如何做好办公室文件与档案管理一体化管理工作

关键字：办公室；文件；档案；一体化

引言

在数字化时代，办公室工作正从传统模式向智能化、精细化转型，传统文件与档案管理相分离的模式，已难以适应新时期的管理需求。办公室文件与档案管理一体化，是对文件与档案管理工作全流程进行创新的管理模式，能够实现文件到档案的无缝衔接、高效利用，消除业务梗阻，实现“一份文件全程管、一套系统全程用”的管理目标，为新时代办公室工作高质量发展注入新动能。

一、完善制度体系，夯实管理基础

在数字化时代，办公室文件与档案管理需要建立全生命周期的标准化制度体系，为实现一体化管理奠定基础。办公室应制定文件与档案一体化管理的标准，将文件的起草、流转、归档、保管、利用这 5 个阶段制定相应的操作标准，以 1 个总则 +N 项标准为矩阵，实现文件与档案的全流程标准化管理。例如，针对图纸类文件，要求关联相应的模型数据，针对项目文件，要求关联相关的实验数据，以此确保归档文件的完整性、可验证性。对于文件与档案标准，应明确纸质、电子、特殊载体文件的转换标准，使用 PDF、OFD 等稳定、长效的保存格式，确保管理工作规范。同时，为确保制度体系落地，办公室需要建立三层管理体系，分管领导、部门负责人、档案管理人员的职责和量化考核指标应进一步细化。对于文件与档案，需要关联全流程负责人的信息，并将文件与档案管理质量纳入部门考核，形成制度、执行、考核的闭环管理。最后，考虑到数字化时代的文件与档案管理新形势，应针对数字化管理风险，建立安全管理体系。根据岗位、项目、文件与档案的保密等级，对文件与档案的使用权限进行细分，涉密文件应采用双因子认证，纸质文件与档案的使用需要做好登记、签名，跟踪使用情况，电子档案的使用需要对应的使用权限，确保文件与档案管理的全过程可追踪、可溯源。

二、优化业务流程，强化协同运作

在办公室文件与档案管理一体化下，原有的文件与档案管理工作流程已难以适应一体化的形式，优化业务流程是保障一体化管理实现的基础。办公室需要以数字化流程为核心，对现有流程进行解构和再造，构建文件生成、流转、归档、利用的全链条协同机制。依托数字化办公平台，集成档案管理系统，打造全流程数字化档案管理通道。在文件起草环节，同步匹配归档模板，自动加载保管期限、保密等级。在审核环节，嵌入文件智能校验，对文种匹配程度、电子签章是否有效进行验证。对于需要跨部门流转的文件，需要在系统中开设流程，预设好文件分类标签，针对不同文件、报告的类型，自动关联模型、数据等辅助材料，解决传统管理工作中文件散落在各个部门的痛点。在文件归档方面，应在办结环节嵌入智能助手，系统自动抓取起草人、审批链、关键词等数据，智能匹配归档类目。最后，要加强文件与档案管理工作与其他业务部门的协同，实现“两条腿走路”。办公室应打通文件档案管理与其他业务部门的壁垒，将文件档案管理系统与其他业务系统的数据进行整合，对于跨部门的综合性文件，由

1 个主要部门牵头，其他部门补充，确保归档文件“一件一码”。

三、加强人员培训，提升专业素养

办公室文件与档案管理一体化，是对管理体制、方法、标准等各个要素的创新，因此需要加强人员培训，提升专业素养，使人员能够适应新的管理形式，具备实行一体化管理的能力。办公室应构建分层分类、学用结合的培训体系，从文件档案管理理念的创新入手，过渡到数字化管理技能培养，最后结合办公室文件与档案管理一体化的实际情境，增强管理人员的复合能力。对于新入职的员工，应实施“双师带教制”，由业务骨干成员和档案管理骨干成员带领新员工全流程跟岗实践，使新员工掌握基础规范。对于在职的档案管理人员，应开设数字化技能培训课程，传授员工数字化系统使用、智能档案管理等新技术的应用。对于管理人员，则需要重点从战略视野切入，将办公室文件与档案一体化管理的方向、数字化发展方向等作为主要培训内容。在培训的同时，要注意学练结合，组织全体人员参与文件与档案的全流程管理实践中，在实践中逐渐适应一体化管理，为办公室文件与档案的高质量管理赋能。

四、推进技术融合，提升管理水平

要实现办公室文件与档案的一体化管理，还需要推进技术融合，为管理赋能。办公室应打造文件档案管理的“一站式”平台，把日常办公系统、业务系统、档案管理系统打通，从文件起草开始，系统自动收集文件基本信息，全流程数字化流转，不需要反复进行拷贝粘贴，能够避免文件信息出错。同时，系统中要融入智能模型，识别文件类型，自动进行分类，扫描纸质文件变为可编辑的电子文件。同时，智能模型还能够自动生成文件归档目录，提醒文件归档，将管理人员从重复性工作中解放，只需要对文件与档案管理进行把关。同时，要在系统中为文件与档案添加认证，在文件与档案流转的全过程中，修改、查阅的记录都可以追溯，确保文件不被篡改。最后，办公室应开发手机 APP，APP 应支持新建各类格式的文件，支持语音转文字、审批签字、查找档案等各类操作，确保文件与档案一体化管理的灵活性。

结束语

在数字化时代，传统的文件与档案管理难以适应企业发展需求，为顺应数字化时代，跟随企业发展步伐，办公室需要推进文件与档案管理一体化建设。在实践中，办公室需要完善制度体系，优化业务流程，加强人员培训，推进技术融合，如此能够推进文件与档案管理的一体化，进一步提升管理效能。

参考文献

[1]田艳梅.信息化背景下办公室档案精细化管理路径分析[J].兰台内外,2025,(09):43-45.

[2]张琳清.办公室档案管理工作的优化分析[J].办公室业务,2024,(24):9-11.