试论高校财务会计档案管理工作中现存问题与应对措施

摘要：高校会计档案数据属于高校财务会计财务管理工作的成果，可以发挥追溯以及存储的作用，属于高校财务管理工作的关键工作。高校会计财务管理工作中，因为学校属性以及业务的特殊性，导致档案管理具有一定复杂性。因此，如何加强高校财务会计管理工作质量就成为许多学者关注的重点。基于此，本次研究介绍了高校财务会计档案管理工作现存问题，并提出构建完善的会计档案管理制度以及提高会计档案管理人员专业素养等具体方案，以期能为我国高校财务会计档案管理工作提供帮助与参考。

关键词：高校；财务会计；档案管理；问题；应对措施

引言

高校会计档案管理工作是财务会计日常工作的重中之重，一般包含会计凭证、报表以及其余核算资料等。资料凭证也被列入高校会计档案管理业务范围内。财务会计档案能够相对真实地反映各项经济活动的真实情况以及相关数据，在高校档案管理工作中发挥了至关重要的作用。但是，目前高校会计档案管理工作中仍旧存在许多问题尚未得到有效解决，怎样通过合理的方式以改善这些情况，成为许多学者研究的重点。

一、高校会计档案管理工作在内控的重要性

（一）展示了内部控制的全流程

财务会计档案管理在高等院校内部控制内发挥了显著的作用。该类型档案的产生同时是对内部控制较为真实的体现。财务会计档案能够直接反映高等院校各项财务活动的开展过程以及最终结果。经济活动的全流程都需要财务资金的支持，所以财务会计档案基本全方位包含了各种类型经济活动的所有流程，任何环节的进展流程都可以通过浏览档案了解。不仅如此，档案的特征在于严肃性与真实性，所有数据都不能二次编辑。因此，财务会计档案产生可以真实地反映内部控制的全流程。

（二）体现了内部管控的基本原则

我国行政事业单位需要积极响应我国的号召，加强对内部的管控。高等院校在实际内部控制方面，需要全方位管控全部经济活动以及业务事项。此外，还需要详细记录不同类型具有存储价值的资料，例如文字性、图表性的资料，表现出内部控制全面性与重要性的特点。伴随科学技术水平的持续提升，高等院校应使用多样化的方法开展财务会计档案集中管理工作。例如，处于当前数字化技术快速发展的背景下，高等院校财务会计档案管理工作形式也出现明显的改变，档案信息数据的记录方式有显著的变化，展现了内部管理具有适应性的特点。

二、高校会计档案管理工作在内控的现存不足

（一）高校会计档案管理系统需要升级

近几年来，高校在积极组织多样化的经济活动。因此，会计档案资源数量不断增加。如今，高校档案管理系统重点针对纸质档案相关信息数据予以集中管控，伴随信息技术快速发展，高校传统的管理系统已经无法满足实际工作的需要，特别是无力处理数量日渐增加的信息数据。近几年来，我国大部分高校开始着眼于内部规范的构建，财务核算系统也开始向数字化方向发展，因为信息技术在高校内部管理中的应用，使得档案信息存储介质也发生了显著改变。但是，目前高校采用的会计档案管理系统以及其他部门信息化管理系统并不能做到兼容，发生了信息孤岛的问题。

（二）高校的会计档案管理欠缺完善的制度

高校会计档案管理需要管理人员专业化能力有较高要求。但就实际状况而言，许多高校财务部门尚未组建专门负责该项工作的工作人员，一些高等院校财务部门构建了专门负责本项工作的专业科室。但该科室相较于其他科室而言，并未获得足够的关注与重视，科室中欠缺一些专业素质过硬的工作人员，一般情况下，聘用校内勤工俭学的学生，所以档案管理专业能力偏低。此外，档案管理工作逐渐向数字化方向发展，这就需要财务会计档案管理不仅需要具备专业知识，同时需要掌握一定数字技术，可以熟练档案管理涉及的信息技术，以提高内部控制质量与效率。

三、高校财务会计档案管理工作内控制度建设措施

（一）加强会计档案管理内部控制

高校在内部控制过程中，需要尤为重视会计档案管理，深入了解内部控制应用在会计档案管理全流程中的价值以及作用，关注预算的管理，同时在该过程中有效控制各个部门经费预算，同时结合高校此前支出状况及当年工作规划设定各个部门的预算，并将相关信息数据详细记录在案，为之后预算管理提供数据支持。另外，在分配经费过程中，高等院校应充分考虑会计档案管理工作所必需的支出，适当增加为财务会计档案工作提供的资金支持，包括平台建设以及系统维护。同时，高校应积极构建电算化档案管理系统。目前，会计电算化已经开始广泛应用在高校财务实践工作中，网络报账系统、电子发票在日常生活中的应用也更加频繁。会计电算化在为高校财务工作提供方便时，对高校电子财务信息数据的保存以及安全要求更为严格。高校财务会计工作日渐数字化发展的同时，需要高校在使用原本会计核算体系的同时，积极引入电算化会计档案管理系统，可以尝试与科技公司建立合作关系，开发具有高校本身特点的电算化档案管理系统，健全有关信息数据管理制度以及数字化文本档案的存储工作，以切实提高学校档案管理工作整体效率及质量

（二）提升档案管理人员专业素养

人力资源是管理的重中之重，新时代下高校会计档案管理工作对于工作人员提出了更高的标准与要求，不仅需要其掌握基本的会计学、档案学等专业理论知识，还需要掌握基本的信息技术知识。因此，高校需要加强队伍建设，具体可采用如下方式：第一，定期开展系统性培训，通过讲座、培训等方式讲解财务会计档案管理相关知识以及信息技术实操方式，在培训结束后还需要通过考核检验培训成果，并将考核结果和薪资水平挂钩，通过该方式可以有效提高学生的专业素养以及业务水平，使其能够熟练掌握各项业务以及工作流程，提高高校财务会计档案管理质量。第二，建立完善的档案管理制度。高校应组建专门负责管理财务会计档案的科室，并安排2-3名人员专门负责相关工作，包括档案的集中管理、保存、检索等，同时建立台账，所有会计档案浏览行为必须记录在案。另外，还需要构建台账浏览制度，任何部门要查账必须递交申请，经由财务管理人员签字确认后方可查账，且浏览以及拍照行为只能在指定档案室内进行，以确保会计档案存档的安全性，也使档案管理人员日常工作有制度可依。

结束语

高校财务会计档案管理工作室内部控制的重要措施，要不断加强高校内部档案管理工作，就需要不断提高经济财务管理水平。因此，高校应明确加强高校财务会计档案管理的重要性，明确目前管理工作存在的问题，并通过提高管理人员素养以及加强会计档案管理内部控制等具体措施，以期能为高校财务会计档案管理工作提供帮助与参考。

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作者名字：姚小莉

出生年月 ：1990年5月

籍贯：福建省龙海市

性别：女

民族：汉

研究方向 ：财务会计领域

学历 ：本科

职称：中级会计师