浅谈建筑工程起重机械档案管理制度的构建

一、建筑工程起重机械档案管理制度构建的基本原则

（一）完整性原则

档案应覆盖起重机械全生命周期信息，涵盖基本资料、安装与验收资料、使用与维护保养资料、检验与检测资料、其他相关资料直至报废处置等各阶段资料。确保从设备基础信息到关键部件的详细记录无遗漏，为全过程监管提供完备依据。

（二）准确性原则

档案信息的真实准确是核心要求。所有记录，特别是运行数据、维护内容和检验结果，必须与实际情况严格相符。需建立严格的审核机制和责任追究制度，防范虚假信息，保证档案作为安全管理依据的可靠性。

（三）规范性原则

档案管理需遵循统一标准。资料分类、编号规则（如“一机一码”）、存储格式（纸质与电子）均应标准化、规范化。统一的规范是保障档案高效整理、便捷检索和长期可用的基础。

（四）安全性原则

确保档案实体与信息安全至关重要。线下档案需落实防火、防潮、防虫、防盗等物理防护措施；线上电子档案则需依托专业管理系统，通过数据加密、访问权限控制、备份恢复等技术手段，严防信息泄露、篡改与丢失。

二、建筑工程起重机械档案管理制度的内容体系

（一）产权档案

产权档案作为起重机械的原始依据，扮演着至关重要的角色，它包含了产品合格证、使用说明书以及其他法定资料。在进行审核的过程中，我们应当特别关注并仔细核查制造许可证的有效性，确保其在有效期内。同时，还需要对产品合格证上的信息与设备铭牌上的信息进行比对，以确保两者之间的一致性，从而保证起重机械的合法性和安全性。

（二）运行维护档案

该档案记录起重机械的运行状况、维护保养及故障维修情况。运行记录包括时间、负荷和运行状态；维护记录需明确时间、内容和操作人员；故障维修详细记录故障现象、时间和处理详情。相关单位应定期将运行维护数据上传至管理系统，并由审核部门进行线上线下记录的一致性核查。

（三）检验检测档案

汇集证明设备安全性能的关键文件，主要包括法定定期检验报告和专项检测报告（如对钢丝绳、安全装置等的深入检测）。审核需确认检测机构的合规性、检测项目的全面性、检测依据的充分性。

（四）人员资质档案

我们需要集中关注和管理那些对于操作和管理至关重要的关键信息，这些信息涵盖了操作人员的资质证书、他们的培训记录以及考核情况。在审核过程中，我们的核心任务是确保每位操作人员持有的证书是有效且合法的，他们必须持有相应的证书才能上岗工作。此外，我们还需要验证培训内容是否与岗位的安全操作要求相符合，以保证所有操作人员都具备了必要的安全知识和技能。

三、建筑工程起重机械档案管理制度的流程设计

（一）线下资料审核流程

在进行审核工作时，首先需要明确审核的主体，例如专业设备管理部门，以及该部门所承担的具体职责。审核人员应当具备相应的专业能力，以便能够根据既定的标准对提交的纸质档案进行严格的审查。这一审查过程包括对档案的完整性、准确性以及规范性进行细致的检查。审核完成后，审核结果需要以清晰明了的方式反馈给相关方。如果档案符合要求，则予以确认；如果发现不合格的情况，则必须明确指出需要整改的具体要求，确保档案能够达到规定的标准。

（二）线上平台上传流程

在完成线下审核流程并获得通过之后，各个相关单位必须依照既定的规定和要求，将所有必要的纸质资料进行扫描处理，并将扫描后的电子版文件上传至管理信息系统的指定位置。上传至系统中的内容格式必须严格遵守管理信息系统所设定的标准和规范，以确保电子档案的完整性和准确性与纸质档案保持一致，没有任何遗漏或差异。此外，管理信息系统应当具备自动校验的功能，能够对上传的文件进行格式上的合法性审核，确保所有上传的文件都符合系统所要求的格式标准，从而保证电子档案的有效性和可靠性。

（三）初审与复审流程

线上档案需经过两级审核：初审侧重细节核查，确保电子档案信息完整、清晰且与纸质件一致；复审则从宏观角度把握，确认整体流程合规、符合监管要求。两级审核形成互补，共同保障档案质量。

（四）发证与归档流程

复核通过后，系统生成使用登记文件“采用电子化方式”。同时，完成纸质档案与电子档案的同步归档。归档需科学分类（可按工程或设备类型）、规范编目（含编号、内容、时间等），确保档案长期安全保存并便于高效查询利用。

四、建筑工程起重机械档案管理制度的保障措施

（一）组织保障

设立专职管理机构与岗位，配备具备档案管理与工程背景知识的人员，明确界定设备管理方、产权单位、使用单位等各方在档案提交、记录、审核、归档中的具体职责。构建跨部门协同机制，共享必要监管信息，形成监管合力。

（二）技术保障

利用信息化管理系统，实现档案资料电子化存储、检索与管理。系统应具备数据统计分析功能，支持设备故障类型、检验不合格项等数据统计，为监管决策提供数据支持。运用大数据、云计算技术分析档案信息，应用可靠技术手段保障信息真实可靠，通过数据加密、备份恢复等技术保障档案信息安全。系统记录关键操作日志，便于追溯操作痕迹。开发移动端应用，便于现场核查人员通过扫码查看设备档案，实时上传检查记录，提升监管效率。

（三）制度保障

制定实施细则，明确操作规范和要求，包括资料提交、审核标准和归档期限。建立考核制度，将档案管理纳入绩效考核，实施相应的激励与问责措施。明确档案管理责任主体，对提供虚假资料或审核失职者进行问责，确保档案管理制度有效执行。

五、结语

构建建筑工程起重机械档案管理制度，对确保设备安全和提升管理水平至关重要。确立关键原则，包括完整性、准确性、规范性和安全性，涵盖基础与维护档案，设计科学流程，实施三位一体的保障措施，可显著提高档案管理效能。需持续优化制度，融合技术创新与管理创新，推动档案管理向更高水平发展，确保工程建设行业的安全高效。

参考文献：

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[2] 柏雪莲 . 对建筑起重机械技术档案的管理研究 [J]. 现代国企研究 , 2016,(08): 82.

[3] 陈彩霞 . 浅谈建筑起重机械技术档案的管理 [J]. 建材与装饰 , 2016, (05):174-175.

作者简介：罗媛（1979.1）女，汉族，湖南省望城县，本科，助理馆员，从事档案管理工作