信息化合同系统建设管理的关键问题探讨

当今世界，随着数字经济的发展，企业的运营管理方式正在发生着巨大的变化。合同是企业经营过程中一份非常关键的法律文书，其有效性与规范化程度将关系到企业经营的风险与经济效益。而以纸质合同归档和人工审批为代表的合同管理模式存在着效率低下、信息检索难度大、风险防控不力等诸多问题。因此，如何提高信息化合同的管理水平，提高企业的市场竞争力，就显得尤为重要。然而，在信息化合同系统建设管理过程中，面临诸多关键问题需要深入探讨和解决，以确保系统建设的顺利推进和有效应用。

一、信息化合同系统建设管理的关键问题

（一）功能需求分析问题

企业在建立信息化合同体系的初始阶段，常常无法正确地掌握自己的需求。各单位对合同的要求各不相同，其中，业务单位比较重视合同的及时、方便，法律人员比较重视合同条款的合法性及风险防范，而财务人员比较重视合同的支付条件及履约。如果不能对各个部门的要求进行全面的采集，那么就可能不能达到真正的商业需要，从而降低整个系统的利用率。另外，由于企业的经营过程会根据市场、企业的经营情况进行相应的调整，因此，若在构建时没有为其提供充分的功能扩充余地，将会给以后的系统带来很大的困难[1]。

（二）技术选型问题

信息化合同系统包括软件开发、数据库、电子签名、网络安全等方面的技术。技术选型的不恰当直接关系到系统的稳定性、性能及安全性。对于软件的开发，如果所选用的开发架构与程序语言与本公司的技术架构不相吻合，则将导致系统的开发与维护变得困难；在数据库技术上，如果选择不当，不能有效地保存海量的契约数据，并对其进行有效的检索，将会造成服务器的速度变慢，乃至瘫痪；在使用电子签名时，必须保证其具有法律有效性与保密性，以免对合同的正当性产生不利影响；如果不能很好地解决这些问题，就会造成合同信息的泄漏，从而造成巨大的经济损失。

（三）数据安全问题

合同中包括客户资料、交易金额、交易条件等机密性资料，因此资料的安全性是非常重要的。网络攻击、病毒入侵可能造成资料泄漏或破坏；此外，由于用户的错误删除和权限访问，还可能导致系统的数据安全性问题。另外，如果不进行适当的保密，在传送、保存时，很可能会被盗取或修改[2]。

二、信息化合同系统建设管理关键问题的解决策略

（一）精准把握功能需求

建立由业务、法务、财务等部门构成的项目团队，采用问卷调查、访谈和座谈会等形式，充分了解各个部门对于合同的要求。在此基础上，对所搜集到的需求进行分类、分析，确定各模块的范围及重点。在此基础上，针对企业的业务过程，构建一个能够对企业进行快速反应的需求管理机制，保证系统的各项功能能够满足企业的实际需要。在软件开发过程中，采用模块化开发，方便系统后期的升级和优化[3]。

例如，某生产企业建立了一个跨部门的项目管理体系，并通过走访、座谈等方式，了解了各部门对审批流程的要求，以及法律部门对条款的审核要求。在此基础上，进行了弹性审批组态及智能化条款检查界面的设置，各个科室的用户满意度达到了 92% 。

（二）科学合理进行技术选型

在进行技术选型之前，要对目前市面上的主要技术和方案进行全面的分析，并根据自己的技术水平、预算及业务需要，制订出技术选择的准则。在软件的研发上，选用成熟稳定、易于维护的开发架构及程序设计，以保证本专业的研发队伍能精通并运用；在对数据库进行筛选时，应从数据存储量、查询性能和可扩充性三个方面来确定合适的数据库；为了保证其合法有效、安全，必须选用与我国的有关法律、规范及工业规范相适应的产品；在网络安全上，采取各种有效的保护手段，如防火墙、入侵检测、数据加密等，以保证系统及数据的安全性。并与国内知名的厂商进行了长久的战略伙伴，以获得更多的技术及维修支持。

比如一家大型施工企业在进行工程项目管理的过程中，根据企业的实际情况及技术队伍的实际情况，选择了Java 作为开发平台；使用性能稳定，可扩展性好的 MySQL 作为数据库；选用与《中华人民共和国电子签名法》相一致的 CFCA 产品作为电子签名；在此基础上，采用了防火墙和密码转发机制，保证了整个网络的正常运转和信息的安全性。

（三）强化数据安全管理

要有健全的数据保密管理体系，对数据的访问权限、操作规范及保密职责进行详细规定。将合同资料按类别划分，按资料敏感性及重要度分别设定存取权限。在数据传送时，使用 SSL/TLS 等多种密码技术，保证系统的隐私性和完整性；在资料储存上，采用密码储存方式，以避免资料被盗用或篡改。组织日常的资料备份与还原演习，建立资料安全性的紧急计划，以提升资料安全性之应变能力。在此基础上，还应对工作人员进行资料安全性知识的培训，以增强其资料安全性的知识及作业技巧 ^14]_C 。

例如一家大型企业在建立企业的信息管理体系时，对企业的合同资料进行了较为严密的归类。该系统对用户的个人信息和大宗业务进行保密，只允许被授权的人进入，并通过 SSL 进行安全的安全通信，并通过 AES-256 的加密算法进行存储。每月进行资料备份演习，并对全体人员进行资料安全性训练及攻击防御演习。经过六个月的测试，已成功抵挡了3 次黑客袭击，无一例数据泄漏。

三、结束语

信息化合同系统建设管理是一项复杂的系统工程。在此基础上，提出相应的对策，以保证工程项目的顺利实施。通过建立一个高效、安全和易用的信息化合同系统，企业就可以完成对合同的数字化改造，从而提升企业的经营效率，减少经营风险，提升企业的市场竞争能力，为公司的可持续发展奠定坚实的基础。在将来，伴随着信息科技的继续发展，信息化合同系统也会随之进行更新，企业应该继续留意发展动向，适时地导入新的科技与方法，让合约管理体系得以完善，以满足企业新的发展需要。

参考文献

[1] 刘亮 . 关于建设工程合同管理的信息化分析 [J]. 人民黄河 ，2020，42（S2）：200-202.

[2] 魏麟 . 浅析国企合同管理信息化建设问题 [J]. 今日财富 （ 中国知识产权 ），2020，（02）：151-152.

[3] 黄志超 . 对加强国有企业合同管理工作的几点思考 [J]. 科技与创新 ，2019，（15）：114-115.

[4] 宋洁 ， 左良超 . 浅析合同管理信息化建设——基于西北院企业经营合同管理和辅助决策系统 [J]. 中国管理信息化 ，2018，21（20）：50-51.