浅谈双碳环境下的电子档案单套管理实践

一、中新天津生态城概况

中新天津生态城位于天津市滨海新区，是新区五个开发区之一，规划总面积150 平方公里，其中陆域面积100 平方公里、海域面积50 平方公里。生态城是中国、新加坡两国政府间重大合作项目，是世界上首个国家间合作开发的生态城市。2008 年9 月28 日，时任国务院总理温家宝和新加坡时任国务资政吴作栋共同出席开工仪式，并为生态城奠基，历时十余年建设，从一片盐碱荒滩拔地而起了一座美丽新城，现有常住人口超17 万人。

二、生态城图书档案馆概况

（以下简称“生态城档案馆”）是生态城管委会直属的正处级全额拨款事业单位，馆舍面积6.7 万平米，兼具区域综合档案馆、城建档案馆、图书馆三馆业务职能。

生态城图书馆又名中新友好图书馆，2018 年开馆以来先后推出了40 余项智慧应用以及多项国内首创技术，拥有智能机器人八大类，数十台，是国内应用机器人技术最广泛、最成熟的图书馆。在第四届世界智能大会上发布了行业首套智慧图书馆指标体系，成为国内领先的智慧图书馆。

生态城档案馆面积约为1 万平方米，其中档案大厅2000 余平方米，设有接待区、档案指导区、数字化加工区、档案展厅等多个功能区；档案库房约6000 平方米，均配备了智能密集架，并实现了全部馆藏档案RFID 管理。档案馆现有馆藏档案合计约26 万件（卷、张），设有30 个全宗，全部建立了案卷级、文件级目录，全部纳入档案数据库管理，数字化率达到 100% 。

为了更好地保护和利用档案，档案馆积极开展档案编研工作，形成了合同汇编、新闻汇编等多种编研成果，并深入挖掘本土特色地域文化，推出《舌尖上的档案》、《浅说“中新生态城”的地域文化》等档案编研系列栏目，直接服务于生态城经济、社会事业发展。

生态城档案馆坚持以服务立馆、以科研兴馆，先后承担了《基于云GIS 技术的城市地下管线档案动态管理系统研发与应用》、《基于物联网的智慧档案馆建设》等四项国家档案局科研项目，荣获国家档案局优秀科技成果三等奖2 次。电子档案单套制研究课题于2021 年被国家档案局批准立项，2024 年顺利通过验收。

三、数字档案馆建设情况

2011 年，生态城档案馆开始实现目录数据、数字档案信息化管理。2014 年，完成数字档案馆系统一期项目建设，与同步建设的全域一体化OA 系统无缝对接，实现了从OA系统到档案室、档案室到档案馆的一站式管理，开启了“馆室通”电子档案管理新模式。2019 年，数字档案馆二期项目建成，搭建了基于互联网、政务网、局域网的三大业务管理平台，实现了数字档案资源“收、管、存、用”全过程信息化管理，形成了技术架构合理、系统功能完善的新一代数字档案馆系统。2021 年，数字档案馆与管委会OA 系统同步实施了国产化升级改造，筹备实施电子档案单套制管理。2023 年，生态城档案馆通过全国数字档案馆系统测试，经国家档案局获批成为全国示范数字档案馆。2024 年10 月，生态城档案馆正式实施电子公文单套归档和电子档案单套管理。

四、电子档案单套制管理探索与实践

（一）创新业务管理机制。按照生态城管委会部署要求，档案馆负责统筹区内档案管理工作，统一布局区域档案服务体系，各立档单位不设置专职档案员，不配备专业库房，并将档案移交期限缩短至一年，同时要求纸质档案与数字档案同步移交。这种馆室相结合的业务创新管理模式，不仅大幅减少了在档案业务方面的人财物投入，还有效保障了档案的完整性、时效性，也使档案馆的职能作用得到充分发挥。

（二）构建完整系统架构。经过多年的积极探索，技术不断更新迭代，数字档案馆已经形成基于互联网、政务网、局域网的三大业务管理平台。其中，互联网平台通过门户网站、手机APP 及微信公众号等渠道开展线上档案利用、展览及咨询等业务；政务网平台部署了电子文件归档处理系统、集中式档案室管理系统、档案移交接收系统以及馆藏档案管理系统，涵盖了数字档案的收、管、存、用以及在线监督、指导等功能，实现了馆室一体化管理；局域网平台包括馆藏资源管理系统、长期保存系统、库房管理系统、电子阅览室管理系统，侧重于数字档案的长期保存、库房管理及到馆利用。

（三）搭建馆室一体平台。立足于生态城的优势资源条件，将自主安全可控的政务网作为档案业务管理的主阵地，按照“三个一”的原则，即统一开发、统一部署、统一管理，搭建了连通全部立档单位的馆室一体化档案管理平台，各立档单位可通过平台完成档案的全生命周期管理。开创性地将馆藏系统同步部署在政务网，开展档案在线接收、管理、鉴定、编研等主要业务，为馆藏档案在线利用、联合开放鉴定等馆室互动业务提供了可能，实现了跨馆室、跨立档单位，一站式在线利用，打通了在线档案业务的“最后一公里”。

（四）实现系统互联互通。为了践行绿色发展理念，生态城积极推行无纸化办公，基于政务网建成了一套覆盖全域的政务OA 办公系统，具备成熟的电子文件流转、电子签名、安全认证等功能，区域内全部行政事业单位及管委会所属企业均利用该系统流转公文。数字档案馆系统与OA 系统进行了无缝对接，实现了从文件生成、办理到档案归档、移交的全过程管理。同时，所有立档单位均可通过系统提交利用需求，经审核通过后，在线获取电子档案使用权限，使档案利用更加便捷，档案服务效能大幅提升。

（五）推行单套制规范管理。生态城档案馆秉承“电子档案为主、纸质档案为辅”的发展战略，同步推行电子文件单套制归档及电子档案单套制管理。为了满足电子档案“真实、完整、安全可靠、长期可用”的要求，生态城档案馆制定并执行电子公文元数据规范、电子档案一般检测要求、基于XML 的电子文件封装规范等一系列规范性文件，采用数字签名、电子签章等技术措施，保证电子文件组件和构成要素齐全完整，无非法访问和越权访问以及不被非法篡改。近三年文书类档案中电子档案占比超过 50% 。

（六）保障档案信息安全。为确保数字档案馆系统长期、稳定、高效运行，生态城档案馆建立健全了安全管理体系，严格执行三网隔离，让各网络设备之间独立运行。按照双机冗余要求，配备满足业务需要的交换机、虚拟化服务器及存储备份设备。同时，还配备了防火墙、漏洞扫描、安全审计等八大类近20 套网络安全软硬件设施，筑成了保障档案馆数据安全的“铜墙铁壁”。

五、特色成果

（一）生态城档案馆的大胆实践是党政机关电子公文在单套制管理方面的一次全面探索，对综合档案馆文书档案管理模式的转型具有一定借鉴意义。（二）生态城档案馆实施的馆室一体化管理模式，打破了传统档案室与档案馆的职能界限，能够切实减少区域人力、物力投入，最大限度发挥档案的利用价值，为基层档案馆改革发展提供了可复制、可推广的生态城经验。（三）生态城档案馆同步推行了电子文件单套制归档和电子档案单套制管理，探索了可行的技术路线和有效的实现途径，具有较高的现实意义和推广应用价值。（四）生态城档案馆在安全可控的政务网环境下开展了电子档案全流程管理，并对政务网与局域网的功能定位进行了重新规划，突破了局域网“重保管、轻利用”的固有局限，破解了信息孤岛难题，为双碳环境下电子档案单套制管理创造了更广阔的发展空间。

六、结论

生态城档案探索实施全区域电子公文单套归档及电子档案单套管理，形成一套可复制推广的实践经验和工作模板，更好地发挥开发区先行先试作用，为国内各类开发区、乃至档案行业电子档案单套管理工作提供借鉴与参考。未来，生态城档案馆将继续积极响应国家“双碳”战略，深化单套制管理，扩大覆盖范围，并推动相关标准在全国范围内的推广应用，助力数字中国建设。

参考文献：

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[2] 齐丽娜，颜丙东. 中新友好图书馆在智慧化领域的探索[J]. 图书馆研究与工作，2023（6）：15-17.

[3]DA/T 92—202，电子档案单套管理一般要求 [S].