大数据背景下提升档案管理效率的策略

大数据正深刻推动着社会各领域发展。在企事业单位中，办公室作为核心部门，其工作效能直接影响整体运营。档案管理是办公室工作的关键环节，肩负着信息记录、保存和提供利用的重要职能。然而，当前普遍采用的传统档案管理方式存在明显短板，信息孤岛现象突出、检索效率低、数据安全风险频发等问题制约着管理水平。因此，在大数据背景下，如何有效提升档案管理效率，已成为相关管理人员亟待解决的核心课题。

1 大数据背景下提升档案管理效率的重要意义

1.1 提高档案管理效率，有利于降低运营成本

大数据技术发展背景下，档案管理的工作方式正经历着前所未有的变革。其中电子档案管理系统的引入，为档案管理效率的提升开辟新路径，将传统纸质档案转化为电子档案，节省宝贵的物理存储空间，更极大地简化档案的检索流程。传统纸质档案的管理，往往伴随着繁琐的翻阅和查找工作，效率低下且易出错，而电子档案管理系统则提供关键词搜索、全文检索等高效检索功能，使得管理人员能在短时间内迅速定位所需档案，极大提升工作效率。从运营成本的角度来看，电子档案管理系统的应用也带来显著的降低，纸质档案的管理和维护需要消耗大量的纸张、打印设备、存储空间等资源，且随着档案数量的增加，成本将持续攀升。电子档案则无需此实体资源，其存储和检索成本相对较低，随着技术的进步，存储成本还在不断下降。因此，“电子档案管理系统的应用，提高档案管理效率，为企业节省大量运营成本，提升整体经济效益。”[1]

1.2 防范数据泄露，有利于保障信息安全

大数据背景下数据安全已成为企业不可忽视的重要问题。传统的纸质档案，由于其物理形态的限制，往往面临着丢失、损坏、被盗等风险。而电子档案则采用数字化存储和加密技术，为信息安全提供更为可靠的保障。例如：加密技术的应用使得电子档案在传输和存储过程中得到有效的保护，即使电子档案被非法获取，也无法被轻易解密和篡改，为档案的保密性和完整性提供坚实的保障。

1.3 促进档案资源共享，有力于提升决策支持能力

大数据技术使得档案资源的共享成为可能，对于提升企业的整体运营效率和管理水平具有重要意义。工作人员构建档案信息共享平台，可将企事业单位内部各部门的档案资源进行整合和共享，打破信息孤岛，实现资源的优化配置和高效利用。“各部门之间可方便地共享和交流档案信息，避免重复劳动和资源浪费，平台上协作沟通功能，可促进部门之间的协同工作，提升整体运营效率。”[2]

2 大数据背景下档案管理存在的问题

2.1 信息化水平低

大数据时代信息的快速流通与高效处理成为各行各业追求的目标，但是对于多数企事业单位档案管理人员而言，档案管理的信息化水平仍然较低，成为制约档案管理现代化的瓶颈，部分单位仍然沿用传统的纸质档案管理方式，不仅占用大量的物理空间，而且检索效率较低，难以满足快速查询与利用的需求。而出现此类问题的原因，是资金投入不足，无法采购先进的档案管理软件与硬件设备，人员培训不到位，多数管理人员缺乏信息化管理的专业知识与技能，或是管理理念落后，部分管理者对信息化管理的认识不够，缺乏推动的动力。

2.2 缺少智能化技术

目前部分单位在档案管理中仍然采用人工分类与检索的方式，效率较低，而且容易出。目前在企事业单位档案管理的工作中，没有科学合理采用先进的智能化技术，不能全面借助智能化系统进行各类档案数据的分析与处理，难以保证工作的效果。

2.3 档案数据价值挖掘不足

从实践角度看，大数据技术具备的核心数据挖掘与分析能力，为档案资源的深度开发提供了技术支撑。档案数据蕴藏的信息价值巨大，通过深入挖掘和分析，能够揭示数据背后的规律与趋势，从而为管理和决策提供重要依据。然而现实情况是，档案管理过程尚未充分利用这一优势。当前普遍存在的问题是，档案数据的价值挖掘明显不足，管理活动仍多局限于基础性的存储与检索操作，缺乏对档案内容进行深度分析和价值提炼。具体而言，企事业单位在档案管理工作中，未能有效应用先进的大数据技术来发掘档案数据的潜在价值，导致难以支撑相关决策所需的数据洞察，也阻碍了档案信息资源的深入挖掘和有效开发利用。

2.4 信息安全保护不力

大数据背景下档案管理过程中需要借助网络平台进行数据传输与存储。但是网络平台具有各类安全风险问题，主要是黑客攻击、病毒传播等，对档案信息的安全性造成威胁，部分企事业单位人员在采用大数据技术进行档案管理的过程中，缺乏足够的信息安全意识与防护措施，没有设置复杂的密码与权限控制，没有定期对档案数据进行备份与恢复，没有采用加密技术对敏感数据进行保护，增加档案信息泄露或被篡改的风险。

2.5 服务模式不合理

大数据背景下档案管理过程中，需要借助网络平台进行数据传输与存储。但是，网络平台具有各类安全风险问题，主要是黑客攻击、病毒传播等，对档案信息的安全性造成威胁，部分企事业单位档案管理工作人员在采用大数据技术进行档案管理的过程中，缺乏足够的信息安全意识与防护措施，没有设置复杂的密码与权限控制，没有定期对档案数据进行备份与恢复，没有采用加密技术对敏感数据进行保护，增加档案信息泄露或被篡改的风险。

3 大数据背景下档案管理工作人员提升档案管理效率的策略

3.1 加强档案信息化建设，提升档案数字化存储

在信息化高速发展的当下，档案管理作为企事业单位运行的关键环节，既面临挑战也迎来机遇。为顺应数字化浪潮，提升管理效率与安全性，档案管理人员需推动全方位转型：涵盖档案信息化建设、智能化技术应用、数据价值挖掘及安全保障。值得注意的是，档案数字化绝非简单地将纸质文档转为电子文件，而是一个系统化、精细化的工程。管理人员首先需明确数字化目标、范围与标准，确保每份档案在转换过程中原始信息的完整与准确。这要求他们熟练掌握扫描仪、OCR 识别等设备技术，并秉持高度责任心与耐心，完成档案的细致分类、编号、整理与校验工作[3]。电子档案管理系统是信息化的核心载体，除必备的录入、存储、检索、查询、借阅功能外，更需集成自动分类、智能推荐、权限管理等智能化模块，以实现管理的自动化与智能化。系统设计必须重视用户体验，界面友好、操作便捷，便于管理人员高效使用；同时应具备良好的扩展性和兼容性，确保能与 ERP、CRM 等业务系统无缝对接，促进数据共享与业务协同，从而提升档案管理的整体效率 [4]。

3.2 引入智能化管理技术，提升档案管理效率

随着大数据技术的不断发展，智能化技术在档案管理中的应用日益广泛，智能化技术在档案管理中的应用主要包括自动化分类、智能检索、数据挖掘等方面，借助自动化分类技术可将海量的档案文件按照预设的规则进行自动分类，提高分类的准确性与效率，采用智能检索技术可实现对档案文件的快速定位与查找，提高检索速度与准确性，采用数据挖掘技术可从档案数据中挖掘出有价值的信息，为决策提供支持。人工智能技术，尤其是机器学习与自然语言处理技术，为档案的智能分类与归档提供可能。企事业单位档案管理工作人员应凭借训练机器学习模型，使其能自动识别档案的类型、主题、关键词等关键信息，据此进行自动分类与归档，大幅减少人工干预，提高工作效率，还保证分类的准确性与一致性。随着技术的不断进步，人工智能还能在档案内容的深度挖掘与理解方面发挥更大作用，为档案的智能检索与推荐提供有力支持。大数据分析技术能深入挖掘档案数据中的隐含信息与规律，为档案管理流程的优化提供科学依据。档案管理工作人员应利用大数据分析技术，对档案的生成、存储、使用、借阅等全生命周期数据进行全面分析，识别出流程中的瓶颈与低效环节，提出针对性的改进措施。

3.3 挖掘档案数据价值，提升决策支持能力

档案数据中蕴含着丰富的历史信息与业务智慧，是企事业单位决策的重要参考。企事业单位档案管理工作人员需利用数据挖掘与分析技术，从档案数据中提取出有价值的信息与规律。例如：分析档案的生成时间、内容特征、使用频率等数据，可揭示企业的运营规律、业务趋势与市场需求；分析档案的借阅记录与用户反馈，可分析用户的需求偏好与行为特征，为工作改进与服务优化提供方向。为更有效利用档案数据支持决策，档案管理工作人员需构建科学的档案数据分析模型。模型基于大数据与人工智能技术，可对企业运营、市场需求、竞争态势等进行全面、深入的分析与预测。“管理层可准确地分析企业的运营状况、市场环境与竞争对手的动态，制定出科学、合理的战略规划与业务决策，为企业的风险管理、资源配置与绩效评估提供有力支持。”[5]

3.4 加强档案安全保护，防范数据安全风险

为保障档案数据的安全性，企事业单位档案管理工作人员应建立档案数据安全管理制度，用以明确档案数据的分类、存储、使用和管理等方面的要求，规范工作人员的行为和操作流程，定期对档案数据进行备份与恢复测试，保证数据的可靠性和完整性。为保护档案数据的机密性和完整性，档案管理工作人员应加强对档案数据的加密和权限控制。例如：对敏感数据进行加密处理，防止数据在传输和存储过程中被窃取或篡改；为不同用户设置不同的权限级别，限制其对档案数据的访问和操作范围，有效地保障档案数据的安全性。

3.5 创新档案服务模式，提升服务质量

当前，企事业单位档案管理人员普遍存在服务意识不足的问题，导致部门间档案信息共享不畅，难以依据其他部门及人员的实际需求，有效运用大数据技术进行档案信息的开发与利用，制约了档案管理效能的提升。为改善档案服务效率与质量，管理人员应着力构建档案信息共享平台，整合企业内部各部门档案资源，打破信息壁垒，使员工能够便捷地查询、借阅所需档案。平台可集成在线客服、智能问答等功能，提供高效便捷的档案查询服务。同时需关注移动互联网普及带来的用户需求多样化趋势。为此，应积极推广移动档案服务，通过开发移动应用或微信小程序等方式，将服务延伸至手机、平板等移动终端，满足用户随时随地获取档案服务的需求。在大数据背景下，档案服务不应仅限于基础查询与借阅，更需转向提供高价值知识服务。管理人员需运用大数据技术深度挖掘分析档案数据，提炼高价值信息，并以知识图谱、专题报告等形式呈现，为用户提供全面的业务指导和决策支持，从而增强决策有效性与用户竞争力。

综上所述，大数据背景下，档案管理工作人员提升档案管理效率已成为企业转型升级的必然要求。档案管理工作人员需要加强档案信息化建设，积极引入智能化管理技术，挖掘档案数据价值、加强档案安全保护，创新档案服务模式，提升档案管理效率和服务质量。随着大数据技术的不断发展和应用深化，档案管理工作将迎来广阔的发展前景和丰富的应用场景。档案管理工作人员应紧跟时代步伐，不断提升自身的专业素养和技术能力，为企业的持续发展和创新提供有力支持。同样需要注意的是，企业也应加大对档案管理的投入和支持力度，促进档案管理的数字化转型和智能化升级，为企业的长远发展奠定坚实基础。

参考文献

[1] 陈宇琴 . 大数据背景下档案管理工作知识科普与质量提升 [J]. 科技视界 ,2023(2):83-86.

[2] 刘强 . 基于大数据背景下机关事业单位档案管理效率提升策略 [C]// 第二届智慧教育教学与发展论坛论文集.2022:1-4.

[3] 王竹枝 . 大数据背景下办公室文秘提升档案管理效率的途径分析 [J]. 中国民商 ,2023(12):103-105.

[4] 王丹 . 大数据背景下石油企业档案管理业务提升策略 [J]. 办公室业务 ,2023(20):164-166.

[5] 黄智斌 . 基于大数据背景下医院档案管理工作质量的提升路径 [J]. 山西卫生健康职业学院学报 ,2022,32(3):131-133.

作者简介：吴金山（1967-），男，汉族，河南民权人，政工师，硕士研究生，研究方向：马克思主义理论与思想政治教育、机关企事业办公室工作、党的建设研究。