档案信息化标准体系构建与应用研究

引言

在当今信息技术飞速发展的时代，档案信息化已成为档案事业发展的必然趋势。档案信息化不仅能够提高档案管理效率，还能更好地满足社会对档案信息的需求。然而，我国档案信息化工作中标准建设的滞后问题十分突出，尽管在纸质文件和档案的管理中形成了一整套业务标准和技术规范，但在电子文件、电子档案管理等档案信息化标准研制工作方面仍处于起步阶段，与国际先进水平存在一定差距。因此，构建档案信息化标准体系具有重要的现实意义。

1. 档案信息化现状分析

1.1 取得的成果

随着信息技术的不断发展和普及，档案信息化取得了一定的进展。许多档案管理部门已经开始采用计算机技术对档案进行管理，实现了档案信息的数字化存储和初步的网络化共享。例如，一些高校建立了人事档案网络化管理体系，通过基于档案信息的身份验证系统，对不同级别的用户授权不同的访问权限，提高了档案管理的安全性和效率。同时，档案信息资源的数字化建设也在逐步推进，一些档案馆开展了存量档案数字化和增量档案电子化工作，为档案信息的开发利用奠定了基础。

1.2 存在的问题

尽管档案信息化取得了一些成果，但仍存在诸多问题。首先，标准缺失、滞后、越位错位、交叉重复等问题严重。现有标准内容陈旧过时、内容不一致，标准体系建设缺乏系统研究与整体规划，缺乏开放性和多样性。其次，档案管理部门的信息化意识薄弱，许多单位仍然采用传统的手工管理模式，以纸质形式为主，没有充分利用计算机技术实现档案信息的数字化。此外，档案信息化硬件基础相对匮乏，扫描仪、照相机等设备的配置率不高，影响了档案信息化建设的进程。同时，信息安全保护措施不完善，高校在人事档案信息系统应用中往往忽视安全工作，存在信息安全漏洞。

2. 构建档案信息化标准体系的必要性

2.1 弥补档案信息化标准不足

我国在档案信息化建设方面的标准制定工作起步较晚，“十五”期间拟制修订的档案信息化标准规范中，有一半以上并没有完成。这导致档案信息化建设工作缺乏标准规范的指引，各地区、各单位、各部门只能按照自身的特点来进行，造成了极大的资源浪费。构建档案信息化标准体系可以填补这一空白，为档案信息化建设提供统一的标准和规范。

2.2 最大化发挥档案信息化标准功能

虽然我国已经制定了一些档案信息化建设的单个标准，但由于执行情况不理想，功能得不到充分发挥。通过构建档案信息化标准体系，运用“体系”的思想将规范档案信息化建设各环节、流程的标准进行有机整合，形成一个系统。在这个系统中，各标准之间互相联系、互相引用，标准体系的功能一定优于各标准功能的简单相加，能够更好地发挥标准在档案信息化建设中的指导、规范、引领和保障作用。

3. 档案信息化标准体系的构建

3.1 总体要求

3.1.1 指导思想

贯彻实施《国家标准化体系建设发展规划（2016—2020 年）》提出的推进档案信息化与电子档案管理标准体系建设的部署和要求，立足国内需求，兼顾国际标准体系，建立涵盖基础共性、资源建设、信息服务、信息保障和应用五部分的档案信息化标准体系。

3.1.2 基本原则

统筹规划，系统完整，避免标准之间的交叉；需求导向，重点先行，明确需优先制定的互联互通、信息共享和安全等基础共性标准；聚焦前沿，动态开放，使标准体系能适应信息技术的迅猛发展。

3.1.3 建设目标

建立并不断完善档案信息化标准体系，为档案信息化建设提供支持与服务；明确需制定的档案信息化建设关键标准清单，为系统实现互联互通、信息共享、业务协同、信息安全打好基础。

3.2 建设步骤

档案信息化标准体系按照“三步法”原则建设完成，即先进行需求分析，确定标准体系建设的目标和范围；然后进行标准制定，包括基础共性标准、资源建设标准、信息服务标准、信息保障标准和应用标准的制定；最后进行标准实施和评估，对标准的应用效果进行监测和评价，及时发现问题并进行修订和完善。

3.3 建设内容

3.3.1 档案信息化参考框架

档案信息化是指在档案领域应用先进的信息技术手段，将档案资源和档案各项管理过程数字化，形成计算机可识别、可处理的档案信息资源，通过档案信息系统的数据处理和档案计算机网络的传输，实现档案信息资源的合理配置与有序、有效开发利用。档案信息化需按照国家信息化建设的总体任务要求，依托国家信息化建设环境，以实现档案信息资源的社会共享为目标，以档案网络建设为基础，全面加强档案信息资源建设，建立和完善档案信息资源共享服务机制，建立和健全档案信息化保障体系，推动档案管理现代化。

3.3.2 档案信息化标准体系框架

包括基础共性、资源建设、信息服务、信息保障、应用五大类标准。基础共性标准主要规范档案信息化的通用性、指导性标准，如术语定义、通用需求、架构、测试与评估、管理等标准；资源建设标准涉及档案信息资源的采集、存储、管理等方面的标准；信息服务标准关注档案信息资源的共享、传播和利用等方面的标准；信息保障标准保障档案信息资源的安全、可靠和保密等方面的标准；应用标准则针对不同类型的档案信息系统和业务应用制定相应的标准。

4. 档案信息化标准体系的应用

4.1 在档案管理中的应用

档案信息化标准体系为档案管理提供了统一的标准和规范，有助于提高档案管理的质量和效率。例如，在档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等环节，都可以依据标准体系的要求进行操作，确保档案管理的规范化、标准化。同时，标准体系还可以促进档案管理的信息化建设，推动档案管理系统的升级和完善，实现档案信息的数字化、网络化和智能化管理。

4.2 在信息服务中的应用

档案信息化标准体系有助于实现档案信息资源的社会共享，提高档案信息服务的水平。通过建立统一的档案信息服务标准，可以规范档案信息服务的流程和方式，提高信息服务的准确性和及时性。例如，在档案信息的检索、查询、借阅等服务中，依据标准体系的要求，可以为用户提供更加便捷、高效的服务体验。同时，标准体系还可以促进档案信息资源的开发和利用，推动档案信息产品的创新和发展。

4.3 在信息保障中的应用

档案信息化标准体系为档案信息的安全保障提供了重要的支持。通过制定信息安全标准，可以规范档案信息系统的安全防护措施，保障档案信息的安全、可靠和保密。例如，在档案信息系统的网络安全、数据安全、访问控制等方面，依据标准体系的要求，可以采取相应的技术手段和管理措施，防止档案信息被泄露、篡改和破坏。

5. 结论

档案信息化标准体系的构建与应用是档案信息化建设的重要组成部分。通过构建科学合理的档案信息化标准体系，可以为档案信息化建设提供统一的标准和规范，弥补标准不足，最大化发挥标准功能。同时，加强标准体系的应用与完善，能够提高档案管理的质量和效率，促进档案信息资源的共享和利用，保障档案信息的安全。在未来的发展中，应进一步加强档案信息化标准体系的研究和实践，不断完善标准体系的内容和结构，推动档案信息化建设的健康发展。

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