加强档案管理安全保密及信息化档案管理的思考

当前，档案信息化进程不断加快，数字档案大量产生，带来存储和管理方式的变革。但信息化也伴随着安全风险，如数据泄露、黑客攻击等问题日益突出。传统档案管理面临严峻挑战，亟需强化安全保密措施。同时，信息化建设需要技术人才和完善的资源保障。提升档案安全保密意识与信息化能力，是保障档案资源安全与高效利用的关键。

一、信息化档案管理概述

信息化档案管理是指利用现代信息技术手段，对档案的收集、整理、保存、查询和利用等全过程进行数字化、网络化管理的系统性工作。随着信息技术的快速发展，传统纸质档案管理面临诸多挑战，如存储空间有限、检索效率低和信息安全风险增加等 [1]。信息化档案管理通过建立数字档案库、运用数据库技术和云计算，实现档案数据的高效存储与便捷访问，极大提升了档案管理的科学性和智能化水平。此外，信息化还支持档案的远程共享与多部门协同，提高了档案资源的利用价值。信息化档案管理不仅保障了档案的长期安全保存，也为各级机构的决策提供了可靠的信息支撑，推动了档案管理向现代化、规范化方向发展。

二、加强档案管理安全保密及信息化档案管理的策略

1. 提升档案管理安全保密意识

档案管理的安全保密意识是保障档案信息安全的根本前提。档案内容往往涉及国家、单位及个人的敏感信息，若管理不善，可能导致信息泄露或滥用，带来法律和信誉风险 [2]。因此，必须强化档案管理人员的安全责任感，培养保密意识，明确保密工作的重要性，推动档案管理工作规范有序开展。

档案管理部门可以定期组织档案管理人员参加安全保密培训，强化法律法规和保密政策的学习，使其掌握档案保密的基本知识和操作规范。村镇或单位档案室应建立安全保密责任制，明确各岗位的保密职责。结合信息化建设，设置访问权限管理系统，确保只有授权人员能够查看或操作敏感档案。同时，开展安全演练和风险评估，发现潜在漏洞及时整改。利用内部公告、警示教育等手段，营造严谨的保密氛围，使档案安全保密工作深入人心，切实降低泄密风险。

2. 依法依规推进档案管理信息化

档案信息化建设必须依法依规进行，遵循国家档案管理法律法规及相关技术标准，确保信息化管理规范合法。依法依规推进不仅能保障档案的合法性和权威性，还能避免因违规操作引发的法律风险，提高档案管理系统的公信力和安全性。

档案管理部门在实际推进信息化建设过程中，应严格结合《档案法》《网络安全法》等相关法律法规，制定切合本单位实际的档案信息化管理制度，明确数据采集、存储、使用和销毁等各个环节的合规要求，确保各项工作依法依规开展。在项目实施阶段，应慎重选择符合国家安全标准的软硬件设备，保障数据传输和存储过程中的安全性和可靠性。与此同时，定期组织合规性自查和审计工作，及时发现潜在的违规风险并采取有效整改措施。此外，要加强与档案主管部门及相关技术机构的沟通与协调，争取政策支持和技术指导，确保信息化建设在合法合规的轨道上稳步推进。通过完善管理制度和强化日常监管，推动档案管理信息化向着健康、有序的方向持续发展，切实保障档案信息的安全和有效利用。

3. 组建信息化人才管理队伍

档案管理信息化的顺利推进，离不开专业人才的支撑。具备档案管理知识与信息技术能力的复合型人才，是保障档案数字化、智能化建设高质量发展的关键。因此，组建一支专业的信息化人才管理队伍，是推动档案信息化转型的必要条件。

档案管理部门可以采取招聘和内部培养相结合的方式，吸引具有信息技术背景的人员加入档案管理团队。同时，为现有档案工作人员提供定期培训，提升他们对信息化技术的理解与应用能力。例如，开展档案数字化处理软件操作、数据库管理、安全防护等技能培训。鼓励团队成员参与行业交流和专业资格认证，提升整体业务素质和技术水平。通过岗位轮换和项目实践，增强实战经验，打造一支业务能力强、技术过硬、反应迅速的信息化人才队伍，确保档案管理工作与信息技术深度融合。

4. 加强档案管理信息化资源建设

完善的信息化资源建设是实现档案数字化管理的基础保障。资源建设涵盖硬件设备、软件系统、数据平台及网络基础设施等，直接决定档案信息的存储安全、检索效率和服务能力。因此，应持续加大投入，打造高效、稳定的信息化资源环境。

档案管理部门应首先对现有档案资源和设备进行全面摸底，深入了解现状并明确升级改造的具体需求。结合单位实际情况，科学采购符合安全标准的服务器、存储设备及网络设备，建设统一、高效的数字档案管理平台。引入功能完善的档案管理软件，支持多格式数据的统一管理和智能检索，提升档案管理的便捷性和精准性。同时，重视数据备份和灾备系统的建设，确保档案信息能够长期安全保存，防范意外数据丢失风险。针对基层单位，可利用云服务技术实现档案的远程访问与资源共享，极大提高档案利用的便利性和覆盖面。除此之外，还需定期开展设备维护和系统升级，保障信息化资源的稳定运行和安全防护。通过完善硬件设施、软件平台和服务体系，全面夯实档案信息化管理的技术基础，为现代档案管理提供坚实保障。

结语

综上所述，加强档案管理的安全保密工作与推动信息化建设是现代档案管理的双重关键。只有牢固树立安全意识，完善保密制度，才能有效防范信息泄露和数据风险。同时，科学推进档案信息化，提升技术水平和管理效能，才能实现档案资源的高效保存与利用。未来，应持续加大对人才培养和资源投入力度，推动安全与信息化协调发展，为档案管理现代化提供坚实保障，助力各类单位实现信息资产的安全管理与价值最大化。

参考文献

[1] 王海琴 . 加强档案管理安全保密及信息化档案管理的思考 [J]. 管理学家 , 2024(9):34-36.

[2] 管珺 . 档案管理的安全保密及信息化档案管理探讨 [J]. 兰台内外 ,2024(9):23-24.