探讨电子档案的长期保存与管理方法研究

摘要：在现代信息技术高速发展的背景之下，信息的传播和保存方式已经发生了翻天覆地的变化。电子档案也正是在这样的背景之下应运而生。目前已经有很多机构在档案保存时采取电子档案形式，将实体档案进行数字化处理，由此形成文字、图表以及图像等多种形式并保存成电子文件，从而延长档案的保存时间。本文主要围绕电子档案保存的问题展开，探讨长期保存及管理方法和策略。

关键词：信息技术；电子档案；档案保存；管理方法

引言：目前电子档案的应用越来越广泛，尤其在信息化建设日渐深入的背景之下，电子档案的长期保存和管理显得尤为重要。虽然信息化带来了不少便捷，但是在电子档案长期保存过程中也面临着不少的风险，比如，计算机或者一些外设设备以及服务器等硬件在运行时间过长或者是出现损坏故障的情况下，导致电子档案丢失；如果软件遭受病毒或者网络攻击，同样有可能导致电子档案丢失或者遭受损坏的问题发生。此外，人为因素的破坏或者自然因素等，这些都是电子档案，长期保存时面临的问题。因此，加强电子档案长期保存与管理是非常有必要的。

一、搭建完善的管理制度，提升管理人员专业能力

在现代信息化技术高速发展的背景之下，传统纸质档案的管理制度和方法已经无法适应电子档案的管理需求。在进行电子档案管理的过程中，为了更好地规范管理者行为，搭建完善的管理制度是非常有必要的。按照我国相关法律，在制定管理制度的过程中要进一步明确电子档案必须有比较真实可靠的来源，还要有规范的操作程序。比如，在电子档案归档过程中要做好管控工作，特别是涉及保密性的电子档案，除了要保障其真实性和完整性之外，还需要检查硬件是否处于安全的环境中，选择具有保密资质的网络进行保存。此外在进行归档管理的过程中，还需要保障文件的密集以及保密的相关期限，这些信息都必须与原始的数据处于一致状态，以此确保电子档案的原始性。再比如，在电子文档保存的过程中，还需要设置关于权限管控的相关制度。因为在电子档案保存的过程中，不是每个人都能随意地去查询，必须按照分级的方式对档案的管理进行权限划分。为了避免电子档案在存储的过程中因为介质遭受损坏或者遭遇病毒入侵，导致电子文档丢失的现象发生。还需要建立电子档案的相关备份制度，以此加强电子档案的安全管理。当然对于档案管理人员进行信息化和技能方面的培训也是非常重要的，是管理人员能够充分掌握电子档案的基本知识和相关的操作技能，以此提升专业水平。

二、通过合适的存储方式，保障电子档案的安全性

若想电子档案长时间保存，管理人员必须找到比较恰当的存储方式。硬盘或者光盘是长期保存电子文档的有效介质，通过移动硬盘或者移动光盘的方式，将这些重要的电子档案保存下来，能大大延长电子档案的保存时间。特别是和软件保存的方式相比，硬盘或者光盘保存电子档案，具备很多的优势，都有很强的稳定性，可以选择恰当存储容量的硬盘、光盘等硬件设施。不过，在使用硬盘或者光盘进行电子档案保存管理的过程中，需要管理人员定期对这些硬件设施进行维护和检查，确保硬盘或者光盘能正常地工作。相对来说光盘或者硬盘进行备份往往是处于离线状态下的，也就是说在没有连接网络的情况下，也可以通过这些硬件设施完成备份，但同时要定期对备份信息进行检测，检测结果一旦出现异常或者是有新的数据融入的话，这时就需要进行及时的更新，将新的档案信息保存在硬盘或者光盘上。

三、做好未雨绸缪，及时备份电子档案数据信息

在电子档案保存的过程中，做好备份是非常有必要的。尤其在现代技术不断更新的背景之下，电子档案的存储格式和存储介质也会随时随地地发生各种变化。为了确保电子档案能够长时间保存，需要实时对数据进行备份，能够有效降低电子档案因为灾害发生带来的丢失问题。在电子档案管理的过程中，管理人员定期做好备份，使备份服务器的数据能够及时与最新的数据保持同步，确保备份的完整性。比如，可以将系统中的电子档案备份到云存储服务器上，以确保电子档案的安全性。在具体的备份操作过程中，需要注意的是最好采用磁带备份系统，对电子文档实施备份同时还需要定期对这些档案及相关的数据进行查询，并了解这些数据所具备的全量以及增量情况，这对新增的数据进行及时的备份。不仅如此，在电子档案备份的过程中还需要注意当档案的数量达到一定程度的情况下，可以对这些数据以及数据库系统进行热备份。

结束语：随着现代信息化技术不断发展，特别是在技术更新速度越来越快的情况下，管理人员需要多借助一些先进的技术或者创新方式，对相应的电子档案实施管理和维护。当然，在日常管理过程中还要进一步通过培训等方式增加相关管理人员的专业能力，并通过合理的制度，为电子档案的长期保存奠定好的基础。

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