新时代人事档案管理信息化建设路径探析

引言

由于信息技术的快速发展，人事档案管理信息化建设已成为提升组织管理效率与质量的核心途径。在新时代背景下，人事档案管理信息化不但要求对传统档案进行数字化处理，而且需要建立一个更为高效与安全的档案管理系统。基于此，本文重点探讨新时代背景下人事档案管理信息化建设路径，内容如下。

1 新时代人事档案管理信息化的重要价值

在信息化时代背景之下，人事档案管理的数字化转型，不但能够提升工作效率，而且可以增强数据的准确性与安全性。通过采取电子化存储与网络化管理模式，人事档案信息能够实现快速检索与实时更新，全面提高人力资源管理质量与效率。同时信息化管理还便于对人事档案进行分类和统计，为后续组织决策提供准确依据。信息化的人事档案管理还可以促进跨部门和跨区域之间的资源共享与协作。通过构建统一的电子档案系统，不同部门间能够实现信息的无缝对接，减少信息孤岛的产生，这也为员工提供了更为便捷的个人档案查询服务，有效增强广大员工的满意度与归属感。

在保障信息安全层面，人事档案信息化管理采用多重安全措施，比如数据加密和访问控制以及操作审计等等，有效提升了档案信息的完整性与保密性。通过定期备份与灾难恢复计划，能够避免数据丢失与系统故障风险的发生。新时代背景下，人事档案管理的信息化不但可以提升管理效率，而且能够为组织与个人带来诸多便利。伴随技术的不断进步，人事档案管理信息化将会更加精细化与智能化，进而为组织发展提供强有力的支持[1]。

2 信息化建设路径

2.1 提高技术人员专业素养

在新时代大背景下，人事档案管理信息化建设已经成为提高组织效率与管理水平的核心，相关人员建立电子档案系统，能够实现档案信息的快速检索与更新，保证数据的准确性与实时性。运用大数据分析技术，针对员工技能与职业发展路径进行全面分析，从而为人力资源规划提供良好依据，还可以运用云计算平台，实现档案信息的远程访问与共享，不断提升工作效率。

为更好地提升广大技术人员的专业素养，需按时举办各类培训与研讨会，积极鼓励技术人员学习新技术与新知识。建立完善的激励机制，针对在专业技能提升方面表现较为突出的员工给予奖励，充分激发出技术人员的内在动力，还要鼓励技术人员参与行业交流，不断拓展自身视野，增强自身的创新意识与解决问题的能力。

在信息化建设过程当中，技术人员还要特别重视档案管理的安全性，建立完善的数据安全管理制度，针对访问权限进行分级管理，保证档案信息更加安全。按时对系统进行安全检查与维护，避免数据出现泄漏与非法访问现象，新时代人事档案管理信息化建设和技术人员专业素养的提升是相辅相成的，通过正确运用信息化手段，加强对技术人员的持续教育与鼓励，能够推动组织的长远发展。

2.2 建立完善的管理制度

在新时代背景之下，为全面提升人事档案管理信息化建设水平，建立完善的管理制度至关重要，技术人员要确立电子档案法律地位，保证电子档案和纸质档案具备同等的法律效力，还要建立严格的数据安全保护机制，包含但不限于数据加密和访问控制以及网络安全防护等等，进而确保档案信息的隐私性与安全性。制定完善的档案管理流程与操作规范，保证档案的收集和整理，以及使用与销毁等环节均具备明确的指导原则与操作标准。

除此之外，还要建立档案管理监督机制，按时对档案管理情况进行检查与评估，保证管理制度能够获得良好执行，注重档案管理持续改进，结合人事档案管理的具体情况与需求变化，不断优化管理制度与流程，保证人事档案管理信息化建设做到与时俱进，有效满足新时代对人事档案管理的各项要求。

2.3 运用信息化技术

2.3.1 建立电子档案系统

在信息时代背景下，人事档案管理信息化建设是提升工作效率与档案利用价值的主要途径，为更好建立电子档案系统，技术人员要确立一个全面的规划方案，有效明确系统建设目标与功能以及实施步骤，然后选取适宜的技术平台与软件工具，保证系统的安全性与稳定性。电子档案系统要具有高效的数据录入和存储以及更新功能，确保数据的准确性与完整性。在实施期间，针对既有的纸质档案进行数字化处理，包含扫描和图像处理以及数据录入等多项环节。

除此之外，还要建立完善的权限管理与用户认证机制，保证档案信息更加安全，电子档案系统可以支持多用户同时在线操作，提供更为便捷的档案借阅和归还以及销毁流程。与此同时，为全面提升电子档案利用效率，系统需要集成智能检索功能，全面支持全文检索和条件筛选以及数据统计分析等各项高级功能，按时对系统进行维护与升级，更好适应人事管理的新需求与技术发展。通过采取这些措施，电子档案系统能够成为人事管理的核心工具，为组织与个人提供更为便捷而高效的服务 [2]。

2.3.2 应用云计算技术

为更好推进人事档案管理信息化建设，正确运用云计算技术特别重要，通过应用云计算平台，能够实现人事档案信息的集中化存储与高效处理。技术人员应用云存储技术，能够保证人事档案数据的稳定性与安全性，避免因为硬件故障或者自然灾害而导致数据丢失，同时，云计算还具备弹性计算能力，可以结合人事档案管理需求，动态化调整计算资源，提升资源利用效率，不断降低运营成本。

云计算平台还能够支持大数据分析与人工智能技术，能够对人事档案数据进行深度挖掘与智能化分析，从而为人力资源管理提供良好的决策支持。比如通过详细分析员工的绩效数据以及培训记录以及职业发展路径，能够为员工提供个性化的职业规划建议，并且可以帮助企业优化人才结构与提升员工满意度。

在应用云计算技术的过程当中，技术人员要特别注意数据隐私与安全问题，建立科学的数据访问控制机制，保证只有授权人员才可以访问敏感信息，还要采取数据加密技术，保证数据传输与存储过程的安全，按时进行数据备份与灾难恢复演练，保证在发生意外情况时可以快速恢复服务。将云计算技术应用到人事档案管理信息化建设当中，不但可以提升管理效率与数据处理，而且能够为人力资源管理提供强大的技术支持，是新时代人事档案管理发展的主要趋势。

2.3.3 注重用户体验

在新时代背景之下，人事档案管理信息化建设的全面推进，不单单要关注技术层面的更新换代，还要重视用户体验的优化，具体措施如下：

第一，简化用户操作流程，通过更为直观地进行用户界面设计，能够让广大用户轻松完成档案的查询和更新工作[3]。

第二，及时提供个性化服务，结合用户角色与需求，定制不同的功能模块，更好满足不同用户群体的特定需求。

第三，加强用户反馈机制，不断提高用户体验，通过建立完善的反馈渠道，及时收集广大用户的意见与建议，并调整与优化系统功能，能够更好提升用户体验。与此同时，按时对用户进行培训与指导，帮助用户更好适应信息化管理工具，不断提升其工作效率。

第四，加强数据安全与隐私保护，采取先进的加密技术与严格的数据管理政策，保证用户信息更加安全，采取透明的数据处理流程，让广大用户更好地了解自己的信息如何被使用与保护，进而增强用户对系统的信任。

3 结语：

综上所述，本文重点探讨新时代人事档案管理信息化建设路径，不但能够提升档案管理质量与效率，而且可以帮助用户更好地了解自身的技术如何被使用与保护，获得比较好的效果，因此能够为相关人员提供一定的帮助和借鉴。

参考文献：

[1] 赵程 . 新时代疾病预防控制中心人事档案管理信息化建设探讨 [J]. 兰台内外 ,2022,(28):22-24.

[2] 宇伟光 . 新时代人事档案信息化管理的实践路径 [J]. 黑龙江档案 ,2022,(02):157-159.

[3] 马菲菲 . 新时代背景下高校干部人事档案信息化建设路径研究 [J]. 黄河水利职业技术学院学报 ,2021,33(03):92-95.