酒店物资采购成本管理与成本控制研究

摘要：酒店行业中，物资采购成本管理及控制作为运营与管理的关键要素，决定了利润率以及竞争地位。借助精确的成本控制，运营支出可望减少，同时提升服务的档次以增强客户忠诚度和满意度。考虑到市场竞争日益激烈、消费者需求不断发展，酒店管理层有必要不断精进采购流程，强化成本控制策略，以确保其长期发展与成功。鉴于此，本文研究了酒店物资采购成本管理与成本控制存在的问题，针对性地提出了应对策略，旨在为相关人员工作提供参考，提高酒店整体管理水平。

关键词：酒店物资采购；成本管理；成本控制；问题；对策

引言：酒店行业采购物资不仅种类繁多，从客房卫生用品、餐饮生鲜原料到设施维护材料，每一项采购成本都会对酒店整体经营成本产生极大影响。有效的成本管理，不仅关注价格成本，还包含与供应商构建长期合作伙伴关系、改进采购流程、监控并提高物资的使用效率等。这些措施帮助酒店在保障服务质量的前提下，减少运营成本，增强市场竞争力。采购成本的有效控制对酒店业的盈利模式优化和成本结构改善具有根本性的重要性，它是提升整体运营效益的必要条件，促进酒店业在激烈的市场竞争中稳健发展。

一、酒店物资采购成本管理与成本控制概述

（一）酒店物资采购成本管理的概念和重要性

酒店业作为重要的经济支柱之一，其盈利水平和市场竞争力受到了越来越广泛的关注。在此背景下，酒店物资采购成本管理，即指在保障酒店运营所需要物资供应的情况下，对所涉及采购活动的成本进行全过程的管理和控制，这一过程不仅涵盖了直接成本，如物资本身的价格，还包括了与采购行为相关的全部间接开销，如运输、仓储、供应商管理费用等。有效的管理手段可以确保物资采购过程及其成本的透明化和稳定性，对于酒店整体盈利能力和运营效率的提升具有举足轻重的作用。酒店物资采购成本管理，关注的不仅是采购行为产生的初始投入，还包括采购之后的物流运输、仓储后勤等。采购管理得当可以导致采购周期的缩短、采购成本的直接降低以及对供应链的优化，进而有助于降低整个酒店的运营成本[1]。另外，供应链的可靠性将直接影响酒店服务质量，对提升客户忠诚度和保护酒店品牌口碑有着不可替代的作用。因此，深化采购成本管理对维持和发展酒店的整体利润和市场地位重要。

（二）酒店成本管控概述

成本管控是酒店管理中的核心环节，其目的在于通过严密的监控，评估与控制措施，确保成本效益最优化，这需要管理者进行细致的财务规划，通过对日常支出的严格把控，细化预算管理，发掘节约成本的新途径，并通过专项措施提高资金使用效率。在具体执行上，酒店需要建立明确的成本核算体系，实时更新资源消耗情况，对各服务环节的成本进行分析，识别并剔除不必要的成本支出，确保资源用在刀刃上。成本管控不仅局限于简单的节省开支，更加注重的是引导整个酒店提升运营效率，促使酒店各部门落实标准化的成本责任，达成协同效果。在供应链管理方面，通过科学的库存控制、精细化采购以及供应商绩效评价和管理等手段，使得物资采购成本变得更加透明和可控，提高整体经营利润。

二、酒店物资采购成本管理与成本控制存在的问题

（一）物资采购成本管理与成本控制相关人员综合素质偏低

在酒店行业，物资采购成本管理与控制的效果与采购人员的素质有着直接关联。酒店物资采购工作者的素质低下将直接导致采购效率的下降，而降低采购效率意味着很难有效降低采购成本，进而导致酒店物资采购成本管理与控制的质量下降。除了理论知识储备，实践知识、法律知识、商务谈判能力和市场调研能力也应成为衡量一个酒店物资采购管理者综合素质的重要指标。酒店采购人员需要全面了解与市场相关的各种因素，包括但不限于价格走势、供需关系以及采购策略等，只有掌握了这些知识才能在采购过程中做出准确判断。然而，在实际工作中，因个人能力及专业知识水平有限，他们往往难以准确评估市场动态及预测成本变化，无法从长期发展的角度出发，制定合理的采购计划。因此，必然会使酒店在面临市场突发事件时显得措手不及，进而影响整个酒店的成本控制效果[2]。

（二）物资采购流程不合理

在当前酒店的物资采购成本管理体系中，流程设置不合理的现象普遍存在，对采购管理工作的高效执行构成显著阻碍。具体表现为采购流程设计缺乏科学性，导致采购的各个环节难以顺畅衔接，从而令采购程序紊乱，并影响整个采购活动的管理质量。特别是物资采购计划与编制审核过程中的矛盾凸显，由于缺乏有效的审核机制，无法确保市场信息的准确调研以及计划的严谨性，进而影响物资运输与供应商选择过程的合理性。这些问题的存在，使得采购成本管理的规范与实施流于形式，制约了采购成本控制的质量与效果，增加了酒店经营的风险。究其原因，一方面来自于对采购流程认识的不够深入，另一方面则是因为在实际操作中未能严格执行既定的标准和程序。因此，在采购活动中显露出的这一系列问题，如不及时加以纠正与改善，将可能对企业经营的效率与成本控制的准确度造成进一步的负面影响。

（三）物资采购成本管理与成本控制方式不科学

酒店业在物资采购中，对于采购方式的选择，应考虑多方面的因素，以适应酒店物资采购的复杂性和多样性。简单沿用一种固定的采购模式对于不同种类的物资并不始终适当，这会严重阻碍和制约采购工作的效率和品质。在市场上，同一个供应商不可能永久性地提供最优性价比的物资，因此酒店的采购行为需要更加灵活，才能更好地应对市场变化。理论上，多种采购方式如询价采购、竞标采购以及紧急采购等，应根据不同时期，不同物资的需求特点来选择，再结合酒店业自身的运营特点以及行业的特性，实现采购成本控制目标。然而，现实中许多酒店倾向于依赖固定几个供应商，并采用简化的订单采购方式，这并非在每种情况下都能达到成本最优。选择单一的采购方式，将忽视了采购方式与物资属性、市场需求及供应链结构之间的关系，错过了利用市场波动为酒店节省成本的机会

（四）库存管理不完善

库存管理对于酒店业物资采购成本的管理和控制重要。不良的库存管理不仅会导致酒店承受额外的储存成本，影响资产的流动性和资金的使用效率，还可能因库存囤积造成物资品质的老化、过期或损坏，额外增加处理成本，造成浪费。如果酒店内部缺乏科学的财务核算体系，对于库存量的浮动缺少准确的评估，可能会导致库存管理失去有效控制，采购活动更加依赖于预测而非实际需求。库存的不当管理使酒店难以快速响应市场变化和客户需求变化，对于相应物资的采购行为没有形成有效的数量和时间控制，最终会在一定程度上影响酒店的物资供应安全性和服务质量[3]。

（五）供应商管理不严

酒店采购过程中，供应商的选择恰当与否对成本控制起到决定性作用。采购人员如果仅考虑价格因素而忽略了供应商产品的质量、交货时间与售后服务等方面的考虑，可能会导致非预期的成本支出。在这种情况下，采购物资的质控容易出现问题，客户服务满意度下降，甚至产生经济损失。而内部利益关系的影响，可能导致采购部门与供应商之间存在不正当的合作关系，进而影响酒店采购物资的质量与成本。根据内部人员的不正当好处选择供应商，不仅损坏了酒店的信誉，而且破坏了公平竞争的市场环境，也存在潜在的法律风险。就算节约了眼前的采购成本，但从长期来看，因供应商的问题而造成运营风险和声誉损失，可能会远远抵消所节约的那部分成本。因此，酒店在进行采购过程中要严格把关供应商的筛选，保持透明和公正的采购机制，构建长期稳定的供应关系，是降本增效、保持竞争力的关键所在。

三、酒店物资采购成本管理与成本控制存在问题的应对策略

（一）提升物资采购成本管理与成本控制相关人员综合素质

为应对酒店业物资采购成本管理与控制中存在的问题，酒店应优先考虑提升采购人员的专业素养和综合素质。专项培训计划是提升采购员工理论知识的重要途径。培训内容应包括采购基础理论、市场分析、成本核算及国际采购的相关法规。采取按需要定制课程与定期更新内容的方式，确保培训内容与行业发展趋势相契合，强化员工的敏锐市场意识和应变能力。为应对理论与实践脱节的情况，应鼓励采购人员通过实际行动学习和掌握采购技能。市场调研能力是采购人员必须具备的技能之一，通过定期参与市场调研和数据分析培训，员工能及时了解市场价格变动趋势。酒店业竞争激烈，要求采购人员必须具备优秀的市场预测能力和应急反应力。酒店可以通过组织培训、提供专业书籍和网络课程资源等措施，强化员工的数据分析和市场研究能力。如此，人员可以更加精准地预测未来市场价格走向，实时优化采购策略，提升成本控制的效果。通过专业理论与实践结合的培训，可以有效增强采购人员的综合素质，实现酒店物资采购成本管理与控制工作的高效开展[4]。

（二）优化物资采购成本管理与成本控制流程

酒店业在面对物资采购成本管理与控制时，不应仅停留在表面工作流程的简化，而应深入优化和重构整个流程的合理性与科学性。首先需要建立科学的采购计划流程，遏制随意性采购与无计划性采购。针对未来一段时间内的物资需求进行精准预测，设计科学的采购计划模板，以便采购人员根据计划实际需求逐步实施。引进先进的数据分析与预测技术，对历史数据进行全面分析，提升预测精度，根据市场动态及时调整采购策略。优化审核机制是规范采购行为，避免浪费与资源错配的关键环节。采用电子审核系统，严格审批流程，避免人为干预因素。把成本控制效果纳入管理层和采购人员的绩效考核体系，促使其在执行任务过程中自觉遵守规范，以结果为导向，达到有效成本控制。

（三）采用科学的物资采购成本管理与成本控制方式

科学的采购方式对实现有效成本控制重要。采购方式的选择与优化应基于酒店业的经营特点和采购管理需求。例如，在标准品采购领域，建议采用集中采购，以降低价格、减小采购风险。对于个性化较强、需求量较少的物品，可根据其特点灵活选择询价、招标或单一来源采购方式。策略性采购是值得倡导的采购方式，其核心在于采购策略应根据市场情况调整，并与供应商建立长久合作关系，实现共同利益最大化。以联合库存管理和联合采购为例，通过对需求预测与库存优化的协同，以及与供应商共享采购成本与市场风险，达成降低单价、节约库存成本的目的。合同采购也可作为一种长期锁定价格与供应关系的策略，通过对合同条款精心设计，既保证了紧缺物品供应的稳定性，又能在长期内控制采购成本在合理区间[5]。

（四）完善库存管理

酒店业的库存管理应注重准确性和及时性，库存积压或不足都会直接增加成本或影响服务质量。酒店必须建立一套科学的库存管理机制，以确保库存系统能够准确反映物资的实际消耗情况，同时提供定期库存盘点和即时调整存货数量。科学的库存管理离不开合理控制库存量，既要考虑到资金流动性与物料存储成本，又要服务于快速响应外部环境变化。合理地设定库存量必须依托精确的数据分析。供应链管理理念的落实也是完善库存管理的重要组成部分。需要构建紧密协调的供应链合作伙伴关系，与供应商协调制定补货计划。例如，实施基于供应链及时补货的JIT（Just In Time）库存管理，能够大大减少存储成本，同时增加对市场需求的响应速度。并且，此种管理方式能够缓解生产与采购间的时间差问题，保证关键物资的及时供应。

（五）优化供应商管理

在酒店业物资采购成本管理与控制的过程中，有效的供应商管理对节约成本，保证物资质量及提升交易透明度起着重要的作用。为了优化供应商管理，酒店需要着重于建立一个公平公正，完善的供应商评估体系，引入量化的评估指标，如产品质量、交货准时率、服务质量等，确保供应商的选择不仅仅基于价格因素。酒店应该重视供应商关系的长期稳定与发展。通过建立长期合作与绩效反馈机制，激励供应商在产品和服务质量上持续改进，促进双方共同成长。为避免利益关系干扰，酒店可以专门设立独立的监督团队，保证供应商选择、评估和管理过程中的公正性与合理性。在供应商管理实践中，应充分利用现代信息技术提升管理效率。例如建立供应商信息管理平台，整合供应商档案信息、供货表现记录和信誉评价等数据，实现供应商信息的共享和高度透明。通过全程电子化处理供应商信息，更加科学地进行评估与管理，有效减少人为因素可能带来的风险和不公正现象。

结束语

酒店在执行物资采购成本管理与成本控制过程中面临的挑战，对其持续的经营与市场竞争力产生了深远影响，能够对成本进行有效管理并实施恰当控制，是确保酒店在复杂市场格局中得以胜出的关键所在。面对未来市场与技术的变革，酒店管理者应当调整现行的采购模式，寻找能够应变的新途径及策略。例如科技与信息技术的深入应用，推动了酒店管理采购的灵活性与适应性。酒店需要针对市场现状，优化现有的成本管理方案，敏锐地适应和服务消费者的各项需求，通过持续优化策略及系统，实现更为精明的成本控制，从而提升客户体验和满意度。借此，酒店具备了在竞争激烈的市场中更加稳固的竞争优势。

参考文献：

[1]王冠松.企业物资采购成本管理与成本控制研究[J].财会学习，2024（08）：104-106.

[2]王开拓.企业物资采购成本管理与控制策略分析[J].中国产经，2023（20）：137-139.

[3]李红雁.企业物资采购成本管理与成本控制研究[J].中国物流与采购，2022（24）：81-82.

[4]高景润.企业物资采购成本管理与控制策略探讨[J].商业文化，2022（15）：78-79.

[5]何雄.企业物资采购成本管理与成本控制研究[J].商业观察，2021（31）：67-69.