基层单位档案管理规范化建设的难点与突破路径

一、引言

基层单位档案管理作为记录工作轨迹、支撑决策制定的基础性工作，其规范化水平直接关系到单位运转效率与服务质量。在当代治理体系中，档案不仅是历史凭证，更是跨部门协作、资源共享的重要载体，这与高职课程中强调的共同体意识在理念上相契合 —— 均注重通过系统性建设实现整体效能提升。

当前，基层单位档案管理仍存在诸多不规范现象，如档案收集零散、保管混乱、利用低效等，制约了其功能发挥。同时，高职课程中铸牢中华民族共同体意识的实践经验表明，系统性建设与协同推进是实现目标的关键，这为档案管理规范化提供了有益启示。基于此，本文立足基层单位档案管理实际，结合共同体意识培养中的协同理念，探索规范化建设的难点与突破路径，以期推动基层单位档案管理提质增效，同时为跨领域的规范化建设提供思路。

二、基层单位档案管理规范化的价值与工作要点

（一）基层单位档案管理规范化的价值

基层单位档案管理规范化有助于破解档案资源分散、利用不畅的困境，使电子与纸质档案形成对应衔接，为采购、人事等多部门协同工作提供信息支撑。通过建立统一标准，可消除档案收集、整理、存储等环节的盲区，理顺工作流程，提升管理效率，为深度挖掘档案中的历史经验与数据价值创造条件。另外，保障基层单位档案管理工作与深化改革战略相匹配，依托规范化管理框架引入新思想、新技术、新标准，使单位档案管理工作与时俱进。基于此，为提高基层单位档案管理工作的有效性，探析规范化管理策略显得尤为重要。

（二）基层单位档案管理规范化的工作要点

档案收集的完整性是规范化的基础。基层单位档案来源广泛且分散，需通过横向联动各部门、纵向贯穿各环节，结合内外部信息同步采集的方式，划定归档范围，确保档案能全面反映单位工作全貌，为各岗位开展工作提供依据。

档案鉴别的准确性同样关键。需以实事求是为原则，通过细致审查筛选出真实、有用的材料，剔除冗余与虚假信息，使档案能切实反映单位运营实际，为决策制定提供可靠参考。档案整理需做到分类清晰、编排有序，以部门或项目为单位形成系统化卷宗，方便随时调取利用。

三、基层单位档案管理规范化建设的难点

（一）监督机制缺乏动态性

基层单位档案管理的监督多停留在定期检查层面，缺乏实时跟踪与灵活调整，导致部分工作人员存在侥幸心理，习惯性沿用旧有做法，忽视规范流程。例如，在档案移交环节，因监督不到位，部分部门未按规定时限提交材料，造成档案断档；在利用环节，违规借阅、涂改档案的行为难以及时发现。

（二）培训体系与实际需求脱节

档案管理培训多采用统一授课形式，内容偏重理论讲解，忽视不同岗位的实际需求。例如，对档案专职人员与业务部门兼职档案员采用相同培训内容，前者缺乏进阶技能指导，后者难以理解基础归档要求。

培训方式也较为单一，多为被动听讲，缺乏实践操作与案例分析，如同某些课程中脱离实际的理论灌输，导致工作人员虽参与培训却未能真正掌握规范要领，在实际工作中仍沿用错误方法，制约了规范化建设推进。

（三）技术应用与管理融合不足

部分基层单位虽引入信息化工具，但多停留在简单扫描存储层面，未能与档案管理流程深度融合。例如，电子档案与纸质档案的对应关系混乱，检索系统功能简陋，无法实现跨部门信息共享，导致“信息化” 沦为形式。这种技术应用的表层化，如同缺乏体系支撑的工具使用，未能发挥信息技术在提升效率、强化协作方面的优势，使档案管理仍受限于传统模式，难以适应规范化建设的时代需求。

四、基层单位档案管理规范化建设的突破路径

（一）构建动态化监督网络

借鉴高职课程中通过多元互动强化共同体意识的做法，建立 “部门协同 + 实时反馈” 的监督机制。由单位办公室牵头，联合人事、业务等部门组成监督小组，定期巡查与随机抽查相结合，重点关注档案收集的及时性、保管的安全性。

引入数字化监督工具，对档案流转全过程进行记录，如电子借阅系统自动记录使用痕迹，发现违规操作即时预警。同时，建立意见反馈渠道，鼓励工作人员对管理漏洞提出建议，形成 “监督 — 改进 —再监督” 的闭环，如同通过师生互动优化课程设计一般，使监督机制始终与实际工作需求同步。

（二）打造分层分类的培训体系

参考课程建设中 “因材施教” 的理念，针对不同岗位设计差异化培训内容。对专职档案员侧重信息化管理、档案修复等专业技能；对业务部门人员则简化培训重点，聚焦本部门档案的收集范围与移交规范。

创新培训方式，采用 “案例研讨 + 情景模拟” 模式，结合工作中常见的档案遗漏、错归等问题进行实战演练，如模拟项目档案归档流程，让学员在操作中掌握规范要点。同时，建立培训效果跟踪机制，通过定期考核与日常观察，及时调整培训内容，确保培训能切实解决工作难题，如同课程教学中根据学生反馈优化内容一样，提升培训的实效性。

（三）推动技术与管理流程深度融合

以共同体意识中的协同理念为指导，将信息技术全面融入档案管理各环节。搭建统一的档案管理平台，实现电子档案与纸质档案的智能关联，通过关键词检索、权限分级等功能提升利用效率。例如，在平台中设置跨部门共享模块，相关科室可凭权限查阅所需档案，减少沟通成本。

引入自动化管理工具，如智能温湿度控制系统保障档案存储环境，电子签章系统简化审批流程，使技术不仅是辅助工具，更成为规范管理的有机组成部分。同时，定期组织技术应用培训，确保工作人员能熟练运用系统功能，避免 “有技术不用” 的现象，真正实现技术赋能档案管理规范化。

五、结束语

基层单位档案管理规范化建设是一项系统工程，其难点的突破需要借鉴多领域的实践经验，尤其是高职课程中强调的系统性与协同性理念。通过构建动态监督网络、分层培训体系、融合技术与管理流程，可有效提升档案管理的规范化水平，使其在支撑决策、服务发展中发挥更大作用。

档案管理规范化与中华民族共同体意识培养虽领域不同，但在系统性建设、协同推进等方面存在共通之处，跨领域的经验借鉴能为双方提供新的发展思路。未来，需进一步探索二者的结合点，在提升档案管理效能的同时，为基层单位中的共同体意识培育创造条件，实现管理创新与理念落地的协同发展。

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