医院人事档案管理业务流程优化与信息化探讨

一、医院人事档案管理业务流程优化的作用

医院人事档案与其他企业单位的管理方式不同，需要对其进行单独收纳，并交给专人独立保管。传统的档案管理方式下，医院缺少对新型技术的应用，管理方式过于落后，以至于在后续档案调动中工作效率较低，只能交由负责人员进行调取。如果使用者在进行档案调动时缺少负责人员的帮助，可能无法精准定位到所需档案，不仅增加了查找难度，还容易导致档案信息不完整，影响正常使用，进而增加管理人员的管理难度。医院通过引进先进信息技术进行人事档案管理，能够实现对档案的全面整合，不仅扩大了储存空间，还能够帮助管理人员精准定位所需档案，整合所需材料。当需要调取档案时，管理人员只需要输入相关的关键词，就能够快速查询到有关内容，提高工作效率。同时，将信息化技术应用到医院人士档案管理业务中，还能够实现对档案的有效保护，有效降低工作难度。档案管理人员在进行档案存储时，只需要将相关信息上传至计算机中，就能够有效地进行整合保管，这样在后续调动档案时，就能够减少对原件的损伤，更好地保证各项数据的精准度。另外，还能够实现对人事档案的有效备份。传统的档案保护下会占用到大量的空间，还需要专门的工作人员进行看管，如果档案受到破坏缺失，很有可能会造成信息泄露的问题。信息化的应用可以有效降低这一风险的出现，降低建设资金的投入，并对档案内容进行有效保护[1]。

二、医院人事档案管理信息化管理方式

（一）构建管理机制，落实制度应用

在医院人事档案管理业务流程优化与信息化发展中，相关部门应构建专业的管理机制，并落实制度在实际中的应用，以推动档案管理的发展。这就需要医院发挥自身作用，积极推进人事档案管理信息化，并结合自身的优势作用，制定出符合适合的档案管理机制。医院在制度应用中，应加强对人事档案管理信息化发展的监督，以便及时发现问题并提出专业指导，促使制度顺利进行。在完善的制度下，医院将制度作为管理手段，能够有效推进人事档案管理业务的规范开展，实现智能发展，促使档案得到有效保护，实现高效管理。

（二）推动数字发展，提升信息效果

在医院人事档案管理信息化发展中，需要投入大量的资金、技术、人才等。通过引进智能技术，能够为医院建立起数据资源库，实现对档案的有效管理。同时，还要定期在医院开展专业交流会，鼓励相关管理人员参与其中，更新专业技能，提升工作能力，推动人事档案管理业务的发展。另外，医院还可与三方机构建立起线上平台，加强各部门间的联系，简化工作流程，使各个部门能够有效推进医院的信息化发展，进而组建专业技术团队，提升管理效果。

（三）加强信息管理，加强信息保护

人事档案的安全管理是医院需要重视关键环节，为了使信息得到有效储存与保护，医院可以对档案管理信息化进行分类，以提升保护力度。医院人事档案管理信息化可以从两个方向出发。首先是外部安全。外部安全主要来源于信息化管理过程中硬件设施受到的恶意破坏或意外损伤，导致档案信息出现损坏。这就需要加强对档案储存地址进行调查，将风险性降到最低，并对信息储存方式与应用设备进行严格管控，减少外部各种因素的接触，从而确保外部安全。其次是内部安全。内部安全主要是由于受到网络病毒的攻击，加上相关管理人员缺少防范意识，导致档案信息出现泄露。这就需要医院加强监督管理，对信息储存位置做好监督，定期进行维护，降低网络病毒出现的可能。同时，还要加大资金投入，并引进专业人才，尤其是要对档案管理人员进行严格考核，定期开展培训课程，促使他们时刻保持保密意识，学习最新技术，有效保护档案保存。因此，为了有效保护医院人事档案信息安全，需要从外部与内部一起出发，增强风险预警，提升管理效果，使档案信息更加准确可靠 [2]。

（四）坚持以人为本，建设专业团队

在医院人事档案业务管理中，医院要坚持好以人为本的观念，加强人才团队建设，使档案管理业务流程实现信息化发展，进一步提升管理效果，促使人才得到不断进步发展。医院人才涉及专业技术人才与管理人才，其中，档案管理人才虽然对专业性的要求不是最高的，但却是最重要的一个环节。随着医院的不断发展，对档案管理的要求也在不断提高，这就需要档案管理人员不断增强自身专业性，提升责任意识，有效保护档案信息不被泄露，有效开展工作。同时，档案管理人员还要具有前瞻意识，积极创新管理方式，借助信息技术，优化工作方式，提升工作效率。通过不断提高档案管理团队的质量，能够有效推动人才的发展，从而吸引更多人加强对这项工作的了解，并使他们参与到这项工作中，为档案管理事业注入源源不断的力量。因此，加强医院人事档案管理团队建设，是当前需要持续关注的项目。

结语

面对当前不断发展的时代背景，加强医院人事档案管理业务流程优化及信息化发展成为了重要的发展目标，这需要从多个角度出发，不仅要有效保障档案信息安全，还要推动其发展。同时，还要紧跟时代的步伐，在多方努力下推动档案管理信息化的发展，进而带动医院不断前行。

参考文献

[1] 罗雪梅 . 医院人事档案管理业务流程优化及信息化实践 [J].办公室业务 , 2023(16):165-167.

[2] 卢春宇 . 医院人事档案的业务流程优化及信息化研究 [J]. 兰台内外 , 2022(32):7-9.