电子档案长期保存与安全管理的关键技术及策略研究

作者简介：戴理洋，女（1983.10-），汉族，湖南宁乡，助理馆员，本科学历，主要研究档案

摘要：本文聚焦电子档案长期保存与安全管理，深入剖析关键技术及管理策略。通过对电子档案特性及保存安全需求的分析，系统阐述数据存储、格式转换、加密等关键技术，同时提出完善法规标准、强化组织管理等管理策略，旨在为电子档案的长期安全保存提供理论与实践参考，推动电子档案管理工作的高质量发展。

关键词：电子档案；长期保存；安全管理；关键技术；管理策略

一、引言

在信息技术飞速发展的当下，电子档案凭借存储便捷、检索高效等优势，在政务、金融、医疗、科研等各领域广泛应用。从政务系统中的电子公文流转，到医疗行业的电子病历存档，电子档案已成为信息管理的重要载体。然而，电子档案面临存储介质老化、格式过时、易被篡改、遭受网络攻击等诸多挑战。例如，早期的软盘、光盘等存储介质逐渐淘汰，相关读取设备难觅踪迹；一些专用软件格式的电子档案，随着软件停止更新，面临无法打开的困境。因此，深入研究电子档案长期保存与安全管理的关键技术及策略，对确保档案真实性、完整性和可用性意义重大。

二、电子档案的特性及保存安全需求分析

2.1 电子档案的特性

电子档案以二进制代码存储，具备数字化、易修改、设备软件依赖性强、存储密度高及信息共享性强等特点。其数字化特性虽便于信息处理与传输，但也导致内容易被无痕篡改，难以辨别真伪。依赖特定设备和软件读取的属性，使旧格式档案易因软件更新而无法打开。高存储密度虽有利于海量数据存储，却因单点故障风险加剧数据丢失隐患；强信息共享性在提升利用效率的同时，也增大了信息泄漏风险。

2.2 电子档案保存安全需求

电子档案保存需满足真实性、完整性、可用性和保密性。真实性确保档案反映原始状态，保障信息可靠；完整性要求内容、结构及背景信息完整，避免数据缺失或篡改；可用性强调档案能被及时、准确检索读取；保密性则需防止敏感信息外泄。这些需求的实现，依赖关键技术与管理策略的协同应用。

三、电子档案长期保存与安全管理的关键技术

3.1 数据存储技术

数据存储是电子档案长期保存的基石。磁盘阵列（RAID）利用数据冗余策略提升可靠性，如RAID 5采用分布式奇偶校验，可在单盘故障时保障数据完整，适用于对存储性能要求高的场景。磁带存储凭借大容量、低成本、长保存期的优势，成为大规模电子档案离线备份的首选，LTO磁带单盘可达数TB存储量，能在离线环境下保存数十年。云存储以其便捷访问、弹性扩容的特性被广泛应用，但需警惕云服务提供商数据泄露及黑客攻击风险，选择时需综合考量档案规模、使用频率与安全成本。

3.2 格式转换技术

电子档案格式多样且迭代迅速，格式转换技术是保障长期可读性的关键。将文档转换为PDF/A格式是主流方案，该格式作为国际标准，通过嵌入字体、图像等资源，摆脱对特定软件的依赖，确保档案在未来软件环境变化时仍可准确呈现。转换过程中需借助专业工具并严格执行质量校验，防止数据丢失或格式错乱。

3.3 加密技术

加密技术是电子档案保密性的核心保障。对称加密算法（如AES）加密效率高，适合处理海量数据，但密钥管理复杂；非对称加密算法（如RSA）安全性更强，常用于密钥交换与数字签名，不过加解密速度较慢。实际应用中常采用混合加密模式，先通过非对称加密安全传输对称密钥，再利用对称加密实现高效加密，兼顾安全与效率。

3.4 数字水印技术

数字水印技术通过在档案中嵌入版权等信息，实现版权保护与完整性验证。其具备不可见性、鲁棒性和可检测性：嵌入后不影响档案使用，能抵御压缩、裁剪等常规操作，且可通过专用算法提取水印信息，为侵权追溯提供证据。根据嵌入方式分为空间域和频域水印，适配不同类型档案的保护需求。

3.5 数据备份与恢复技术

数据备份与恢复是防范数据丢失的关键防线。全量备份完整复制所有数据，恢复简便但存储成本高；增量备份仅保存变化数据，节省空间但恢复流程复杂；差异备份折中两者，备份自上次全量备份后的变化数据。为确保备份有效性，需建立定期验证机制，通过模拟数据丢失场景进行恢复演练，优化恢复流程，保障档案数据的快速复原与业务连续性。

四、电子档案长期保存与安全管理的策略

4.1 完善法规标准体系

我国电子档案法规标准存在滞后、操作性弱等问题。需完善法规体系，明确电子档案法律证据效力、管理责任、保存及销毁流程，为管理提供法律支撑。同时，制定统一细化的技术标准，规范数据格式、存储设备性能、加密算法及数字水印技术，增强不同地区、部门间电子档案的兼容性与互操作性。此外，建立健全监督机制，定期开展专项检查，惩处违规行为，表彰合规单位与个人，推动法规标准有效实施。

4.2 强化组织管理

设立专业电子档案管理机构，明确档案管理、信息技术、业务等部门职责。档案管理部门负责档案全流程管理；信息技术部门保障存储系统与管理软件稳定运行；业务部门确保档案及时准确收集。制定科学管理制度与流程，把控档案全生命周期管理。加强部门协作，建立跨部门协调机制，定期召开联席会议，解决管理难题，形成管理合力。

4.3 提升人员素养

人员素养关乎电子档案管理质量。定期开展专业培训，涵盖管理理论、关键技术应用与软件操作，邀请专家授课并组织学术交流，拓宽知识储备。强化安全意识教育，通过案例分析、攻防演练等方式，提升管理人员风险认知与防范能力，使其掌握数据泄露应急处理方法。建立激励机制，将管理成果与绩效考核、职称晋升挂钩，激发人员学习创新动力，打造高素质管理队伍。

4.4 加强安全防护与监测

构建全方位安全防护体系。网络安全方面，部署防火墙、IDS、IPS、防病毒软件，实时监测拦截攻击；物理安全层面，对数据中心和存储设备实施门禁控制、视频监控、温湿度调节、防雷接地等防护措施，降低设备损坏风险；访问控制上，采用多因素身份认证结合最小权限原则，按需分配访问权限。搭建实时安全监测平台，运用大数据与人工智能技术，通过日志分析、行为识别，及时发现异常并触发预警，实现快速响应处理。

五、结论

电子档案长期保存与安全管理是一项复杂的系统工程，需要关键技术与管理策略的深度融合与协同应用。通过合理运用数据存储、格式转换、加密等关键技术，结合完善法规标准、强化组织管理等管理策略，能够有效保障电子档案的真实性、完整性、可用性和保密性。随着人工智能、区块链、量子计算等新兴技术的发展，电子档案管理面临新的机遇与挑战。未来，需持续探索新技术在电子档案管理中的应用，不断创新管理模式，推动电子档案管理工作向科学化、规范化、智能化方向迈进，为社会发展提供可靠的档案信息支撑。

参考文献：

[1]路晓艳.电子档案长期保存策略与技术标准研究[J].中国品牌与防伪，2025，（05）：170-172.

[2]张红娟.电子档案与纸质档案的一体化管理研究[J].办公室业务，2025，（08）：13-15.

[3]许靖皎.电子档案长期保存中的信息安全问题与对策研究[J].兰台内外，2025，（10）：4-6.