基于表单的流程在公司OA 系统优化中的应用

引言

公司外部环境的变化和内部规范管理的要求，促使企业不断进行业务流程的优化，进而提高企业运作效率，降低企业的运营成本，使企业保持竞争优势 [2]。业务流程优化离不开信息化的支持，信息化是执行业务流程的工具和载体，它可以提高流程的运行效率和响应速度。业务流程的优化成果需要通过信息化固化下来，即利用信息技术规范业务流程，保障企业持续、健康发展。

公司 2013 年引进 OA 系统，通过 OA 系统，建立了一个覆盖公司内部范围、多组织结构应用、公司统一管理的办公平台。在系统运行之初，使用老表单实施工具，实施开发了一些表单流程，随着业务不断增加，这些表单已不能满足需求。同时老表单工具在技术方面问题凸显出来：一是采用的技术已经过时；二是在性能上落后；三是该工具独立于OA 系统，维护工作十分困难，如修改表单现有字段只能在晚上修改发布，且存在历史数据丢失的风险，大约用时 45 分钟。鉴于业务需求的增加及老表单工具的缺陷。在 OA 系统上部署了新的表单工具业务生成器，就修改表单字段而言，利用业务生成器只需 30 秒，以下所述的流程表单信息化转化是基于业务生成器实施的。

一、利用OA 系统进行流程信息化转化优势

⒈ OA 系统以网络为基础，以“工作流”为中心，具有强大的工作流程引擎插件，支撑复杂流程灵活定制，如支持多分支流程、流程节点条件判断等，还可以对流程进行调整、修改；具有流程分级监控、流程督办功能，实现对工作流的动态跟踪，以直观的图形实例显示任务的处理状态。

⒉ OA 系统业务生成器支持不同的任务节点基于任务执行人不同的表单权限：编辑、隐藏、只读。流程审核过程中涉及到很多任务环节的表单组件内容信息，但并不是所有的表单组件内容都可开放给其他人员查看。

3. OA 系统对系统用户权限控制，通过基于角色的访问控制实现对功能级权限与数据级权限管理；

4. OA系统保存了用户登录日志、操作日志，必要的时候审计与追溯。

5. OA 系统支持移动办公 , 随时随地上网就能处理待办，提高处理效率。

6. OA 系统在公司应用广泛、操作简便、无需培训即可熟练操作。

二、利用OA 系统进行流程信息化转化的基本原则

基于业务现状，与业务主要干系人沟通和确认，最大限度的还原现有业务流程。利用“互联网+”思维，结合业务场景合理的进行转化。以下两种情况不转化：一是日常业务，要求及时响应、及时反馈的日常业务与实际工作中无审批环节的业务不进行转化（例如：数据的填报、数据分析等业务）；二是已在其他专业信息系统（PM 系统、Enpower 系统、HR、财务系统等）中实现的业务流程不进行转化。

三、利用OA 系统进行流程信息化转化的建设过程

3.1 需求收集

需求收集，根据公司现有的规章制度梳理各类业务审批流程及表单，若无线下表单则与相关部门确认字段并设计电子表单。

3.2 实施搭建

流程搭建，首先根据前阶段收集的需求制作表单，并完成相关配置。对表单的标题、样式、字段属性、显示效果等进行基础配置；对每个表单设置相应的审批流程，包括设置节点和明确流转方式，配置每个节点的操作人、路径条件、审批条件等信息；对流程的每个节点配置表单填写、审批、办理、打印等操作权限。

3.3 测试上线

测试上线，完成流程表单搭建后，与业务部门一同进行真实场景的模拟。在各终端( 包括PC 端和移动端) 发起和处理测试流程，检验表单数据是否显示正确、流程路径是否通畅正确、操作权限是否分配得当等，如某流程为通过检验，则在系统后台反复调试该流程，直至其能胜任日常业务审批需要。

四、OA 系统转化企业内部控制流程的应用效果

利用OA 系统进行流程信息化转化，截至目前，公司84 个业务表单、408 个流程实现了流程信息化。

⒈ 业务审批便捷高效

以印章管理为例，以前需要打印纸质的用印申请单，逐级找领导签字后再到印章管理者处办理签字盖章手续，整个流程至少需要 3-5 个工作日 ;OA 系统上线后只需提交申请，在 PC 端、手机 APP 上、企业微信上审批，完成审批流程约1-3 个工作日，极大提高了工作时效性。

2. 工作流程规范清晰

OA 系统中，各部门结合实际工作，设计了相关工作内容的工作流程，明确了工作人员的权限，具体的工作任务落实到人，弱化了工作中人为因素的影响，提高了执行力度。同时通过 OA 系统的记录，可以对工作流程的全过程进行监控和跟踪，追溯工作的执行情况，监督工作的进展情况，规范有序地执行管理制度。而且通过网络化的工作流程管理记录，杜绝推诿扯皮，更容易发现在制度执行中存在的问题，有利于完善管理制度体系[3]。

五、利用OA 系统转化企业内部控制流程遇到问题及应对策略

1. 存在问题

有些业务由于前期缺乏管理沉淀与固化（无制度流程、表单模板等），业务管理直接进行信息化管理会造成系统开发过程中或上线后需要频繁修改与优化，影响信使用效果；由于流程设计不完善或不合理，导致系统上线后无法被应用，造成资源浪费。

2. 应对策略

在开展流程信息化转化前，业务部门评估流程成熟度，是否已将流程与表单进行固化，并在线下进行操作与验证流程的实际运作是否顺畅、是否存在例外情况等。

结语

公司内部流程管理以制度为保障，将现有业务流程、管理体系进行梳理，在 OA 系统中以“流程 + 表单”的方式转化应用，成功实现了内部办公类、集采类、信息化与档案类、财资类、党工团类、财资类、人力类等审批事项的流转自动化。这不仅提高了公司管理的规范性和可控性，更有效增强员工执行力，提升企业经营绩效与竞争力，为公司在新的经济环境下实现经济效益稳步增长创造有利的条件，促进企业健全发展。

参考文献

[1] 邱洪涛 赵建东 蒙宇村 . 承钢业务流程信息化管控系统的建设 [J]. 河北冶金 , 2015(05):83-85.

[2]褚跃龙. 基于信息化的企业业务流程优化原则及实施路径[J].商业时代 , 2013(25):102-103.

[3] 黄青菁 徐虹 秦赛君. 浅谈OA 办公系统在医院信息化管理中的应用 [J]. 办公室业务 , 2018(7):2-2.

作者简介：路广丽，（1990-09-08），女，汉族，甘肃白银，本科，工程师，信息化技术与应用、信息化项目管理。