乘“科技”之风，铸“高效”管理

在全媒体时代的大背景之下，报社的档案工作正面临着颇为关键的转型机遇，信息技术得到广泛应用，这为档案工作给予了全新的发展动力，传统的纸质档案正逐渐朝着数字化以及网络化的方向迈进，当前许多报社已经着手探索运用信息技术手段来提升档案工作的效率，然而在具体的实践过程当中，依旧存在着诸多问题。怎样充分借助信息化手段去创新档案工作模式，提高档案资源的利用效率，优化档案服务水平，这是报社档案工作者需要认真思考并加以解决的关键课题，鉴于此，深入剖析信息化背景下报社档案工作的创新路径有关键的现实意义。

一、报社档案信息化建设现状分析

当下报社档案信息化建设已然取得了一定成效，不过依旧存在着不少欠缺之处，大多数报社都构建起了电子档案管理系统，达成了文字、图片以及音视频等多种形式档案的电子化存储，在硬件设施层面，配备了档案扫描仪、数码相机这类数字化设备，为档案数字化工作构筑了基础条件。然而档案信息化建设依旧面临着一些难题：档案信息系统功能比较单一，难以契合多样化的需求，档案数字化标准缺乏统一，不同部门之间的数据难以实现共享，历史档案数字化的进展较为迟缓，大量珍贵资料未能得到及时转化，档案信息系统运维方面投入不足，系统稳定性有待提升，档案检索功能存在欠缺，无法快速定位到所需资料。部分报社对档案信息化建设的重视程度不足，专业人才短缺，档案工作人员信息技术应用能力有限，这些情况影响了档案信息化建设的整体成效[1]。

二、报社档案信息化建设的主要内容

（一）档案数字化加工与存储

档案数字化加工工作应当依照规范化流程来开展，以此保障电子档案有准确性与完整性，在对纸质档案进行扫描时，需采用300 至 600dpi的分辨率，保证其清晰度可达到标准要求，图片档案应采用 JPEG、TIFF 等主流格式给予存储，而音视频档案则采用 MP4、WAV 等标准格式进行保存。电子档案存储运用分级备份机制，对于关键档案设置异地容灾备份，并且要定期开展数据完整性检查，在档案数字化加工过程中，设置了防尘、防静电等保护举措，配备专业扫描设备与存储设备，在数字化加工之前，要对档案进行预处理，涉及清洁除尘、破损修复等工作，加工完成之后进行质量检查，以保证电子文件与原件保持一致。

（二）档案信息系统平台构建

档案信息系统平台基于 B/S 架构构建，运用模块化设计思路，该系统囊括档案采集、整理、存储、检索等基础功能模块，可支持多种类型档案的统一管理，权限管理模块可达成分级授权，以此保障档案信息安全，元数据管理模块能规范档案著录标准，利于档案分类整理，系统还设置了档案借阅、统计分析等扩展功能，方便档案的使用。数据库选用关系型数据库，构建了档案信息索引，提升检索效率，系统接口进行标准化设计，支持与其他业务系统对接，实现数据共享[2]。

（三）档案资源共享机制完善

报社档案资源共享机制的建设要突破传统思维的限制，去创新共享方式，需构建统一的档案资源共享平台，达成新闻采编、广告经营等业务部门之间档案资源的互通，要制定档案信息共享标准，规范元数据著录规则，以此保证各类档案数据格式的统一，设置档案资源开放目录，明确共享的范围和权限。在档案共享平台配备智能检索工具，支持全文检索、关键词检索等多种检索方式，同时建立档案资源利用统计制度，记录共享使用的情况，为资源的优化提供依据。

三、报社档案信息化建设的创新路径

（一）档案采集方式创新

档案采集工作创新性地运用“移动采集”模式，借助智能终端设备达成档案信息的实时采集，于新闻采访现场可直接采集音视频资料，并自动生成元数据信息，采用电子表单取代传统纸质表格，以此简化档案采集流程，同时开发便携式档案采集APP，其支持离线采集以及同步上传，档案采集设备配备了图像防抖、智能降噪等功能，提升采集质量。在档案采集时会自动关联时间、地点等信息，丰富档案描述，另外设置档案采集模板，规范采集要素，以此保证信息完整性。

（二）档案检索方式优化

档案检索功能对多种检索方式给予优化整合，涉及分类导航、关键词以及全文等多维度检索形式，检索系统有模糊匹配、联想提示等辅助功能，以此提升检索的准确率，检索结果支持多种排序方式，如按照时间顺序、相关度等进行排序，系统可自动记录用户的检索习惯，并据此提供个性化的检索建议。检索界面设计得简洁且直观，操作起来十分便捷，检索结果会展示档案缩略图以及关键信息，可快速识别，系统还支持对检索结果进行二次筛选，精准定位所需档案[3]。

（三）档案服务模式升级

档案服务模式的升级着重突出“主动服务”这一理念，将以往被动等待的方式转变为主动推送，根据用户需求的具体特点，定期向用户推送与之相关的档案资源，同时开通网上预约借阅服务，以此支持电子档案可在线调阅，另外还提供档案资源专题汇编，契合专项研究的需求，建立档案咨询服务平台，以便可及时解答用户提出的疑问，并且开发档案资源利用指南，用来指导用户有效地利用档案。档案服务采用多种渠道的方式，覆盖网站、移动端等平台，同时建立服务评价反馈机制，依靠这一机制持续改进服务质量。

四、结语

信息化时代已然来临，这为报社档案工作给予了全新的发展机遇，借助引入现代信息技术手段，可切实提升档案工作的效率，在实际的实践过程当中，需要从档案采集、存储、检索以及利用等多个不同环节着手，构建起完备的信息化工作体系，借助创新档案工作的方式，优化档案服务的模式，不断提高档案资源的利用效率。还应当重视档案信息的标准化建设，强化档案信息系统的功能完善，持续推动档案信息化建设朝着更高水平迈进，为报社的经营发展提供有力的支持。

参考文献

[1] 胡阳阳 . 信息化背景下报社档案管理工作探究 [J]. 中国报业 ，2024，（05）：126-128.

[2] 唐丽华 . 信息化背景下档案资源开发利用探究 [J]. 中国档案 ，2020，（07）：62-63.

[3] 袁颖亨 . 大数据背景下档案信息化管理方法分析 [J]. 科学与信息化 ，2025，（11）：190-192.