机关档案三合一制度在公路养护项目管理中的应用

一、引言

公路养护项目因其周期长、参与主体多、技术文件异构性强等特点，档案管理长期面临分类标准模糊、归档责任分散、利用效率低下等结构性困境。[1]机关档案“三合一”制度（归档范围、保管期限、分类方案一体化）通过重构档案管理底层逻辑，为破解上述难题提供了制度性方案。

二、公路养护项目管理的特点与档案管理需求

（一）公路养护项目的特点

公路养护项目管理具有多主体协同、全周期动态管控、技术复杂度高的显著特征。[2] 其一，养护工程涵盖路基、路面、桥梁、交安设施等多专业领域，涉及技术规范、施工工艺及安全应急方案，要求档案系统完整记录设计图纸、材料检测报告、竣工图等技术文件。其二，项目周期长且呈动态循环，从前期立项（可行性研究、招投标文件）、施工阶段（工程变更单、监理日志）到验收运维（交通量数据、管养移交文件）全流程均产生持续性记录，需跨年度跟踪管理。其三，项目执行涉及养护、路政、工程等多部门协作，档案需精准关联部门职责（如养护事务部归档养护规范、路政事务部留存许可审批材料），并满足后续审计、回溯及决策支持需求。

（二）公路养护项目管理的档案管理需求

公路养护项目的复杂性与动态性要求档案管理实现：一是全周期覆盖，需完整追踪项目立项（可行性研究、招投标文件）、施工（工程变更单、材料检测报告）、验收运维（竣工图、管养移交文件）全流程记录，确保技术链条可回溯。二是专业细分化，针对桥梁、路基、交安设施等专项，按《一桥一档档案》（ 2Y⋅0L ）等分类规则独立组卷，永久保存核心参数（如结构检测报告），支撑养护决策。三是跨部门协同归档，关联养护、路政、工程等多部门职责，如路政许可档案与赔补偿档案需按保管期限分层管理，满足审计与责任溯源需求。

三、机关档案三合一制度在公路养护项目管理中的具体应用

（一）档案分类方案的应用

在公路养护项目中，分类方案的应用核心是将分散的业务档案结构化整合：其一，业务场景映射分类层级，以科技档案（KJ）为框架，按二级门类细分养护项目类型：道路工程归入基建类（ [KJ⋅JJ) ），档号嵌入机构代码标识责任部门（如公路养护事务部"GLB"）及项目编号（0001 序列），确保养护工程全流程文件（设计图、监理日志）物理聚合；设备维保归入设备类（ KJ⋅SB ），台账与维修记录绑定单台设备生命周期。其二，专业档案精细化治理，针对桥梁、路政等专项：桥梁全周期数据纳入" 一桥一档"（ ΔZY⋅QL ），档号包含桥梁编号（如0001）及永久保管标识（Y），确保结构检测报告等核心数据独立存续；路政许可（ ZY⋅XK ）与赔补偿案件（ ΔZY⋅PB ）按保管期限分层组卷（D30/D10），匹配法律溯源时效。其三，动态编码支撑项目追溯，档号通过" 全宗号门类代码·年度保管期限项目号 " 结构（如 0113KJ ⋅⋅ JJGLB0001001），实现跨年度养护项目的连续关联，避免信息断层。

（二）文件材料归档范围的确定

归档范围的界定需以业务职能为导向，明确项目全流程核心材料的存留边界。具体应用路径包括：其一，按部门职能精准划分，养护事务部聚焦技术规范（养护规范文件、管养移交文件）、监测数据（交通量数据）；路政事务部侧重行政审批材料（大件运输勘验报告、许可监督检查记录）；安全应急部留存隐患排查台账、培训记录，确保权责与归档内容高度匹配。其二，依据技术链条细化文件类型，基建类项目（ KJ⋅JJ ）涵盖可行性研究（项目建议书、地质勘察报告）、施工文件（设计变更单、分项验收报告）及竣工材料（竣工图、验收决议）；设备档案（ ΔKJ⋅SB ）需保留维保记录（调试报告、事故分析）及报废文件，支撑全生命周期追溯。其三，差异化管控文件价值，永久保存战略类材料（工程设计图、管养移交协议）及法律凭证（路政许可批复）；定期存续过程记录（施工日志、安全培训台账）；剔除临时性文件（一般会议签到表），在精简归档体量的同时保障核心业务数据的完整性。

（三）档案保管期限表的编制

档案保管期限表的编制需基于公路养护业务的实际价值与合规要求，构建差异化存续策略：其一，核心技术与法律凭证永久化。桥梁全生命周期数据（一桥一档 ΔZY⋅ΔQL ）、工程设计图及竣工材料（KJ·JJ）列为永久保存（代码 Y），确保结构安全追溯与历史研究需求；路政许可批复（ ZY⋅XK ）、赔补偿案件审批文件（ ΔZY⋅PB ）按 30 年（D30）或 10 年（D30）分层，匹配行政诉讼时效。其二，过程文件阶段性管理。施工日志、日常养护记录（如交通量数据）存续10 年（D10），满足阶段性查验；设备维保台账（ ）保留至设备报废后30 年，保障运维责任可溯。其三，动态调整支撑业务协同。

（四）信息化手段在档案管理中的应用

信息化技术为三合一制度的落地提供核心支撑，重点实现三类业务场景的数字化管控：其一，结构化编码驱动精准检索。基于档号规则（如0113-KJ·JJ-GLB-0001-001）开发电子标签系统，通过门类代码（KJ·JJ）、机构代码（GLB）、项目号（0001）等多维字段，实现养护工程文件（设计图、监理日志）的秒级定位，避免物理归档的时空限制。其二，全流程动态监控。对接业务系统自动捕获关键节点数据：路政许可档案（ ZY⋅XK ）审批流程同步生成电子案卷；桥梁检测报告（ ΔZY⋅ΔQL ）触发保管期限（Y/D30）计时提醒，确保归档时效性与合规性。其三，跨部门协同平台构建。建立权限隔离的共享数据库，养护事务部上传交通量数据、路政部门调阅赔补偿案件（ ΔZY⋅PB ），工程部关联基建档案（ (KJ⋅JJ ）竣工图，破除" 信息孤岛"，支撑一体化决策。

四、结语

机关档案三合一制度通过统一分类方案、精准归档范围、差异保管期限三位一体的管理框架，系统性破解了公路养护项目档案管理的核心痛点：以层级化门类代码（如 KJ⋅JJ/ZY⋅QL ）实现多类型技术文件（设计图纸、桥梁检测报告）的结构化整合，支撑全周期数据追溯；基于部门职能界定归档边界（养护事务部存技术规范、路政事务部留许可材料），确保权责匹配与业务覆盖完整；以差异化保管策略（永久存核心凭证、定期存过程记录）优化资源配置，同步满足法律合规与运维决策需求。

参考文献：

[1]魏静华.“三合一”管理体系下提高机关档案工作管理成效的策略研究[J].兰台内外 ,2025,(16):41-43.

[2] 邸冬梅 . 机关档案“三合一”制度编制过程中的问题及对策 [J]. 兰台世界 ,2025,(5):72-74.