档案数字化建设的现状与发展策略

作者简介：龙友生，男（1979.01-），苗族，湖南凤凰，助理馆员，大专学历，主要研究档案管理

摘要：随着信息技术的飞速发展，档案数字化建设已成为档案管理领域的重要趋势。本文深入探讨了档案数字化建设的现状，分析了其中存在的数字化程度不均、标准化程度不足、信息安全风险加大等问题，并在此基础上提出了加强顶层设计、推动技术创新、强化标准引领、注重人才培养以及加强国际合作与交流等针对性的发展策略，旨在为我国档案数字化建设的深入推进提供有益参考，助力档案事业实现高质量发展。

关键词：档案数字化；现状分析；发展策略

一、引言

在数字化浪潮席卷各领域的当下，档案作为历史与文明的记录者，其数字化建设意义深远。通过扫描、OCR识别等技术，纸质、音视频等多元档案资源得以转化为数字信息，经网络互联与计算机管理，形成有序信息库。这一举措不仅提升档案管理效率、打破资源共享壁垒，更契合国家治理现代化需求，能精准回应社会多元档案信息需求。故而，深入剖析档案数字化建设现状并探索发展策略，对推动档案事业高质量发展、服务社会具有迫切且重要的现实价值。

二、档案数字化建设的现状

2.1 档案数字化管理体系逐步完善

各级档案馆积极推进电子档案管理系统建设，实现档案信息全流程数字化管理。以山东省档案馆为例，其构建了覆盖馆藏档案的文件级、案卷级目录数据库，以及全文、照片、音视频等多元数据库，并建立数字档案资源总库与长期保存库，依据网域安全需求分设利用库。这一模式不仅显著提升档案管理效率，还通过多库协同保障了档案信息的完整性与安全性。同时，各地档案馆持续加强数字化档案的保护维护工作，为档案资源的长期可用提供坚实支撑。

2.2 数字化技术应用持续创新

我国档案数字化深度融合现代信息技术，形成多元技术应用体系。扫描技术作为基础手段，实现档案文件的快速数字化采集；OCR识别技术将图像文字转化为可编辑文本，大幅提升档案检索效率；数字水印技术则有效增强档案信息的真实性与防伪性。此外，云计算、大数据等前沿技术加速赋能档案管理，通过大数据分析精准匹配用户需求，提供个性化服务；云计算技术优化存储架构，降低管理成本，推动档案信息向智能化管理与服务模式转型。

2.3 数字化服务网络全面拓展

各地档案馆以数字化服务平台为核心，构建起多层次、广覆盖的档案服务体系。重庆市建成区域性档案资源共享平台并接入全国网络，整合16类民生档案资源超千万件，实现市、区县档案馆互联互通，提供“一站式”民生查档服务。同时，各馆通过电话、微信公众号、公众信息网等多渠道服务，结合工作日延时与节假日预约机制，将服务网络延伸至乡村、社区。此外，数字化档案展览、宣传活动的开展，进一步提升公众档案利用意识，强化档案服务的社会价值与文化影响力。

三、档案数字化建设存在的问题

我国档案数字化建设虽已取得一定成果，但仍面临诸多挑战。首先，数字化程度在地域、层级及行业间差异显著，经济发达地区与大型企业凭借资金和技术优势，快速完成数字化转型，构建起完善服务体系；而欠发达地区和基层单位因资金匮乏、技术薄弱及重视不足，数字化进程缓慢，阻碍了档案资源的协同共享。其次，标准化程度严重不足，各地在文件格式、数据标准及元数据规范上缺乏统一，导致档案信息在跨系统使用时兼容性差，检索效率低下，制约了信息的高效流通与整合。再者，信息安全风险日益严峻，部分档案管理部门防护意识淡薄，网络安全措施不到位，加上数字化外包业务监管缺失，以及新技术应用带来的新问题，使得档案信息面临泄露、篡改等多重威胁。最后，人才队伍建设滞后，档案数字化所需的复合型人才严重短缺，现有人员技术能力不足，且培养和引进机制不完善，难以满足行业对高素质人才的需求。这些问题相互交织，严重制约了档案数字化建设的高质量发展，亟需系统性解决方案。

四、档案数字化建设的发展策略

4.1 强化顶层设计与法规保障

政府需制定统一规划，明确档案数字化建设方向与重点，加大财政支持与项目补贴力度，鼓励各地积极推进数字化工作。同时，完善法规政策体系，细化电子档案管理相关法律规定，明确法律效力、管理规范及信息安全责任等内容，为档案数字化建设提供法律依据。此外，加强项目审批与监管，确保建设符合法规政策和标准规范，为档案数字化建设营造良好政策环境。

4.2 推进技术创新与应用推广

持续加大档案数字化技术研发投入，鼓励高校、科研机构和企业开展产学研合作，攻克关键技术难题。深入研究人工智能、区块链、物联网等新兴技术在档案数字化领域的应用，如利用人工智能实现档案智能管理，借助区块链保障信息安全，通过物联网提升管理智能化水平。建立技术交流平台，促进先进技术在不同地区和档案部门间共享传播，提升整体数字化处理能力和效率。

4.3 完善标准体系与监督机制

制定并完善统一、科学的档案数字化标准规范，统一文件格式、数据标准、元数据规范和工作流程等要求，确保档案信息全流程管理的规范性和一致性。加强标准规范的宣传培训，提升档案工作人员执行能力。建立标准实施监督评估机制，定期开展项目标准符合性检查，及时纠正问题，保障建设质量，为档案信息共享整合筑牢基础。

4.4 加强人才培养与队伍建设

构建多层次、多元化人才培养体系，高校档案学专业增加信息技术课程，培养复合型人才。针对在职人员，定期组织数字化技术培训与继续教育，邀请专家指导，更新知识结构。鼓励人员参与学术交流，了解行业动态。完善人才激励机制，提高待遇和地位，吸引优秀人才，通过内部培养与外部引进结合，打造专业人才队伍。

4.5 深化国际合作与经验借鉴

积极参与国际档案数字化合作交流，加强与国际档案组织及其他国家档案机构联系。通过学术会议、合作项目、互派访问学者等方式，学习国外在技术研发、管理模式和标准制定方面的经验，并结合我国实际应用。同时，展示我国建设成果，提升国际影响力，推动档案数字化建设国际化发展。

五、结论

档案数字化建设是档案事业顺应时代发展的关键路径，对提升管理效率、实现资源共享、发挥社会价值意义重大。当前，我国虽取得一定成果，但仍面临数字化程度不均、标准缺失、安全风险高、人才短缺等问题。通过强化顶层设计、推进技术创新、完善标准体系、加强人才培养及深化国际合作，可有效突破发展瓶颈。未来，伴随信息技术革新与社会需求升级，档案数字化需持续探索创新，更好地服务经济社会发展，为推进国家治理现代化注入档案动能。

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