府决策提供真实、完整的数据支持，例如在民生服务、社会治理、政策评估等方面发挥重要作用。同时，规范化的档案公开机制有助于增强政府透明度，促进公众监督，提升政府公信力。此外，标准化的档案管理还能为历史研究、文化传承提供可靠的一手资料，助力地方文化建设和历史记忆保存。

5. 适应信息化发展趋势

在数字化转型的背景下，档案管理标准化建设是适应信息时代的必然要求。电子档案的普及使得档案管理从传统的纸质模式向数字化、智能化方向转变，而标准化则是实现这一转变的关键。例如，统一的电子档案管理系统接口标准能够实现不同部门、不同层级之间的数据互通，避免信息割裂。同时，标准化的数据格式和安全协议能够确保电子档案的长期保存和合法合规使用，为未来的智慧档案建设奠定基础。

总之，基层档案管理标准化建设在提升管理效率、保障档案安全、促进资源利用、增强治理能力和适应信息化发展等方面具有不可替代的作用。推进标准化建设不仅是档案事业发展的内在需求，更是服务经济社会发展的重要举措。未来，应进一步强化标准体系建设，推动基层档案管理向更高水平的规范化、科学化方向发展。

二、基层档案管理标准化建设面临的困境

当前，基层档案管理标准化建设在推进过程中面临诸多现实困境，这些问题的存在严重制约了档案管理水平的提升和档案事业的发展。深入分析这些困境，对于制定有针对性的解决方案具有重要意义。

1. 制度体系不完善

基层档案管理制度建设存在明显短板。首先，许多基层单位尚未建立系统完备的档案管理制度体系，现有的管理规定往往零散不成系统，缺乏整体性和协调性。其次，部分单位虽然制定了相关制度，但内容过于笼统，缺乏可操作性，难以指导实际工作。再次，制度执行力度普遍不足，存在 " 有制度不执行 " 的现象，导致制度形同虚设。最后，监督考核机制缺失，对制度执行情况缺乏有效的监督和评价，难以形成制度落实的长效机制。

2. 基础设施薄弱

档案保管的基础设施条件普遍较差。在硬件设施方面，多数基层单位的档案库房面积不足，无法满足档案存储需求；库房设计不合理，缺乏必要的防火、防潮、防虫等功能区划；温湿度调控设备配备不足，难以达到档案保管的环境标准。在设备配置方面，档案装具陈旧落后，缺乏专业的档案密集架、防磁柜等设备；信息化设备配置不足，扫描仪、服务器等基础设备短缺。这些基础设施的不足，严重影响了档案的安全保管和有效利用。

3. 专业人员匮乏

档案管理队伍建设面临严峻挑战。从人员结构来看，基层档案管理人员普遍存在 "三少 " 现象：专业人才少、专职人员少、年轻人员少。从专业素质来看，多数档案管理人员缺乏系统的专业培训，对档案管理标准和规范掌握不足，难以适应标准化管理的要求。从队伍稳定性来看，档案管理岗位人员流动频繁，很多单位将档案管理视为 " 养老岗位 "或 " 过渡岗位 "，导致工作缺乏连续性。此外，档案管理人员的职称晋升渠道不畅，职业发展空间有限，影响了工作积极性。

4. 信息化水平低

档案管理信息化建设明显滞后。在数字化进程方面，多数基层单位的档案数字化率较低，大量纸质档案尚未完成数字化转换，制约了档案信息资源的开发利用。在系统建设方面，电子档案管理系统建设滞后，有的单位仍在使用单机版管理软件，无法实现档案信息的网络化管理和共享。在技术应用方面，大数据、云计算等新技术在档案管理中的应用几乎空白，智能化管理水平较低。在标准规范方面，电子文件归档和电子档案管理缺乏统一的技术标准，影响了信息系统的互联互通。

5. 经费投入不足

档案管理工作的资金保障严重欠缺。在预算安排方面，多数基层单位没有将档案管理经费纳入年度财政预算，经费来源不稳定。在资金使用方面，有限的经费主要用于人员工资等基本支出，用于基础设施改善、设备更新、信息化建设的资金严重不足。在资金来源方面，经费渠道单一，主要依靠财政拨款，缺乏多元化的资金筹措机制。这种经费短缺的状况，直接制约了档案管理标准化建设的推进速度和质量。

6. 管理体制不顺

档案管理工作机制存在诸多不畅。在机构设置方面，许多基层单位没有设立专门的档案管理机构，档案管理职能往往由办公室或其他部门兼管，导致管理责任不明确。在协调机制方面，档案部门与其他业务部门之间缺乏有效的沟通协调，档案收集、整理等工作难以得到其他部门的配合。在业务指导方面，上级档案部门对基层单位的业务指导和监督不够，标准化建设的推进缺乏专业支持。在考核评价方面，档案管理工作在单位绩效考核中的权重较低，难以引起足够重视。

7. 思想认识不到位

对档案工作的重视程度亟待提高。在领导层面，部分领导干部对档案工作的重要性认识不足，存在 " 重业务轻档案 " 的倾向，将档案管理视为可有可无的辅助性工作。在职工层面，普遍缺乏档案意识，不注重文件材料的规范形成和及时归档。在社会层面，公众对档案的认知度和利用率较低，档案的社会价值未能得到充分体现。这种思想认识上的偏差，是制约档案管理标准化建设深入推进的重要因素。

基层档案管理标准化建设面临的困境是多方面、深层次的，既有客观条件的限制，也有主观认识的不足；既有硬件设施的短板，也有软件建设的缺陷。这些问题的存在，反映了档案管理工作在基层单位中的边缘化地位，也凸显了推进标准化建设的紧迫性和艰巨性。只有正视这些困境，深入分析其成因，才能找到切实有效的解决对策，推动基层档案管理标准化建设取得实质性进展。

三、推进基层档案管理标准化建设的对策

针对基层档案管理面临的制度缺失、基础设施薄弱、专业人才不足、信息化滞后及经费短缺等问题，需系统化推进标准化建设。以下从五个方面提出具体对策建议：

1. 完善制度体系，强化规范执行

制度是档案管理标准化的核心保障。首先，需结合《档案法》及地方条例，制定覆盖档案收集、整理、保管、利用全流程的管理制度，明确岗位职责与操作规范。例如，细化归档范围、分类标准、保密等级等，避免因制度模糊导致管理混乱。其次，制定配套实施细则，针对不同门类档案（如文书、科技、民生档案）提出差异化要求，增强可操作性。最后，建立动态监督机制，通过定期检查、绩效考核等方式确保制度落地，对违规行为予以问责，杜绝“有规不依”现象。

2. 加强基础设施建设，保障档案安全

基层单位应严格对标《档案馆建设标准》，改善硬件条件。一是升级库房设施，配备防火、防潮、防盗系统及恒温恒湿设备，确保纸质档案长期保存；二是设置独立档案室，实现办公区与库房分离，避免交叉风险；三是配备数字化加工设备（如扫描仪、服务器），为信息化转型奠定基础。对经济薄弱地区，可采取“分步改造”策略，优先解决安全隐患（如电路老化、屋顶渗漏），再逐步完善功能分区。

3. 提升人员素质，建设专业队伍

人才短缺是制约标准化的关键因素。建议采取以下措施：一是定期组织业务培训，内容涵盖档案整理技能、信息化工具应用及新法规解读，并纳入继续教育学时考核；二是通过“引培结合”充实队伍，招聘档案学或信息技术专业人才，同时对在岗人员开展“一对一”帮带培训；三是建立激励机制，将档案工作纳入职称评聘或职务晋升评价体系，稳定队伍流动性。此外，可探索与高校合作建立实习基地，既补充基层人力，又培养后备人才。

4. 推进信息化建设，实现高效管理

数字化转型是提升管理效能的必由之路。一是加快存量档案数字化，优先扫描高频利用件（如婚姻、土地档案），建立全文数据库；二是部署电子档案管理系统，实现自动归档、在线检索及权限管控，并与政务平台对接，促进数据共享；三是强化网络安全，采用异地备份、加密传输等技术防范数据泄露。需注意的是，信息化建设应避免“重系统轻流程”，需同步优化业务流程，确保电子文件从生成到归档的全周期规范化管理。

5. 加大经费投入，建立长效保障机制

稳定的资金支持是标准化建设的前提。一是将档案经费列入单位年度预算，明确支出比例（如不低于办公经费的 5% ），保障日常运维；二是争取专项资金，针对数字化、库房改造等项目申报财政补助；三是探索多元化筹资，如通过政府购买服务、社会捐赠等方式补充资金缺口。经费使用需注重绩效管理，避免重复投入或浪费，确保“好钢用在刀刃上”。

基层档案管理标准化建设是一项系统性工程，需制度、设施、人才、技术、资金多维度协同发力。只有坚持问题导向，因地制宜制定实施方案，并通过常态化监督确保措施落地，才能从根本上提升档案管理质效，为基层治理现代化提供坚实基础支撑。

基层档案管理标准化建设是一项系统工程，需要从制度、设施、人员、技术、资金等多方面协同推进，形成长效机制。 随着信息技术的快速发展和档案管理理念的不断更新，基层档案管理标准化建设将迎来新的机遇和挑战。一方面，大数据、人工智能、区块链等新技术的应用，为档案数字化、智能化管理提供了强大支撑，电子档案单套制管理、跨部门数据共享等新模式将成为发展趋势；另一方面，档案安全风险、数据治理难题、复合型人才需求等也对标准化建设提出了更高要求。未来，基层档案管理需在巩固传统档案规范化管理的基础上，积极探索智慧档案建设路径，推动档案工作从被动保管向主动服务转变。

为进一步推进基层档案管理标准化建设，建议相关部门加强政策支持，出台更具操作性的实施细则，并设立专项扶持资金；基层单位应提高重视程度，将档案工作纳入年度考核，确保各项措施落地见效。只有多方协同、持续发力，才能推动档案管理标准化建设迈上新台阶，为档案事业高质量发展奠定坚实基础，更好地服务经济社会发展大局。

参考文献：

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[4] 浅谈如何加强新时期基层党建档案管理工作[J]. 翟金华. 科技风,2023

[5]  解析基层党建工作中加强档案管理的重要性与对策 [J]. 罗雅琴 . 兰台内外 ,2022(10)

作者简介：姓名 张熙悦 性别 ：女，出生：1985 年6 月 民族：汉，籍贯：河北张家口 ，学历：本科 职称：中级统计师 研究方向：档案管理 单位：