人力资源和社会保障局纸质档案与电子档案并行管理问题研究

人力资源和社会保障局作为服务型政府的重要职能部门，其档案管理工作关系到人事、社保、劳动保障等领域的公共服务与行政决策。长期以来，纸质档案一直是人社局管理的主要形式，但随着信息技术的发展，电子档案逐渐成为主流趋势。在实际管理过程中，纸质与电子档案往往处于并行状态，两者如何协调衔接，如何在保证档案完整性、安全性和高效利用的基础上实现优势互补，成为当前档案管理面临的突出问题。这一现实需求促使对纸质档案与电子档案并行管理模式进行深入研究和系统探讨。

一、人力资源和社会保障局纸质档案与电子档案并行管理现状分析

在人社局业务中，纸质档案主要包括人事、社保、劳动仲裁等资料，采用分类编号和卷宗式管理，存放于具备温湿度控制的专用库房。但纸质档案存在更新滞后、存储空间紧张等问题。近年来，各地人社局建设了基于 OA 系统的电子档案库，虽提升了信息利用效率，但子系统兼容性不足、数据安全投入不足依然突出。目前普遍采用“纸质为主，电子为辅”的并行管理模式，但存在纸质与电子档案更新不同步、标准不统一、重复劳动等问题，影响管理效能。

二、人力资源和社会保障局纸质档案与电子档案并行管理存在的主要问题

（一）制度与标准不完善

目前，国家层面虽有《国家电子文件管理办法》《人事档案管理暂行规定》等指导文件，但对于纸质与电子档案并行管理的具体操作流程、文件标准、归档责任主体等缺乏明确规定。以归档范围为例，部分地方仅对正式审批文件和最终裁定文书制作电子档案，而日常业务记录、审批流转单则仍仅保留纸质形式，造成信息不完整。保存期限方面，多数地方执行 10-30 年保存期限，但未统一设定不同类型材料的具体期限与转换标准。

（二）技术平台建设滞后

首先，不同业务系统数据接口标准不统一，缺乏统一的 API 设计规范。例如，社保信息系统采用 SOAP 协议，公共就业系统采用 REST协议，造成数据交换复杂。其次，备份体系普遍采用单机备份或本地硬盘保存，缺乏异地双机热备、冷备、云端备份等多层次数据容灾策略。部分地市级人社局仍使用 Windows Server 2008 或更低版本操作系统，安全漏洞频发。此外，纸质档案电子化转换设备标准不统一，有的地方使用低精度扫描仪，导致图片分辨率低于 300DPI，无法满足电子档案长期保存和法律证据要求。

（三）管理人员素质参差不齐

在信息时代背景下，传统的纸质档案仍然在使用，而电子档案因其优秀的便捷性和存储价值，对档案管理人员产生了更高的吸引力。人社局档案管理岗位人员普遍存在“兼岗”现象，这导致越来越多的档案管理人员倾向于使用电子档案进行管理，从而使纸质档案的使用率明显下降。在这个过程当中，由于纸质档案和电子档案共同存在，档案管理方面出现了问题，两种档案在管理上并没有形成有效的机制[1]。

（四）管理与资源配置问题

从宏观角度来看，电子档案和纸质档案在统筹管理方面明显缺乏认知，即二者的协同合作尚未达到实际使用标准。许多电子档案和纸质档案的管理人员未能妥善融合二者的管理方式，自然也就无法体现出二者的协同效果，所以对于电子档案和纸质档案在管理方面所存在的问题，仍然缺乏必要的认知[2]。

三、完善人力资源和社会保障局纸质档案与电子档案并行管理的对策建议

（一）健全并行管理制度体系

有必要结合实际工作需要，完善并统一《人力资源和社会保障局档案并行管理操作规程》，明确纸质档案与电子档案在管理流程中的操作标准和执行要求，确保各类档案在归档、更新和利用过程中具备一致性和规范性。如在文件正式归档环节必须同时完成纸质与电子档案录入。双向核对流程应涵盖系统自动比对与人工抽查相结合的机制，建议每半年进行一次全面普查，重点核对关键字段如身份证号码、审批编号、社保账户信息等。归档范围应明确区分：正式批复、政策文件永久保存；日常业务记录类材料保存10 年，并同步更新电子档案。为确保落实效果，应将各层级单位的档案并行管理工作纳入年度绩效考核，将执行情况与部门评优、资金拨付挂钩，形成制度化、常态化管理模式。

（二）加强信息平台建设与技术保障

人社局需优先建设基于微服务架构的一体化档案管理平台，采用RESTful API 标准，实现人事、社保、就业等业务系统数据互联互通，避免“信息孤岛”。平台需支持多格式文件存储与索引，兼容 PDF/A、TIFF、XML 格式。安全方面，应全面落实国家三级等保要求，配置防火墙、入侵检测与日志审计系统，引入混合云备份架构，采用至少两地三中心的异地容灾方案。技术层面，统一配备 600DPI 以上高精度扫描仪，支持 PDF/A 格式长期保存标准，并接入 CA 电子签章系统，确保电子档案具备法律效力。推广自动化录入技术，包括利用 AI 自动分类、OCR 智能全文检索，进一步提高档案查询效率与准确性。

（三）提升档案管理人员综合素质

人社局需明确设立专职档案管理岗位，专职人员比例不低于70% ，明确岗位资格认证要求，例如持有档案管理师相关证书。依托国家档案局及地方高校资源，组织分级分类培训，涵盖电子档案管理法律法规、系统操作、数据安全技术、OCR 技术应用等内容。建议建立信息化考核机制，定期开展岗位技能竞赛与考核测试，将成绩作为职称评定与岗位晋升的重要依据。依靠“人社 + 高校”联合培养机制，与档案管理、信息管理等相关专业合作开展定向委培和实习实训，稳定专业人才供给。

（四）优化资源配置与管理机制

应推行资源配置动态评估机制，利用成本效益分析方法，定期评估纸质与电子档案管理各项成本投入与产出 [3]。例如明确纸质档案库房维护占比、电子档案系统维护费用与实际使用率等数据，结合实际需求合理调整预算比例。在具备条件的地市人社局探索建设“智慧档案馆”，采用 RFID 智能标签和自动化立体库房系统，实现档案出入库全过程数字化、可追溯管理。推广“数据中台”建设，将各业务系统数据集中统一管理，避免平台重复开发与资源浪费。结合人工智能与大数据分析技术，充分利用档案信息开展政策服务，如失业补贴发放分析、养老保险覆盖预测等，为政府决策提供有力支撑，进一步发挥档案管理的社会效益与管理价值。

总结：

人力资源和社会保障局在纸质档案与电子档案并行管理中，既要保证传统档案的完整性，又需顺应信息化发展要求，但目前存在标准不统一、技术平台滞后、人员素质不足等问题。通过完善制度体系、升级信息平台、加强人员培训和优化资源配置，有助于实现档案管理高效、安全、规范的现代化目标，更好地服务公共管理与社会需求。

参考文献

[1] 刘洋 . 纸质档案与电子档案并行管理探究 [J]. 黑龙江档案 ，2024，（04）：217-219.

[2] 戚芳 . 纸质档案与电子档案并行管理分析 [J]. 黑龙江档案 ，2021，（06）：146-147.

[3] 党霞 . 纸质档案和电子档案并行管理研究 [J]. 兰台世界 ，2023，（S1）：75-76.