浅谈人事档案管理数据库建设与管理

对于一个社会公民来讲，档案是非常重要的，借助于档案信息，能够将干部的真实情况准确反映出来，如果信息失真就会给组织人事工作来到很多层面的消极影响。因此，在当前社会发展形势下，就要建立人事档案档案管理数据库，从而有效规范和提升档案管理。

一、人事档案管理数据库建立的背景

（一）人事档案管理的工作现状

与部门其他工作相比，人事档案管理工作形式较为单一，却显得枯燥乏味，并且不具备相应的创新性。因此，不少领导不够重视人事档案管理工作，觉得档案管理就是统计工作人员的身份信息以及其他相关信息，只要能够保存好信息，可以查询信息就行了。信息是在人类社会或者具体人的思维活动中存在的独特现象，是信息源在自然状态中存在的方式或者运动状态，具体是以相应的形式与外界进行交换的讯号。同时，有些人事档案管理人员并不具备较高的管理素质，在工作过程中显得被动而消极，总是处于应付状态，有工作人员变动需要查询或者填报信息才进行工作，其他时间都只是起到保管信息的作用。因此，人事档案中这些落后的管理理念和方式急需改变，从而才能有效提高人事档案的效率。

（二）档案管理不够规范

随着信息技术的快速发展，计算机已经在人社部门人事档案管理中进行了多方面的应用，但是不少的档案依然需要采用传统的记载方式，特别是时限较长的人事档案，集中于书面文本记载。目前，人社部门人事档案管理存在较多不规范的现象，主要表现在档案材料书写不规范，尤其是早期材料，有使用圆珠笔、蓝色墨水笔，甚至是铅笔填写的；字迹潦草，不能直观辨识，同时存在涂改勾抹的情况；有些档案表册并没有根据要求进行填写，照片缺失，签名不清晰，未盖章等情况；有的档案没有清晰规范的卷宗目录，目录打印不规范，装订较为随意等等。此外，还存在档案记录显得过于敷衍，比如有的干部的年度考核表和工作学习总结等，每年都是完全一样。这些不规范的现象导致一部分人事档案不具备真实性。

（三）档案信息不对称

在档案信息方面，也存在较多的问题，主要表现在年龄记载没有体现出一致性，就算信息记载并没有出现涂改的情况，可是早期材料与后面的材料中出现了不同的出生年月，或者并没有注重如实填写信息的地方，有的出生年月采用公历，有的采用阳历。有的年龄与实际情况有所出入等。工作经历记载和工龄之间有着一定的差距，有的差距达到了一两年，主要原因在于不少干部在校时间较早，而参加工作之后并没有进行相应的跟踪记载，早期材料缺失不少关键性材料，却无法进行及时的补录。

（四）档案材料严重缺失

对于人社部门来讲，每年都会进出大量的人员，在收集档案资料的时候并没有根据要求全部上交，导致不少的档案材料严重缺失。主要是相应的学籍材料、党员材料、学历材料、参加工作佐证材料、调转材料、干部任免审批表、奖惩材料等等。由于材料的缺失，组织在培养和选拔干部的时候，不能对材料进行充分的利用。

二、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用

从管理学的角度进行分析，不管是何种管理活动，最为基本的目的都是需要有序化管理相应的对象。在进行人事档案管理的过程中，就要要让档案管理有序化，不仅包含档案实体管理，同时也涵盖了信息管理。由于人事档案有着较多的数量，并且涉及到较多方面的内容，若要让管理有序化，就要对相应的档案进行分类管理。借助于档案数据库的管理，就需要细化相应的人事档案，在进行分类的过程中，可以针对不同的部门，类别、种类、门类等，然后对应着实施相应的管理。数据库的建立其实就是借助于现代信息技术，将人事档案进行有效性的分类，从而能够规划和科学合理进行管理。

大部分人社部门在档案管理中投入的经费和人力都不够充分，从而导致软件硬件配套落后，现代化信息技术使用水平不高。集中表现在硬件和软件设施方面。在硬件方面，不少人社部门的档案库房和阅档室并没有配置齐全的设施设备，从而导致管理条件落后，相应的监控设备、消防设备等基本硬件达不到工作的需要。在通风、防潮等方面不能有效跟进，从而让档案材料的保存有着一定的安全隐患。硬件方面主要是档案管理人员不够专业，并没有开展定期或者不定期的培训，在档案管理方面方法传统，不能形成较好的管理效率。当前依然有一些人社部门依然采用传统的查阅方式，采用手写记录的方式，并没有对现代信息技术进行充分的利用。

在这样的档案管理背景下，建立相应的档案管理数据库，能够形成合理的管理结构，规范的管理格式，同时可以让档案数据库的资料能够有效实现共享。为了能够有效进行管理，就要借助于数据库管理系统，数据库管理系统（DBMS）本质上就是管理所用的工具和平台，其数据结构、类型、内容范围等关键要素都必须依靠档案基本管理理论提供的营养来进行保障，也是我们平常所说的业务支撑。

三、人社部门人事档案数据库管理的有效措施

（一）建立与之对应的管理制度

针对人社部门人事档案管理的现状，对不规范的情况进行充分的改善，主要是需要将与之对应的管理制度建立起来。只有形成了相应的规范管理制度，才能让人社部门档案管理步入科学化、制度化、规范化轨道。制度涉及到众多方面，尽量进行全面的考虑。具体涵盖了岗位职责、管理程序、保密制度、查阅利用制度、库房管理制度等。同时，需要对责任追究机制进行建立和完善，将依法管档理念树立起来，对于有涂改或者造假的档案材料，务必进行及时上报并处理。借助于相应的管理制度，能够让管理工作落到实处。尤其是在建立了档案数据库之后，网络安全管理就是其中最为重要的一个环节，只有从管理制度上形成良好的规范，才能保证数据库的进一步正常运作。

（二）提升档案管理人员的专业化管理水平

对于人社部门人事档案管理的工作人员，需要选择专业对口、党性较强，有着责任心和业务能力较强的人员。在管理过程中，需要对他们的工作进行细化，坚决按照法律法规和档案管理制度工作，从而保证人事档案材料的真实性和完整性。多加强业务培训，定期或者不定期进行培训，重点培养其业务素质、管理手段，加强审核档案的能力。

（三）加快建设档案工作数字化，建设信息化管理

由于人社部门人事档案价值较大，需要从传统的档案管理方法中转变过来。传统的手工分类、装订和保管等环节中，容易出现一些私藏、造假和涂改等情况，对于档案的真实和全面方面有着一定的影响。因此，可以充分借助于现代信息技术进行管理。通过扫描的方式将材料变成电子文档进行保存，从而让保存体现出多样化形式，并且能够提高管理的工作效率。

总之，人社部门人事档案管理工作存在一定的问题，我们需要对导致问题的原因进行充分的查找和研判，针对性实施一定的改进策略，建立与之对应的档案管理数据库，从传统的档案管理逐步过渡到信息时代背景下的科学合理性管理，以此提高人社部门人事档案管理的工作效率。

参考文献：

[1] 杨伟龙；做好干部人事档案专项审核工作的意义和几点思考[J] ；黑龙江档案；2019 年第9 期。