政府集中采购中心档案规范化管理措施研究

政府集中采购中心是政府各项采购活动的具体执行落实机构，而该中心的档案管理工作直接关系到采购活动是否具有规范性、透明性和可靠性。近些年以来，伴随着政府采购规模的不断扩张，采购方式的日益复杂，采购事务的日益多元，档案管理的重要性愈发凸显。然而通过实地的走访调查研究发现，当前政府集中采购中心在档案管理方面还存在有认识上、方式上的不足和诸多问题，如制度不完善、流程不规范、信息化水平低等，都在一定程度上阻碍了档案管理工作的优质化推进，影响了采购活动的顺利进行，也给后续的采购监督和审计工作带来困难。因此采用多种措施和方法，优化政府集中采购中心档案规范化管理，势在必行。

一、政府集中采购中心档案管理工作存在的问题

（一）管理制度不完善

制度是各项工作得以有序推进、高质量开展的根本关键之所在。通过实际的调查研究发现，部分政府集中采购中心针对于档案管理工作的关注度不足，缺乏有较为完善的、科学的、合理的档案管理制度，尤其是并未针对于档案的收集、整理、归档、保存、借阅等各环节进行明确规定。档案工作人员也只是依据自己原本的工作经验来完成工作，这导致在实际档案管理过程中随意性较强，很容易出现档案丢失，数据不完整等多种问题。

（二）档案管理人员专业素养不足

档案管理工作具有较强的复杂性，需要具备一定专业知识和技能的人员来承担，然而通过实际研究发现，在一些政府集中采购中心，档案管理人员大多是兼职人员，并没有系统的接受过档案管理教育和培训，他们对于档案管理的法律法规、业务知识技能了解不够深入，在工作过程中漏洞百出，无法按照当前的国家规范进行档案的分类管理整理，导致档案管理效能质量不高。

（三）档案管理信息化程度较低

在多媒体信息技术快速发展的当下，信息技术融入于档案管理之中，能够有效助推档案管理工作优化完善。然而当前部分政府集中采购中心档案管理依旧停留在手工管理模式，信息化建设滞后，无法实现电子化储存、检索利用，还有部分政府虽引进了数字化技术，推进速度相对滞后。

二、政府集中采购中心档案管理优化的措施方法

（一）加强管理制度的优化完善

政府集中采购中心应根据国家的相国法律和档案管理要求，结合本单位实际情况进行档案管理制度的优质化构建、可操作性制定，要涵盖档案管理的各个环节，包含有收集、整理、归纳、保存、借阅、销毁等，实现各项工作规范可靠运行，以此来使档案管理工作更具有可靠性和优质度。在档案收集环节应明确要收集的档案种类、资料范围、时间节点，档案整理环节也应针对于不同的档案类型进行编号、装订要求的明确，借阅环节也应建立起较为严格的审批制度、登记制度。同时还需要加强对各项制度落实的监督管理，要由政府集中采购中心的管理人员牵头构建档案督察小组，确保各项制度能够得到有效落实，确保档案管理工作能够得到可持续性推进优化开展。

（二）加强对管理人员的进一步培训和教育

为切实提高档案管理人员的综合素质、综合能力，实现档案管理工作的优质化推进可持续性开展，确保采购工作透明度提升，可靠性提高，政府集中采购中心应定期组织档案管理人员参加专业培训，培训内容应包含有档案管理的法律法规、业务知识、操作技能以及信息化技术。通过多方面的培训使得档案管理人员明确档案的各项业务流程，不断运用更加先进的技巧、方式、方法，使得档案以更加清晰的方式进行呈现。在档案管理人员培训过程中，除加强对其理论培训外，还应引进实践培训以及职业道德培训，使他们的责任意识、敬业精神得以全面优化和提高。

（三）加强对信息化技术的全面引进

档案管理信息化是近些年以来我国关注的核心重点，同时也是推进档案管理工作优化完善的关键核心之所在。所以现阶段应进一步加大对档案管理信息化建设的投入，建立起档案管理信息化系统，利用信息化系统实现档案的全方面储存，既能够保证档案存储的效率，质量，完整性，同时也能够为后续档案的使用快速检索奠定坚实基础，在推进信息化建设过程中还应高度关注档案的安全问题，定期由相关工作人员对档案信息库进行系统检查修复，防止有病毒入侵以及各类系统漏洞，确保档案信息的安全。此外还需要加强对档案人员信息化培训，实际能够熟练掌握信息系统的各项功能。

综上所述，政府集中采购中心档案规范化管理，是切实提高政府采购工作效率和质量的重要保证，通过更进一步加强对档案管理制度的优化，人员的培训，信息化技术的引进，政府集中采购中心档案管理工作能获得长足的进步和发展，全面助力我国政府集中采购工作的透明度提高，优质度提升，为政府公共支出管理提供更加有力的支持。

【参考文献】

[1] 张逸静 . 我国政府采购档案管理工作现状和优化策略研究 [J].江苏科技信息 ， 2024， 41 （22）： 83-86.

[2] 秦琴 . 大数据在物资集中采购管理中的应用 [J]. 船舶物资与市场 ， 2021， 29 （10）： 1-2. DOI：10.19727/j.cnki.cbwzysc.2021.10.001.