数字化时代对档案信息化建设的研究

摘要：当下数字化浪潮正以前所未有的态势席卷各个领域，档案管理工作也深受影响，档案信息化建设也成为必然趋势。本文深入探讨了数字化时代档案信息化建设蕴含的重要意义，能大幅提升档案管理的效率还能让档案服务更加便捷多元。文章也细致分析了现阶段档案信息化建设进程里存在的诸多问题，从技术应用层面来看部分技术手段相对滞后，安全保障方面面临着信息泄露潜在风险，人才培养环节专业人才的匮乏制约着发展，标准规范领域没有形成统一完善的体系。本文提出了具有针对性的对策建议期望借此推动档案信息化建设实现高效发展，全面提升档案管理与服务水平更好地契合时代发展的迫切需求 。

关键词：数字化时代；档案信息化；建设；问题；对策

中图分类号：D261.4

0 引言

目前信息技术迅猛前行数字化浪潮强势席卷各个领域，档案管理领域亦被深度卷入。档案作为人类社会活动关键信息资源的记录者，信息化建设意义非凡能提升档案管理效率妥善保护档案资源，又能达成档案信息共享有力推动社会发展。数字化时代大背景下深度思索档案信息化建设的现状难题与发展方向，对充分释放档案价值与作用有着极为重要的现实意义 。

1 数字化时代档案信息化建设的重要意义

1.1 提高档案管理效率

传统档案管理严重依赖人工从收集整理，到存储检索与利用每个环节都需投入海量人力、物力，耗费大量时间徒增许多不必要的损耗。相对现在的数字化技术优势显著借助数据库管理系统档案管理软件，档案信息录入、分类、存储及检索得以迅速完成，极大提升了档案管理的工作效率同时有效降低了人工操作易出现的误差与失误。

1.2 增强档案资源保护

纸质档案不易保存，自然环境里潮湿易使其霉变，火灾能将其付之一炬虫蛀会致其千疮百孔；人为因素方面频繁翻阅会造成磨损，甚至还有被恶意篡改的风险种种状况都可能致使档案信息缺失或损毁。进入数字化时代档案建设可将纸质档案转化为电子档案，很好的避免了隐患提升档案的安全性确保其随时可供使用。

1.3 促进档案信息共享

数字化时代网络技术的普及如同一股强劲东风推动了信息传播和共享的便捷性，档案信息化建设更是带来了革命性变革，一举打破传统档案利用的时空枷锁。以前获取档案信息受限于时间和空间，现在用户仅需借助网络便能随时随地轻松访问获取所需档案信息，不同地区不同部门之间的档案信息共享与交流也得以顺畅实现。也提升了档案信息的利用率为社会各界活动提供了坚实有力的支持。政府部门决策学术研究还是教育教学都能从中受益，档案宛如一座蕴藏丰富的宝库有历史文化科技成果社会经济各方面的珍贵信息，这些信息对社会发展具有无可估量的价值。档案信息化建设为很多部分提供了不可估量的信息资源。档案数字化为政府部门制定政策提供可靠的历史依据，助力企业创新发展找到精准技术参考为学术研究提供第一手原始资料。全面促进整个社会的进步与发展让档案信息在新时代焕发勃勃生机[1]。

2 数字化时代档案信息化建设中存在的问题

2.1 技术应用方面

在档案信息化建设的征程中不同地区、不同部门的档案机构在数字化技术应用的程度与水平上呈现出显著的参差不齐。经济发达地区的档案机构凭借雄厚的财力支撑，购置了先进的数字化设备熟练运用前沿技术，档案信息化建设工作开展得如火如荼，能够高效有序地推进各项任务。大型档案机构更是如此在资源和技术优势加持下大步迈向信息化。形成鲜明对比的是经济欠发达地区的档案机构因资金匮乏，难以更新陈旧落后的数字化设备，技术应用能力也捉襟见肘每前进一步都困难重重。小型档案机构同样受困于资金与技术短板，导致档案信息化建设进程极为缓慢与发达地区的差距不断拉大。在档案数字化实践中另一个棘手问题浮出水面，那便是缺乏统一的数据格式标准。各档案机构在数字化过程中依据自身情况选择了不同的数字化格式，这看似灵活自主实则为后续档案信息的整合共享与交换埋下了隐患。以电子文件为例，不同格式在兼容性上问题频发一旦涉及跨平台跨系统使用，就可能出现文件无法正常读取显示，甚至编辑功能失效的状况，严重阻碍了档案信息的顺畅流通。

档案信息化建设是一个复杂的系统工程包括档案管理系统、数字化加工系统、存储系统、检索系统多个环节与系统。眼下这些系统之间的集成度普遍偏低各系统仿佛一座座孤立的 “信息孤岛”，相互之间缺乏有效的协同。这使得档案管理人员在工作中不得不频繁切换系统极大地增加了工作负担，工作效率也随之大打折扣最终影响了档案信息的整体利用效果，很难发挥档案信息化建设的潜在价值 。

2.2 安全保障方面

随着档案信息迈向数字化与网络化网络安全威胁也就来了。黑客攻击病毒感染恶意软件入侵随时可能致使档案信息泄露、篡改或丢失，给档案机构及用户带来惨重损失。保障档案信息安全做好数据备份刻不容缓。部分档案机构对数据备份与恢复重视不够，机制缺失一旦数据出问题难以挽回。有的即便备份存储介质和环境也有隐患。部分档案管理人员安全意识薄弱操作不规范像设简单密码，在不安全网络传敏感信息增加安全风险。必须提升档案人员安全意识与规范操作能力。

2.3 人才培养方面

复合型人才对于档案信息化建设至关重要，理想状态下这类人才应兼具档案管理专业知识以及信息技术能力。但现实却存在难题信息技术人员普遍缺乏档案管理专业背景与经验，而档案管理专业知识型人才在信息技术掌握上又有所欠缺，这就致使档案信息化建设急需的复合型人才严重短缺难以契合实际工作的迫切需求。从人才培养体系来看当前的档案人才培养在课程设置与教学方法上存在滞后性。在数字化时代档案信息化建设对人才素质提出了新要求，可现有培养体系未能充分考量这导致培养出的学生进入职场后，需要长时间磨合与额外培训，才能胜任岗位无疑在一定程度上拖慢了档案信息化建设的脚步。

我国档案信息化建设在标准规范层面问题在技术、管理、业务诸多标准上，不能构建起统一体系。各地区、各部门在推进档案信息化建设时，大多依据自身情况制定标准规范这就造成建设过程缺乏整体性与协调性，极大阻碍了档案信息在更大范围的共享与交流 。

2.4 标准执行不到位

标准规范在实际工作中部分档案机构对标准规范的重视程度不够，还有缺乏有效的监督机制导致标准执行不到位的情况时有发生。例如在档案数字化过程中，对于图像分辨率文件命名规则标准要求未能严格遵守，严重的影响了档案信息的质量和规范化程度。

3 数字化时代档案信息化建设的对策建议

3.1 加强技术应用创新与整合

档案信息化建设进程中政府与档案部门扮演着至关重要的角色，当务之急是大幅增加对档案信息化技术研发的资金投入。档案信息化技术的进步无疑是推动整个行业前行的核心驱动力。国家档案行政管理部门需发挥主导作用牵头制定统一的数据格式标准。在档案数字化进程中电子文件格式杂乱无章，严重影响档案信息的兼容性与通用性。只有规范好格式让各档案机构严格按标准开展数字化操作，才能为后续档案信息的整合与共享奠定坚实基础。要加强对档案数字化工作的指导与监督确保标准有效落地。

在档案管理智能化方面，自然语言处理技术和机器学习算法能极大提升档案分类与标引效率。以训练深度学习模型为例，模型学习海量档案文本特征后，可自动精准识别档案主题、文件类型关键信息，实现档案自动分类并添加合适关键词标签。例如政府部门数量庞大的公文档案依据公文主题词、发文与收文单位信息，便能轻松完成自动分类。

建立统一的档案信息平台可实现档案管理各系统间无缝集成与数据共享。运用云计算物联网区块链先进信息技术架构，对档案信息系统进行优化升级。云计算增强系统扩展性，物联网助力档案信息实时感知与采集，区块链保障数据安全与可追溯。这些技术协同作用能全面提升系统的稳定性、扩展性和智能化水平，为档案信息化建设提供坚实技术支撑。尤其是区块链技术在跨部门档案共享协作中优势突出。不同部门档案节点通过区块链网络连接，在严守数据安全的前提下实现档案数据共享互认，有力促进各部门协同工作大幅提高项目审批与监管效率。

3.2 强化安全保障体系建设

档案机构务必构建完善的网络安全管理制度需聘请专业网络安全技术人员，运用防火墙入侵检测系统、数据加密技术有效防护手段，全力抵御网络攻击严防数据泄露。定期开展网络系统安全检测修复漏洞，保障档案信息系统安全稳定运行。制定周全的数据备份策略运用全量、增量、异地备份多种方式定期备份档案数据，并定期进行恢复测试确保备份数据可用且完整。加强对存储介质的管理与保护选安全存储环境，防止因介质损坏致数据丢失筑牢档案数据安全防线。

3.3 提高人员安全意识

加强对档案管理人员的安全培训是提高其安全意识和防范能力，培训内容应包括网络安全知识数据保护法规、安全操作规范方面，使档案管理人员深刻认识到档案信息安全的重要性养成良好的安全操作习惯，日常工作中严格遵守安全管理制度和操作规程。

3.4 加强复合型人才队伍建设

档案机构要重视优化自身条件拓宽人才吸纳渠道，积极吸引有能力的人才投身建设。深化与高校科研机构合作构建人才交流机制，通过兼职、实习、项目合作灵活方式，柔性引入高端人才与智力资源为档案信息化建设夯实人才根基，提升人才质量持续寻觅优质复合型人才为机构发展注入全新活力。在档案专业教育优化上需调整课程设置，加大信息技术相关课程占比，增设计算机科学、信息管理、数据挖掘跨学科课程。在保留档案管理学档案保护技术传统课程基础上，开设数据库原理与应用信息系统分析与设计、数字图像处理课程，让学生在掌握档案专业知识的同时具备坚实信息技术基础，培养信息技术应用与创新思维。对于在职人员要强化继续教育借助举办培训班、学术讲座、研讨会形式，为档案管理人员搭建学习交流平台助力其更新知识结构，提升业务水平并鼓励他们参加职业资格认证考试，增强专业素养与竞争力。高校还应与档案馆、企业档案部门合作建立实践教学基地，让学生在实习中参与档案数字化扫描档案数据库建设实际项目实现理论与实践融合。

总之引进档案学与信息科学交叉领域的学科领军人物意义重大，开展数字化档案建设科研项目推动技术创新。引入在数字档案资源整合与共享方面研究深入的专家，开展区域数字档案资源整合项目切实提升档案服务社会的能力 。

3.5 完善标准规范体系并加强执行力度

国家档案行政管理部门肩负着重要使命加快推进档案信息化建设各项标准规范的制定工作，包括数字化加工数据存储、信息安全、服务利用多个关键领域，精心构建一套完整科学且合理的标准规范体系。这样做档案信息化建设便能做到有章可循、有据可依，从源头保障建设工作的有序推进。不能忽视对标准规范的宣传与推广，让档案机构与档案人员深入了解标准规范，切实提高他们的认知度与认同感，这将有力推动标准在实际工作中的贯彻落实。在这个过程中还能进一步增强人民大众对档案知识的了解与掌握，营造良好的社会氛围。为确保标准规范切实落地建立健全执行监督机制必不可少，对档案信息化建设项目开展全过程监督，督促各档案机构严格依标准规范开展工作。对不执行标准的单位和个人必须依法依规严肃处理，以此保障档案信息化建设的质量与规范性。鉴于数字化时代的快速发展档案信息化建设不断变化，还需定期对标准规范进行修订与完善始终契合时代发展需求 。

4 结论

数字化时代为档案信息化建设带来了生机与机会，加强技术应用创新与整合，强化安全保障体系建设培养复合型人才队伍，更好的完善标准规范体系并加强执行力度措施，解决当前档案信息化建设中存在的问题，推动档案信息化建设向更高水平发展，让档案信息在社会发展中发挥更大的价值和作用。

参考文献

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