事业单位档案信息安全风险与防范策略研究

引言：

随着信息技术不断发展，档案管理工作已经逐渐向数字化、网络化方向转变。然而，在数字化、网络化的档案管理中，信息安全问题也日益凸显。事业单位档案中包含了各项工作的重要记录和信息，是单位决策、管理和运营的重要依据。如果档案信息出现数据泄露、篡改等安全问题，可能会导致单位决策失误，影响工作的正常开展。并且，一旦发生档案信息安全事故，还会损害单位的信誉和形象，降低社会对单位的信任度。基于此，在实际工作中，事业单位需要给予档案信息安全风险防范足够重视，结合实际情况，采取科学有效手段，加强安全风险防范力度，进而保障档案资料的安全性和完整性，促进事业单位健康稳定发展。

1. 事业单位档案信息安全风险防范意义

第一，能够保障档案信息安全。档案信息，是事业单位生产、经营和管理的历史记录，是非常宝贵的无形资产。做好安全风险防范工作，可以避免档案信息被非法访问、泄露、破坏、丢失，进而保障档案信息完整性、安全性、真实性 [1]。第二，能够对潜在风险进行防范。在安全风险防范工作中，通过提前识别档案信息管理中的安全风险，且采取有效防范措施，能够有效规避潜在风险，避免安全事故发生，保证事业单位正常运营。第三，能够促进安全管理建设。档案信息安全风险防范，是事业单位安全管理中的重要内容。通过加强安全风险防范力度，能够促进单位整体安全管理体系建设，保证单位安全管理专业化水平。第四，能够适应时代发展需求。在信息时代背景下，档案信息管理面临着一些新型挑战与要求。通过安全风险防范工作，能够促使单位档案管理紧跟时代发展脚步，充分利用现代技术，提升档案管理质量、效率，保证档案信息安全[2]。

2. 事业单位档案信息安全风险

2.1 物理安全风险

事业单位档案信息物理安全风险，主要是指档案存放的外部环境安全风险，其中包括存放的场所、自然环境等。现阶段，事业单位大部分档案都是电子档案，在物理安全风险方面主要涉及到存储计算机硬件设备、计算机自身软件的安全风险，还有所存放场所的地理位置安全性、湿度、温度、防火、防盗等方面安全风险。

2.2 人为安全风险

事业单位档案管理主要是依靠管理人员进行落实，档案利用也是由相关人员进行查阅调档的。在该过程中，人为因素会对档案信息带来较大的安全风险。根据相关调查显示，现阶段事业单位信息面临的人为安全风险主要包括管理人员数量不足、信息档案安全责任意识薄弱、计算机应用能力较低、保密意识薄弱等。这些问题容易导致档案信息外泄，进而带来较大的安全风险。

2.3 技术安全风险

在事业单位档案管理中，信息技术的应用给档案管理工作带来了全新的模式，促使档案管理更加科学、高效。但是同时也带来了一些安全风险。存储电子档案信息的计算机，在日常使用时，如使用外部设备连接、网络运行环境中，有可能遭受病毒侵害、黑客攻击。并且，计算机应用软件运行、更新中，也有可能产生安全风险，尤其是部分事业单位档案管理计算机设备安全登记较低，在使用网络时不注重安全防护设置。

3. 事业单位档案信息安全风险的防范策略

3.1 物理防范

在事业单位档案信息安全风险防范中，物理防范是非常重要的内容。具体来讲，可以从以下几个方面入手：第一，档案室、网络硬件设施的基础建设和管理。针对档案室，需要注重安全等级进行改善，确保供电、温湿度控制、防火和防盗等条件达到标准；不应将数字档案简单地放置在普通办公室，而应有专门的、安全的存储环境[3]。第二，保证信息设备存储条件达标。电子档案和纸质档案对于存储条件的要求是不同的，在实际工作中需要选择合适的存储介质，且保证其处于良好的存储环境中。例如，磁性载体易受磁场影响，强烈的机械振动会影响磁性载体材料中磁分子的排列秩序。同时还需要注意注意光线、有害气体和灰尘的影响。第三，注重维护和保养硬件设施。在实际工作中，需要定期维护和保养网络硬件基础设施，如网络布线、交换机、集线器等，进而确保数字档案信息能够顺利传输。第四，注重安全监控和安全保护工作。在实际工作中，可以设置防火墙，对恶意攻击进行阻挡；可以对杀毒软件进行安装，实现病毒清除。

3.2 人为防范

在事业单位档案信息安全风险防范中，人为防范是非常重要的一项工作。具体来讲，可以从以下几个方面入手，加强安全风险防范力度。第一，优化档案管理制度。单位可以创建三级负责的上下联动机制，对各级人员的责任进行明确，强化相关人员责任意识，减少疏忽大意情况。与此同时，需要制定详细的档案管理流程和规范，包括档案的收集、整理、存储、借阅、销毁等环节，明确各个环节的操作要求和责任，确保档案信息的安全流转。例如，规定档案借阅必须经过严格的审批程序，借阅人要签订保密协议，按时归还档案。此外，可以创建监督考核机制，对档案管理人员的工作进行定期检查和考核。针对违反档案信息安全规定的行为进行严肃处理，激励档案管理人员严格遵守安全制度。例如，设立档案信息安全考核指标，将其纳入工作人员的绩效考核体系。第二，加强培训力度。单位可以定期开展培训教育活动，内容侧重于档案管理知识、法律法规、信息安全知识等，促使档案管理人员能够正确处理档案信息，防止因操作不当导致信息泄露或损坏。例如，开展档案数字化操作培训，确保工作人员在数字化过程中保护好档案信息的安。

3.3 技术防范

在事业单位档案信息安全风险防范中，可以利用多样化技术防范措施，保证档案信息完整性、安全性。具体来讲，可以从以下几个方面入手：第一，规范外接设备和操作流程。单位需要制定外接设备使用规范，要求设备接入前需要通过杀毒扫描，且限制敏感档案的拷贝权限，对外部设备运行环境进行隔离，降低病毒传播风险。第二，优化软件维护机制。单位应定期对操作系统、数据库、档案管理软件补丁进行更新，利用自动化漏洞扫描工具。第三，完善数据备份和恢复体系。利用本地 + 云端 + 异地三重备份模式，保证数据冗余；每个季度进行一次数据恢复演练，对备份有效性进行验证。

结束语：

总而言之，在新时代背景下，在事业单位档案管理中注重档案信息安全风险与防范策略研究是非常必要的，不仅能够保障档案资料的安全性和完整性，还能够档案事业的健康、可持续发展。现阶段，由于受到诸多因素影响，事业单位档案管理中面临着诸多档案信息安全风险，严重影响到档案管理整体水平。想要有效改善这一现状，在实际工作中相关人员需要意识到档案信息安全风险防范的重要性，且结合实际情况，采取科学有效手段，加强安全风险防范力度，进而有效减少信息泄露、丢失和损坏等情况发生。

参考文献：

[1] 王芳 . 事业单位档案信息安全风险与防范策略探析 [J]. 兰台内外 ,2024,(32):28-30.

[2] 孙阿娜 . 机关事业单位档案管理信息化工作研究 [J]. 兰台内外 ,2023,(11):49-51.

[3] 丁中凯 . 事业单位档案信息安全管理工作探究 [J]. 办公室业务 ,2020,(18):112+114.