新发展格局下事业单位档案服务效能提升策略

引言：当前，我国正处于构建新发展格局的关键阶段，事业单位作为公共服务的重要载体，其档案管理工作不仅是信息资源的“蓄水池”，更是服务社会、支撑决策的重要基础。随着数字化转型的加速推进，传统档案服务模式在响应效率、资源共享等方面逐渐暴露出短板，通过系统性改革实现效能跃升，仍需进一步探讨[1]。

一、当前事业单位档案服务的现实困境

事业单位档案管理领域长期存在 " 重保管轻利用 " 的思维定式，这种传统惯性严重制约了公共档案资源的社会效益转化。档案部门往往将工作重心置于实体档案的物理保存层面，形成了 " 库房即终端 " 的封闭管理模式，使得大量具有公共价值的档案资料长期处于 " 沉睡 " 状态，难以有效对接社会需求。传统服务模式的局限性主要表现在两个维度：从服务定位看，部分单位仍将档案管理简单等同于资料保管工作，忽视其作为信息枢纽的知识服务功能。这种认知偏差导致档案服务停留在被动响应的初级阶段，缺乏主动对接社会需求的意识与机制。从服务方式看，线下窗口服务仍占据业务总量的 68% 以上（据 2022 年行业调查报告），数字化服务平台建设普遍滞后于政务服务整体发展水平。多数机构尚未建立智能检索系统与移动服务终端，导致服务响应速度难以突破物理空间限制。多元化服务渠道建设失衡，跨平台数据共享接口标准化程度不足，使得档案信息资源无法有效接入社会服务网络，形成 " 信息孤岛 " 效应，造成服务效能低下的根源在于管理思维的代际落差，部分管理者将档案安全与开发利用机械对立，过度强调保密性要求而忽视合理开放原则，导致大量脱密期届满的档案资源仍处于 " 休眠 " 状态。在技术应用维度，尽管多数单位已推进档案数字化进程，但数据治理体系缺失致使结构化数据占比不足 35% ，难以支撑深度分析与智能服务。更关键的是，现行考核机制偏重档案保管的完整性指标，对资源利用效率、服务创新成效等关键绩效缺乏量化评估，客观上形成 " 重藏轻用" 的逆向激励 [2]。

二、新发展格局下事业单位档案服务效能提升的路径设计

（一）构建智慧档案服务体系

技术融合应用是推动档案服务智能化的核心驱动力，通过整合人工智能、光学字符识别及区块链技术，可实现档案全生命周期管理的技术迭代。基于深度学习的档案自动分类系统，能够解析非结构化数据并建立多维度标签体系，使传统目录检索升级为全文语义检索。分布式账本技术的引入，则为电子档案存证提供不可篡改的信任机制，有效解决档案凭证效力认定的法律难题。基础设施重构需以平台化思维推进资源整合。构建覆盖全机构的统一数字档案平台，需重点解决异构系统兼容性问题，通过中间件技术打通部门间数据接口。采用混合云架构搭建的 “云档案库”，既满足涉密档案的本地化存储需求，又可实现公开档案的多终端同步访问。在长三角某市试点的档案信息枢纽，已实现户籍、房产等六大类民生档案的跨部门实时调取，审批材料精简率达 40% 。服务场景延伸应聚焦用户体验优化。移动端服务平台开发需遵循最小化授权原则，采用生物特征识别技术确保远程查档安全。电子证明开具功能应嵌入政府服务 APP 生态，通过数字签名技术实现 “一键生成、即刻验证”。在线预约系统的智能分配算法，可依据用户地理位置与业务类型动态调配服务资源，将传统窗口服务的平均等待时间压缩 67%[3]。

（二）推动服务模式创新

需求导向的服务转型需建立精准识别机制，运用大数据分析技术构建用户行为模型，可识别政府决策支持、企业合规审查、个人权益维护等差异化需求。针对科研机构的知识服务需求，可开发专题数据库与知识图谱；面向公众的民生档案查询，则需简化检索逻辑并增加语音交互功能。服务供给的精准度提升，有赖于元数据标准的统一与语义关联技术的深化应用。服务能级跃升需要前置性干预机制。建立档案信息预警系统，可通过预设关键词实时捕捉政策热点与民生焦点。当立法机关启动特定领域法规修订时，系统自动推送相关历史档案与典型案例，将被动查阅转化为主动知识供给。某省级档案馆构建的 “政策回溯数据库”，已为 63% 的地方性法规制定提供史料支撑。资源价值释放需平衡开放与安全的关系。建立档案开放审核的动态评估机制，对保密期限届满的档案实施分级解密。探索档案资源的社会化开发模式，通过 API 接口向研究机构定向开放脱敏数据。红色档案数字化成果的云端展览、历史文献的文创开发等实践，既拓展了档案文化传播渠道，又创造了新的公共服务价值增长点[4]。

（三）完善长效管理机制

标准化建设是档案数字化转型的根基，在参照《电子文件归档与电子档案管理规范》基础上，需针对新型载体档案制定专项标准。电子档案的长期保存格式应兼容开源与商用系统，元数据方案设计需预留扩展字段以适应技术演进。某中央机关推行的电子签章互认标准，已实现全国范围内23 类电子档案的跨域验证。安全防护体系需实现全流程覆盖。构建基于零信任架构的访问控制模型，通过持续身份验证机制降低越权访问风险。数据加密策略需区分存储态与传输态，对敏感字段实施二次加密处理。建立覆盖物理环境、网络传输、应用系统的三级审计日志，确保操作行为可追溯。某直辖市档案部门部署的量子加密传输通道，使数据泄露风险降低90% 以上。人才结构优化是可持续发展的保障。推动档案学专业教育体系改革，增设数据治理、信息安全等核心课程。建立从业人员数字技能认证制度，将区块链存证、大数据分析等纳入继续教育必修内容。通过政校企联合培养模式，某省已培育出 300 余名兼具档案管理与信息技术能力的复合型人才，人员知识结构更新周期缩短至 2.5 年。效能提升工程需注重实施路径的协同性。技术架构升级应与管理制度改革同步推进，服务模式创新需以风险防控机制为前置条件。通过建立 PDCA 循环改进机制，持续监测平台运行指标、用户满意度及社会效益转化率，形成动态优化的服务体系。只有实现技术创新、模式革新与制度更新的三位一体，才能全面释放事业单位档案服务的治理效能。

结语：

新发展格局下，事业单位档案服务效能的提升既是机遇也是挑战。通过构建智慧档案服务体系、推动服务模式创新与完善长效管理机制的协同推进，档案服务可从“后台保管”走向“前台服务”，成为支撑国家治理现代化的重要力量。未来研究可进一步探索档案服务在乡村振兴、应急管理等特定场景中的应用，持续释放公共信息资源的社会价值。

参考文献：

[1] 李凤荣. 关于事业单位档案数字化建设的几点思考[J]. 黑龙江档案,2023, (02): 248-250.

[2] 邵敏 . 浅谈事业单位档案管理及服务效能提升 [J]. 黑龙江档案 ,2021, (06): 74-75.

[3] 胡秀华 . 提升事业单位档案服务效能的思考 [J]. 黑龙江档案 , 2021,(03): 272-273.

[4] 梁明 . 数字中国视角下事业单位档案信息化管理的优化路径分析[J]. 办公室业务 , 2025, (08): 31-33.