新时期档案管理工作创新策略分析

摘要：在当今时代，数字化浪潮正以前所未有的力量重塑着各个领域的发展格局。新时期被视为数字化转型的关键时期，信息技术赋能企业档案管理，可以有效提升档案资源的开发利用效率，为知识资产的流动和开发创造便利条件，但是也对档案管理工作带来巨大挑战。档案管理面临缺少专业技术人才、数据安全与隐私保护难度大以及信息化系统建设运维费用高等困境，本文立足新时期档案管理的重要意义，提出了档案管理创新的具体策略，希望能够为企业档案管理创新提供参考借鉴。

关键词：数字化转型；档案管理；创新策略

档案作为企业运营的核心记录载体，不仅承载着企业历史脉络、技术沉淀与成果积累，更在知识管理体系中扮演关键角色。伴随信息化技术的深度渗透，现代企业档案管理的功能范式正经历从静态知识存储向动态知识治理的结构性转变。在数字化转型的时代语境下，档案管理的效率、精准度要求与安全防护机制已成为企业管理的核心关切点。企业档案管理的数字化转型，本质上是通过信息技术赋能，将档案管理流程与云计算架构、大数据分析、人工智能算法等前沿技术深度耦合，构建集档案采集、存储、检索、利用于一体的智能化管理体系。如何在技术应用与管理实践中建立多维度的风险防控体系，实现档案管理的安全性、可用性与经济性的动态均衡，亟待从理论框架与实施路径层面展开系统性探索

一、新时期创新档案管理的意义

（一）提高信息化水平，促进档案资源共享。数字化转型能推动档案管理的信息化发展，使档案信息能被更加便捷地存储、检索和共享。在传统档案管理模式中，纸质文档不仅占用大量空间，且查阅档案的效率较低，信息的利用率较低。通过引入数字化技术，档案管理系统能够实现数据的电子化存储，形成可供多部门、多层级实时调用的资源库，破除“信息孤岛”，极大提高档案资源的利用率。档案管理信息化水平的提升，不仅有利于档案管理人员更高效地管理资料，也为跨部门协作和信息资源共享创造了条件，使档案资源能在更广泛的场景中发挥更大的作用。

（二）提升档案的安全性与管理效率。信息技术的进步，为档案管理的安全提供了有力保障。传统纸质档案容易受潮、损坏，且存在遗失风险;而针对数字化档案，则可以通过云存储、加密技术、访问控制等措施，有效保护其完整性和安全性。数字化档案管理系统能够

对档案的访问权限进行精细化控制，通过设置防火墙等手段，降低敏感信息的泄露风险，同时提升档案管理的规范化水平。此外，数字化系统还能够自动执行文件的整理、分类、备份等工作，减少人工操作的时间投入，降低了错误发生的可能性，能大幅提升档案管理的效率。

（三）推动档案服务数字化转型，满足多元化需求。数字化转型不仅仅是管理方式的改变，更为档案管理的服务创新提供了契机。随着社会需求的多样化，档案管理的功能不再局限于单一的文件保存，而是逐步扩展至信息咨询、决策支持、教育研究等多方面。数字化的档案管理模式能够借助大数据、人工智能等技术，对档案数据进行深度挖掘与分析，从而为政府部门、企业、学术机构等提供精准的数据支持。例如，通过对历史数据的分析可以发现某些社会发展规律，为政策制定提供依据。同时，基于互联网技术的档案服务也更加便利，用户可以通过线上平台自主访问和查询档案资料，档案管理单位能够更好地满足公众的多元化需求。

二、新时期档案管理中存在的问题

（一）缺少专业技术人员。数字化转型要求档案管理人员具备高度专业化的技术能力。然而，目前的档案管理人员普遍存在能力不够的问题，特别是在信息技术和数据管理方面，难以满足日益复杂的档案管理需求。数字化档案管理不仅仅是档案的归档和存储，更涉及数据分析、信息系统操作、网络安全维护等多项专业技能，传统的档案管理人员在面对这些高技术要求时显得力不从心。同时，档案管理岗位的专业培训体系尚未完善，人才储备难以跟上数字化转型的步伐，导致企业难以保障档案管理团队的专业水平。人才短缺使得档案管理存在工作效率低、出错率高等问题，影响了数字化转型的进程。

（二）数据安全与隐私保护问题。档案管理数字化转型后，会将大量重要数据存储在信息平台上，数据安全与隐私保护成为必须重视的问题。部分档案数据涉及企业的核心信息，若数据泄露或遭受网络攻击，不仅会影响企业形象，还可能引发法律风险，造成巨大的经济损失。数字化转型背景下，档案管理所依赖的技术包括云计算、大数据和人工智能等，而这些技术的开放性加大了档案数据的安全风险。与此同时，数据的广泛共享和跨部门调用，也让权限控制、数据加密等隐私保护措施更加复杂。

（三）信息系统建设成本高。信息系统的建设和维护是档案管理数字化转型的基础，而这一环节往往需要大量的资金投入。企业需要投入大量资金和资源建设高性能的存储设备、服务器和安全防护系统，以保障数据的存储、传输和使用的稳定性及安全性。此外，档案管理系统的更新和技术支持也需要持续的资金投入，使系统能够应对快速变化的信息技术环境。然而，高昂的系统建设和维护成本使得一些企业对档案数字化管理望而却步。对于中小型企业而言，建立一套完整的数字化档案管理系统更具挑战性，对系统硬件、软件的持续投入将给企业带来较大的财务压力。信息系统建设成本高是限制档案管理数字化进程的主要因素，尤其是对需要兼顾成本和效益的企业而言，资金限制严重影响了档案管理的现代化步伐。

三、新时期档案管理的创新策略

（一）构建信息化平台。信息化平台的构建是档案管理数字化转型的重要支撑，它通过集成化的系统架构和高效的数据处理能力，能使档案管理更加智能和便捷。信息化平台将档案的收集、存储、检索、共享等流程系统化，显著提升了管理效率。同时，通过集成大数据、云计算等技术，信息化平台能够有效保障数据安全、优化资源配置，档案管理可以实现从单纯的存储管理向信息资源开发利用转变，为企业的决策与创新发展提供数据支撑。在企业档案管理的数字化转型过程中，企业应以信息化平台为核心，通过集成各类数据资源，打造一套高效的信息管理系统，以全面解决档案资料繁多、流程复杂、查阅困难等传统管理痛点。对高科技企业而言，信息管理系统能够精准对接生产、研发等多个部门的档案需求，通过集中化的数据存储与共享机制，实现档案跨部门调用，使各部门能够高效利用档案资源，提升协同作业效率。同时，企业还应将档案数据存储于云端，使档案存储和检索更加快捷，提升存储工作的灵活性，确保档案信息随需调用，全面支持企业内部的各类信息查询和资源整合需求。此外，信息管理系统还能推动档案管理的智能化升级，通过OCR技术自动识别档案内容，减少人工干预，有效降低档案管理的人力和时间成本。对于需要长期保存的关键文档，信息管理系统提供了自动备份和多重安全防护功能，极大降低了档案意外丢失的风险。总之，信息化平台不仅提升了档案管理的精准度和效率，还满足了各业务部门对数据的实时需求，使企业在信息时代具备更强的适应力。

（二）推动技术应用。信息技术的引入为档案管理自动化提供了强有力的支持。利用人工智能（AI）和机器学习等技术，档案管理系统可以自动识别、归类和索引各种类型的数据，提高档案的分类效率和准确性。这种自动化分类不仅减少了人工操作的误差，还能够显著

提升档案检索的便捷性。信息技术的参与使传统的手动档案管理流程逐渐智能化、自动化，实现了档案资源的高效管理和利用，在数字化转型中发挥着重要作用。以高科技企业档案管理转型为例，企业可以通过信息技术，对复杂的档案资料进行自动化分类和精准管理。系统在上传文件的过程中，借助OCR技术自动识别文本内容并分类存储，形成高效的数据流转流程。企业应利用人工智能的相关算法，使系统逐步掌握档案分类的特征和标准，实现对新上传档案的自动归档。通过智能系统的加持，企业在管理大量档案数据时可以显著减少人力投入，并缩短档案分类和调用的时间。同时，通过自然语言处理（NLP）技术分析文档内容，按照文件内容的主题或用途自动生成标签，进一步增强档案的可查性。企业通过此方式能建立一个精准高效的档案分类网络，系统可以根据关键词快速定位相关档案，使档案资料的查询更加灵活。对于涉及机密的技术档案，智能系统还能在档案存储时自动识别其安全级别，并分配相应的访问权限，有效防止数据泄露。此外，通过数据分析功能，可以实时监控档案的使用情况，识别访问频率较高的档案类型，为企业决策提供参考数据。借助自动化归档和智能分类的方式，企业能够更全面地进行档案信息资源的开发与利用，使档案不再是静态的资料，而是贯穿于企业业务流程的动态信息资源，从而增强企业在数字化时代的竞争力。

（三）强化数据安全措施，完善隐私保护制度。随着档案管理的数字化转型，数据安全和隐私保护成为不可忽视的关键问题。数字化档案存储在信息平台上，面临着数据泄露、恶意篡改、网络攻击等多重风险。完善的安全管理制度不仅要求对档案数据进行加密和权限控制，还需要建立多层次的安全防护体系，以确保档案在存储、传输和使用过程中不受外界干扰。强化数据安全和隐私保护措施，不仅能保障档案的完整性和安全性，更能提升企业的风险管理能力，为数字化档案管理提供可靠保障。在实践中，企业应积极利用多重加密技术，确保档案数据在存储和传输中的安全性。加密数据可以有效防止未经授权的访问，通过密钥管理，使数据只能被相关人员读取。同时，企业可以建立严格的权限分配机制，对不同级别的人员分配不同的访问权限，从根本上防范数据泄露的风险。在系统架构上，应配置网络防火墙和入侵检测系统，通过实时监控与防护，防止外部攻击对档案数据库造成破坏。此外，企业还应实行定期的数据备份与恢复机制，以应对突发状况，确保在数据意外丢失或损坏时能够快速恢复数据。在定期进行异地备份后，即使遭遇灾难性事件，档案数据仍能够通过异

地服务器得以保留。企业应定期审查和更新安全策略，以适应不断变化的技术环境。借助数据日志功能，企业可以记录和监控档案系统内所有的访问和修改操作，追溯操作行为，一旦出现异常情况能够迅速定位责任主体，提升档案管理的透明度和可追溯性。在档案隐私保护方面，企业应采用双重验证（2FA）等身份验证措施，提升系统的安全性，防止未经授权的人员获取档案数据。企业可以定期对管理人员进行数据安全培训，使其了解当前的信息安全威胁和最新的防护措施，增强其安全意识。通过这些系统化的安全措施和管理手段，企业得以在档案管理数字化转型中构建完善的数据安全防护体系，实现档案隐私的有效保护，从而提升档案的可靠性。

四、结语

新时期通过构建信息化平台、推动技术应用、强化数据安全措施，提升档案的利用效率和管理质量。同时，这些创新方法有效应对了专业人才短缺、系统成本高昂、数据安全隐患等实际问题，能为企业的档案管理提供稳固保障。通过在实践中不断优化管理手段，企业可以在数字化背景下实现档案资源的高效整合和科学利用，发挥档案管理在企业信息化进程中的作用。