数智时代行政事业单位档案数字化管理探讨

摘  要：随着信息技术以及科技创新的不断发展，我国已经进入了数字时代，行政事业单位数字档案化管理是时代发展的必然趋势，将数字化技术合理的应用于档案管理工作中，代替传统的人工档案管理模式，有利于提高档案管理的质量和水平，为行政事业单位的发展提供真实的档案数据，提高事业单位行政管理的效率以及服务的质量。

关键词：行政事业单位；数智时代；档案；数字化管理

数字时代背景下，数字化转型已经成为提高行政事业单位档案管理质量和效率的有效方法，传统的人工档案管理模式已经不再适用于时代的发展，数字技术的应用推动了事业单位档案数字化的转型，降低了管理的成本，提高了数据的安全性和稳定性，使行政事业单位能够更好的为公众提供档案服务，促进社会的和谐稳定发展。

一、建立数字化档案管理系统

数字时代下，行政事业单位未开展档案数字化转型，可以建立数字化档案管理系统，将传统的纸质档案利用扫描仪或者拍摄设备转化成电子的形式进行储存，所收集到的信息都存放在数字化档案管理系统中，推进数字化管理工作的顺利开展。建立数字化档案管理系统。该系统中具有数据导入，批量处理，安全储存，合理分类等功能，工作人员将电子档案批量导入到数字化管理系统中，系统中的大数据技术可以根据档案的时间或者属性进行合理的分类，为后续档案的分类管理以及检索奠定良好的基础。数字行政事业单位建立数字化档案管理系统，系统中具备版本控制和数据备份功能，将储存的档案备份到云盘中，避免了由于档案系统出现故障，导致档案数据丢失问题的出现，提高了档案的安全性和完整性。行政事业单位档案管理是为公众以及事业单位发展提供相应数据的，数字化档案管理系统中具有快速的检索功能，工作人员可以通过输入关键字，时间等信息快速的在档案库中查询到需求的档案，建立标签和索引的方式，对档案信息数据进行标识，使用户可以在数据库中精准的查找到所需的档案信息，提高了档案管理的服务智能，为公众以及行政事业单位发展提供真实有效的档案信息。

二、完善数字化档案管理体系

数字时代下，行政事业单位开展档案数字化管理，需要完善数字化档案管理体系，健全数字化档案管理流程，使档案管理工作能够在数字化技术的帮助下，安全有序的进行，提高档案信息的准确性和完整性。行政事业单位完善数字化档案管理体系，首先需要根据档案管理的流程和内容制定明确的管理标准，将档案管理的每一步都落到实处安排专人负责，制定详细的工作流程以及采用责任分工制来确保档案管理的每一个环节都有相应的责任人，一旦在管理过程中出现问题时，可以快速的找到出现问题的环节，降低档案管理的风险。比如，对于档案前期的扫描和拍摄环节，可以安排专业的技术人员进行操作，如果后续档案信息出现错误，便可以快速寻找到问题的责任人，提高问题的解决效率。其次，档案信息都是通过扫描上传到统一的档案管理平台中进行管理，在上传前需要对档案的命名，标注和分类进行规范，采用统一的命名规则和标注方法，是档案的储存形式，完全的统一，便于后续的利用和管理，比如可以按照档案的部门，日期等信息进行命名。最后，行政事业单位档案信息都具有较高的私密性和安全性，完善档案数字化管理体系，需要设置安全的管理机制，确保档案信息的安全性。行政单位可以使用权限控制技术来进行安全管理，对不同级别不同部门的用户进行权限划分，只有拥有权限的用户，才可以在档案库中查询到自己需要的档案信息，从根源上避免了档案信息泄露的风险，提高档案的安全性和规范性。

三、组建数字化管理人员队伍

工作人员作为档案管理的主力军，其工作能力和工作素质直接影响着档案管理工作的顺利开展，因此，在数字时代下行政事业单位开展档案数字化管理，需要提高档案管理人员的信息素养和专业水平，使每一位工作人员都具备专业化的档案管理理论知识和丰富的实践经验，掌握一定的数字化技术，能够灵活的使用数字化设备开展档案管理工作，提高档案管理工作的质量和效率。行政事业单位组建一支专业化的档案管理人员队伍，可以邀请档案管理专家以及智能化人才开展讲座培训，针对目前行政事业单位内部所使用的数字化档案管理技术，理论以及法律法规对工作人员开展培训，使档案管理工作人员能够及时的了解行业发展的最新动态，掌握最新的数字化技术和原理，在管理工作中才可以合理的运用自身的能力来推进数字化的转型，为事业单位的发展以及公众提供优质的档案服务。

四、结语

行政事业单位档案是我国权力机关以及公共服务机构必不可少的资源，其中记载着事业单位发展的一些历史文化信息和管理决策。在数字时代背景下传统的纸质档案管理模式已经不再适用于时代的发展，档案数字化管理是时代发展的必然趋势。利用数字化技术开展档案管理工作，实现智能化和高效化的档案管理环境，通过建立数字化档案管理系统，完善数字化档案管理体系以及组建数字化管理人员队伍三个方法来推动行政事业单位档案数字化管理的建设。数字化技术的融入提高了档案管理的质量和水平，推动了行政事业单位的高效协调运转，促进事业单位的健康可持续发展。

参考文献

[1]李荣.基于数字化技术的行政事业单位档案管理方法[J].信息记录材料，2025，26（2）：175-177.

[2]王文娜.基于新形势下行政事业单位档案数字化管理工作研究[J].兰台内外，2025，（2）：16-18.