人工智能技术在事业单位档案管理中的应用研究

在信息技术快速发展时期，事业单位档案管理工作正面临前所未有的机遇与挑战，档案作为事业单位运行发展中各类信息的重要载体，包含大量文件资料数据等内容，对其进行高效科学管理显得至关重要。传统档案管理模式主要依靠人工操作来完成，存在效率低下、准确性不足、检索困难等问题，难以满足日益增长的档案管理方面需求，人工智能技术作为计算机科学领域的前沿技术，具备强大计算能力、深度学习能力与智能分析能力，能够模拟人类智能行为实现对大量数据自动处理分析，将人工智能技术引入事业单位档案管理相关工作之中，有助于提升档案管理效率、质量以及服务水平，推动档案管理工作朝着智能化、现代化方向发展，进而更好服务于事业单位各项业务开展与决策制定，所以研究人工智能技术在事业单位档案管理当中的应用，具备十分重要的现实意义和价值。

1 人工智能技术概述

1.1 人工智能的定义与特点

人工智能是研究让计算机模拟延伸扩展人类智能的技术科学，它有以下显著特点：一是具备强大学习能力，可通过大量数据学习不断优化算法模型提高处理问题能力；二是拥有高度自动化能自动完成复杂任务以减少人工干预情况；三是具有快速计算和分析能力能在短时间内处理海量数据挖掘背后规律价值；四是具备自然语言处理图像识别语音识别等多模态交互能力让计算机和人类交流更自然便捷 [1]。

1.2 主要人工智能技术介绍

第一是机器学习，它属于人工智能的核心领域之一，能让计算机通过对数据进行学习来自动改进性能，机器学习算法可分为监督学习、无监督学习以及强化学习这几类，监督学习借助已知的输入和输出数据去训练模型以预测未知数据输出。无监督学习是在没有标记的数据里发现数据的内在结构和模式，强化学习通过智能体和环境进行交互，并依据环境反馈的奖励信号学习最优行为策略。在档案管理当中机器学习可用于档案的自动分类和价值评估等工作。

第二，是自然语言处理，其目标是让计算机理解和处理人类使用的自然语言，它涵盖文本分类、信息抽取、机器翻译、文本摘要、问答系统等多个方面。在档案管理里自然语言处理技术能够实现档案内容的语义分析、智能检索和自动编目。比如，用户可以用自然语言提问的方式在档案管理系统中检索所需信息，系统能够理解用户问题并返回相关的档案内容 [2]。

第三，是计算机视觉，计算机视觉重点研究如何让计算机获取处理并理解图像和视频信息，它涵盖了图像识别目标检测图像分割视频分析等技术。在档案管理领域计算机视觉技术可用于纸质档案数字化处理，如借助光学字符识别（OCR）技术，把纸质文档转换成电子文本以实现档案快速录入和识别，还能用于图像档案和视频档案的内容分析与检索，例如识别照片里的人物场景以及分析视频中的关键事件等。

2 人工智能技术在事业单位档案管理中的应用要点分析

2.1 档案收集环节

人工智能技术能达成档案收集自动化与智能化，借助网络爬虫技术和智能采集工具，可自动从单位内部业务系统、办公自动化系统，以及外部相关网站、数据库等多渠道收集档案信息，同时运用自然语言处理技术对收集信息实时分析和筛选，判断是否符合档案收集标准和要求。自动提取文件标题、作者、日期、主题等元数据，还将其与档案管理系统关联以实现档案信息快速准确收集，比如，事业单位可以利用人工智能采集系统，每天定时从各部门业务系统抓取业务报表、工作汇报等文件，自动完成元数据提取和分类，大幅提升档案收集效率和准确性，减少人工收集工作量和错误率。

2.2 档案整理环节

在档案整理工作领域，人工智能的机器学习算法和自然语言处理技术起着重要作用，机器学习模型可依据预设好的分类规则，以及大量已分类的档案样本开展学习，进而自动对新收集到的档案进行分类操作。比如，通过训练支持向量机（SVM）模型，能够把档案准确无误地分类到不同的主题类别当中，如行政管理、业务工作、科研项目等类别，自然语言处理技术用于对档案内容进行分析和标注工作，自动提取档案里的关键词、摘要等相关信息，生成规范化的档案目录。利用计算机视觉技术结合 OCR 技术，可以快速地将纸质档案转化成为电子文本，并且对文本进行识别和校对工作，确保档案内容具备准确性和完整性，为后续的整理和存储工作奠定坚实基础。

2.3 档案存储环节

人工智能技术对优化档案存储管理有帮助。一方面，通过数据分析和预测能依据档案使用频率、重要程度等因素合理分配存储资源，把常用档案存于高速存储设备提高访问速度，将不常用档案存于大容量低成本存储设备降低存储成本；另一方面，利用人工智能加密技术和数据备份策略保障档案数据安全性和完整性。比如，采用区块链技术对档案数据加密存储确保数据不可篡改和伪造，定期自动对档案数据备份并存储在不同地理位置，防止因硬件故障、自然灾害等原因导致数据丢失。

2.4 档案检索环节

智能检索是人工智能在档案管理应用里的重要体现，传统档案检索主要依靠关键词匹配存在问题，其检索结果往往不准确且不够全面，而基于人工智能的智能检索系统有优势，它利用自然语言处理和语义理解技术，能够理解用户提出的查询意图，进而对档案内容进行深度分析与匹配，可返回更为精准的档案检索结果。比如，用户输入上一年度人社项目进展报告，智能检索系统不仅能检索含关键词的档案，还可通过语义分析找到相关的其他档案，如项目总结和会议纪要等都会被找到。此外，智能检索系统还支持模糊查询等功能，这大大提高了档案检索的效率和准确性，方便用户快速获取到自己所需的信息 [3]。

2.5 档案利用环节

人工智能技术给档案利用提供更丰富方式与更高价值，借助数据挖掘和知识图谱技术能对档案信息深度挖掘与关联分析，从而发现档案间潜在联系和知识脉络，并为用户提供全面深入信息服务。比如，构建档案知识图谱可将不同档案中的人物、事件、时间、地点等信息关联起来形成结构化知识网络，当用户查询特定主题时，系统不仅能提供相关档案内容，还能展示相关知识图谱，以助用户更好理解利用档案信息。除此之外，利用人工智能智能推荐算法依据用户历史查询记录和行为习惯，为用户推荐个性化档案资源，提升档案利用效率和价值。

3 结语：

综上所述，人工智能技术应用到事业单位档案管理当中，给提升档案管理水平带来新机遇与变革。借助在档案收集、整理、存储、检索以及利用等环节的应用，人工智能技术能够明显提高档案管理效率、准确性和服务质量，充分挖掘档案利用价值能为事业单位决策制定和业务开展提供有力支持。但是在应用过程里也面临数据质量、技术成本、安全隐私和伦理法律等诸多问题与挑战，通过加强数据质量管理、合理控制技术成本并培养人才、强化安全与隐私保护措施、完善伦理与法律规范等应对策略，可有效解决这些问题推动人工智能技术在事业单位档案管理中广泛深入应用。

参考文献：

[1] 韩丽 .“互联网 +^, ”背景下事业单位档案信息化管理研究 [J]. 黑龙江档案 ,2024,(06):73-75.

[2] 高艳君 . 人工智能技术在事业单位档案管理中的应用 [J]. 赤峰学院学报 ( 自然科学版 ),2024,40(12):67-71.

[3] 龙玉梅 . 基层事业单位档案管理现代化的实现策略研究 [J]. 办公室业务 ,2024,(23):99-101.

作者简介：张钰（1987.2-），女，苗族，本科，湖南龙山，助理馆员，主要从事档案管理