浅析国企档案数字化转型的路径选择

引言

在数字经济蓬勃发展的时代背景下，国有企业作为国民经济的重要支柱，其数字化转型进程关乎国家经济发展的质量与效率。档案管理作为企业运营管理的重要组成部分，承载着企业发展历程中的各类关键信息，是企业决策、业务拓展和风险防控的重要依据。推进国企档案数字化转型，不仅是提升档案管理效率与质量的必然要求，更是企业适应数字化浪潮、增强核心竞争力的关键举措。然而，当前国企在档案数字化转型过程中，受传统管理模式、技术应用瓶颈、人才意识短板等因素制约，转型进程面临诸多问题与障碍。因此，深入研究国企档案数字化转型的路径选择，对推动国企档案管理现代化、实现企业高质量发展具有重要的现实意义。

一、国企档案数字化转型的背景与意义

（一）政策与技术驱动

近年来，国家出台一系列政策大力推动数字经济发展与企业数字化转型。在档案管理领域，相关政策明确提出要加快推进档案工作数字化战略转型，构建数字档案资源体系与服务体系。例如，国家档案局发布的一系列指导文件，为国企档案数字化转型指明了方向，要求国有企业积极应用现代信息技术，实现档案管理的数字化、智能化升级。

同时，信息技术的快速发展为国企档案数字化转型提供了坚实的技术支撑。云计算、大数据、人工智能、区块链等新一代信息技术的广泛应用，改变了信息存储、处理和利用的方式。云计算技术能够实现档案数据的云端存储与共享，降低企业硬件投入与维护成本；大数据技术可以对海量档案数据进行深度挖掘与分析，为企业决策提供有价值的信息；人工智能技术通过图像识别、自然语言处理等功能，提升档案数字化处理的效率与准确性；区块链技术则保障了档案数据的真实性、完整性与安全性。这些技术的发展与成熟，为国企档案数字化转型创造了有利条件。

（二）企业发展需求

在业务拓展方面，随着国企业务范围的不断扩大和市场竞争的日益激烈，企业对信息的时效性、准确性和完整性要求越来越高。传统的纸质档案管理模式，在档案查询、利用等环节存在效率低下、共享性差等问题，难以满足企业快速发展的业务需求。档案数字化转型能够实现档案信息的快速检索与共享，使企业员工能够及时获取所需信息，提高工作效率，为业务拓展提供有力支持。

从风险防控角度来看，国企在经营过程中面临着各种风险，包括法律风险、财务风险等。完整、准确的档案信息是企业进行风险评估与防控的重要依据。数字化档案管理能够对档案进行全面、系统的管理，确保档案信息的真实性与完整性，便于企业及时发现潜在风险，采取有效的防控措施。

此外，在决策支持方面，科学决策离不开准确、全面的信息。国企档案中蕴含着企业发展过程中的大量数据与经验，通过对档案数据的分析与挖掘，可以为企业管理层提供决策参考。档案数字化转型能够打破信息孤岛，整合企业各类档案资源，运用数据分析技术对档案数据进行深度处理，为企业战略规划、市场分析等决策活动提供有力的数据支持。

二、国企档案数字化转型面临的挑战

（一）传统管理模式的束缚

传统的国企档案管理模式以纸质档案管理为主，在组织架构、工作流程等方面存在诸多弊端，对数字化转型形成限制。在组织架构上，许多国企的档案管理部门处于边缘化地位，与其他业务部门之间缺乏有效的沟通与协作。档案管理工作往往局限于档案的收集、整理和保管，未能充分发挥档案在企业运营中的信息支持作用。这种组织架构不利于档案数字化转型工作的统筹规划与协同推进。

在工作流程方面，传统档案管理流程繁琐、效率低下。从档案的收集、整理、鉴定到保管、利用，各个环节都依赖人工操作，存在重复劳动、信息传递不及时等问题。例如，档案的借阅、归还需要经过复杂的审批手续，耗费大量时间和精力。同时，传统的档案分类、编目方式也难以适应数字化档案管理的需求，不利于档案信息的快速检索与共享。

（二）技术应用与安全风险

在技术应用方面，国企档案数字化转型面临着系统兼容性、数据迁移等问题。由于国企在发展过程中可能采用了不同时期、不同厂商的信息管理系统，这些系统在数据格式、接口标准等方面存在差异，导致档案数字化系统与现有业务系统难以实现有效对接，影响档案信息的共享与利用。此外，在档案数据数字化转换过程中，存在数据丢失、格式错误等风险，影响档案数据的完整性与准确性。

数据安全与隐私保护也是国企档案数字化转型面临的重要挑战。档案数据包含企业的商业机密、员工个人信息等敏感内容，一旦泄露将给企业和个人带来严重损失。在数字化环境下，档案数据面临着网络攻击、病毒感染、非法访问等多种安全威胁。同时，随着数据跨境流动的增多，数据隐私保护面临着不同国家和地区法律规定的差异，增加了数据安全管理的难度。

（三）人才与意识短板

国企档案管理人员在数字化技能方面存在不足。当前，许多档案管理人员缺乏信息技术知识和数字化操作技能，难以适应档案数字化转型的要求。他们对新兴技术在档案管理中的应用了解有限，无法充分发挥数字化技术的优势。例如，在档案数字化加工、数据分析等工作中，由于缺乏专业技能，导致工作效率低下、质量不高。

此外，国企内部对档案数字化转型的意识普遍不足。部分领导和员工认为档案管理工作不重要，对档案数字化转型的必要性和重要性认识不够。这种意识上的短板导致企业在档案数字化转型过程中缺乏足够的重视和支持，资源投入不足，影响转型工作的推进速度和质量。

三、国企档案数字化转型的路径选择

（一）科学制定转型战略规划

科学制定转型战略规划是国企档案数字化转型的首要任务。企业应结合自身实际情况，制定符合企业发展战略的档案数字化转型规划。首先，明确转型目标，包括短期目标和长期目标。短期目标可以设定为完成档案的数字化加工、建立基础的档案数字化管理系统；长期目标则可定位为构建智能化的档案管理体系，实现档案信息的深度开发与利用。

其次，规划转型步骤。将档案数字化转型工作划分为不同阶段，分阶段推进。例如，第一阶段进行档案资源的梳理与数字化准备工作，包括制定档案数字化标准、确定数字化范围等；第二阶段开展档案数字化加工，将纸质档案转换为数字档案；第三阶段建设档案数字化管理系统，实现档案的信息化管理；第四阶段推进档案管理的智能化升级，运用大数据、人工智能等技术实现档案信息的智能检索、分析与服务。

最后，建立保障措施。成立专门的档案数字化转型领导小组，负责统筹协调转型工作；加大资金投入，保障转型所需的硬件设备、软件系统和人员培训等费用；制定相关制度和规范，确保转型工作有序推进。

（二）加强技术应用与创新

技术应用与创新是推动国企档案数字化转型的核心动力。在技术应用方面，企业应积极引入大数据、人工智能、区块链等先进技术。利用大数据技术对档案数据进行采集、存储、分析，挖掘档案数据背后的价值，为企业决策提供数据支持。例如，通过对企业历史销售档案数据的分析，预测市场趋势，为企业的市场拓展和产品研发提供参考。

人工智能技术可以应用于档案的数字化加工、智能检索和档案鉴定等环节。利用图像识别技术对纸质档案进行自动识别与转换，提高数字化加工效率；通过自然语言处理技术实现档案的智能检索，使员工能够以更自然的方式查询档案信息；运用机器学习算法对档案进行自动鉴定，判断档案的价值和保管期限。

区块链技术能够保障档案数据的安全与可信。将档案数据存储在区块链上，利用区块链的分布式存储、不可篡改等特性，确保档案数据的真实性、完整性和可追溯性。同时，区块链技术还可以实现档案数据的安全共享，在保障数据安全的前提下，促进企业内部和企业之间的档案信息交流。

此外，企业应鼓励技术创新，结合企业实际需求，开展档案管理技术的自主研发。与高校、科研机构合作，共同探索新技术在档案管理中的应用，推动档案管理技术的不断升级。

（三）优化档案管理模式​

优化档案管理模式是实现国企档案数字化转型的重要保障。首先，构建数字化档案管理流程。对传统的档案管理流程进行重新设计，以数字化为核心，简化不必要的环节，提高工作效率。例如，建立线上档案借阅、归还流程，实现档案借阅的自动化审批；运用电子签名技术，简化档案利用的审批手续。​

其次，完善档案全生命周期管理体系。从档案的形成、收集、整理、存储、利用到销毁，对档案进行全过程管理。在档案形成阶段，规范电子文件的格式和元数据标准，确保电子文件的真实性和可读性；在档案存储阶段，采用分级存储策略，对重要档案数据进行异地备份，保障数据安全；在档案利用阶段，建立权限管理机制，根据用户的身份和需求，提供不同级别的档案访问权限。

最后，加强档案管理部门与其他业务部门的协同合作。打破部门之间的信息壁垒，建立信息共享机制。档案管理部门应主动了解业务部门的需求，为业务部门提供有针对性的档案信息服务；业务部门则应及时向档案管理部门提交档案资料，配合档案管理工作。通过协同合作，实现档案信息与业务工作的深度融合，充分发挥档案的价值。（四）强化人才队伍建设

强化人才队伍建设是国企档案数字化转型的关键因素。一方面，加强对现有档案管理人员的培训。制定系统的培训计划，培训内容涵盖信息技术知识、数字化档案管理技能、数据分析方法等方面。通过定期组织培训课程、开展线上学习、参加行业交流活动等方式，提升档案管理人员的数字化能力和专业素养。同时，鼓励档案管理人员参加相关职业资格认证考试，提高自身的专业水平。

另一方面，引进高素质的专业人才。企业应制定优惠政策，吸引具有信息技术、档案管理等交叉学科背景的专业人才加入。这些人才能够将先进的技术理念和管理方法引入企业档案管理工作中，推动档案数字化转型的创新发展。此外，企业还应营造良好的人才发展环境，建立完善的绩效考核与激励机制，对在档案数字化转型工作中表现突出的人员给予奖励，激发员工的工作积极性和创造力。

同时，要提高企业全员对档案数字化转型的意识。通过开展宣传教育活动，向全体员工普及档案数字化转型的重要性和必要性，让员工了解档案数字化转型对企业发展和个人工作的积极影响。鼓励员工积极参与档案数字化转型工作，形成全员参与的良好氛围。

四、结语​

国企档案数字化转型是数字经济时代企业发展的必然趋势，对提升企业档案管理效能、增强企业核心竞争力具有重要意义。本文通过分析国企档案数字化转型的背景与意义，剖析当前转型面临的挑战，从战略规划、技术应用、管理模式、人才培养等方面系统提出了转型路径。科学制定转型战略规划为转型提供方向指引，加强技术应用与创新是转型的核心动力，优化档案管理模式是转型的重要保障，强化人才队伍建设是转型的关键因素。这几个方面相互关联、相互促进，需要协同推进，才能实现国企档案数字化转型的目标。

展望未来，随着技术的不断进步和管理理念的持续更新，国企档案数字化转型将迎来更广阔的发展空间。企业应紧跟时代发展步伐，不断探索创新，持续推进档案数字化转型工作，充分发挥档案信息资源的价值，为企业的高质量发展提供坚实的信息支撑，助力国有企业在数字经济时代实现可持续发展。

参考文献：

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作者简介：陶红（1979.5）女，汉族，安徽滁州，本科，助理馆员，从事档案方向工作