关于依托数字化协同方式提升组织效率的研究

摘要：科学合理地协同方式是提升和解决组织效率问题的有效方法，在数字化时代，传统协作方式改进对组织效率提升逐步失去竞争优势，数字技术为组织效率提升创造了新的巨大空间和赛道。本文深入研究了数字化具体在哪些方面为协同效率提升提供了挖潜空间，创新性地分析了数字化对组织内部协同的赋能维度包括：多端参与提升沟通协同效率，资源共享提升使用协同效率，流程有形提升操作协同效率，任务跟踪提升目标协同效率，标准植入提升质量协同效率，数据穿透提高交互协同效率。同时为避免陷入建设误区导致难以激发数字化协同效率，从数字化平台建设、业务链条设计、数据来源、数字化建设起点等五个方面总结了数字化协同方式实现的关键要点。

关键词：组织；效率；协同；数字赋能；重塑边界

一、协同是提升组织效率的重要方式

管理需要解决的根本问题是如何提升效率，百年管理理论一直在试图回答“组织效率从哪里来”这个问题，也就是说管理从根本意义上是解决效率的问题。那么组织的效率如何提升？根据卡普拉的“整体论”，企业是一个整体，管理是需要回归到整体论上，按照整体的视角去研究组织的效率。根据安索夫和哈肯的“协同论”，组织内协同是效率的重要来源，协同管理可以让系统整体效率最大化，整体系统中各子系统（要素）或各组成部分通过竞争与协同，使得多种力量聚集成一股总力量，产生一定的结构化和功能性变化，从而创造更大价值。企业通过各业务单元相互协作，实现整体价值大于各个独立组成部分的简单汇总，这个整体大于部分之和是协同增效的本质特征，这个大出来的部分就是组织效率挖掘的重要空间。总而言之，以往的科学管理理论已经很好地论证了：协同是提升和解决组织效率问题的有效方式。而如何构建科学合理的协同方式，直接关系组织效率提升的显著性，这也是我们在数字化时代，面对组织效率变革新驱动，需要深入探讨的新课题。

二、数字化时代重塑组织内协同方式的必要性

随着互联网技术的出现和深化应用，人工智能、边缘计算、虚实融合等新技术渗透到生产生活的各个方面，我们进入一个高能发展变化的全新数字化时代，管理和组织遇到的挑战都非常大。旧有商业模式、组织模式、协作模式被不断颠覆和重塑，组织正从线性、确定的世界，向非线性、不确定的世界转变。聚焦数字化对组织带来的关键变化，主要包括以下几个特征：

一是数字孪生，通过数字技术把现实世界重构为数字世界，并使数字世界与现实世界融合共生，即组织内的人、财、物以及一切数据和关系都在数字化。二是万物互联，世界正处在“无限链接”之中，组织内部呈现开放的多元分工形态和网状协同运作态势，个体通过相互链接形成价值共同体。各角色之间不再是管控与命令式的关系，而是“链接”与松散耦合的关系，因万物互联而形成价值网。三是重塑边界，不仅组织间的边界因开放合作而被打破，组织内部的部门间、业务单元间、个体行为间的边界也被不断突破，通过数字化的流程和链条重塑原有单元，新生业务单元更加灵活、临时和多样。

数字化对组织带来的冲击，使得组织原有的内部协同效率挖掘空间变窄甚至失去挖掘价值，传统协作方式改进研究对组织效率提升已经失去竞争优势。反观，数字化时代为组织效率提升创造了新的巨大空间和赛道，因为协同的方式具有更多可能性，协同的主体更加多元化，协同的成本大幅度下降等。基于数字化对组织协同底层逻辑的冲击，有必要深入研究数字化时代组织协同能力提升的赛道究竟在哪里？以及如何构建数字化协同能力以激发组织内部更多的潜能、释放更多的创造力、提升更大幅度整体效率。

三、数字化对组织内部协同方式的多元化赋能

“动荡时代最大的危险不是动荡本身，而是仍然用过去的逻辑做事。”正是因为数字化全面颠覆了组织内部协同方式的底层逻辑，我们必须重新审视数字化具体在哪些方面为协同效率提升提供了挖潜空间，才能在正确的维度制定有效的策略。

（一）多端参与为沟通协同赋能

多组织多层级的智慧化办公平台已经是目前企业内部最常见的数字化工具，通过平台的搭建和使用，组织内部相关主体实现多端同步参与业务和沟通的协同布局。相较传统的双人交互和多人线下会议等数据交互和信息沟通模式，强大的多组织多层级协同引擎为大型集团企业和机构复杂的跨部门协同沟通提供了高效率的可控平台。从简单的组织统一通信账号、音视频交流、电子邮件、即时通信等内容的通信服务，到聚焦业务流程和工作流转的办公管理服务，都因多组织多层级的多端主体参与，使得信息交换与数据共享可以在一瞬间及时触达。特别是对于同一项任务，通过互联网可以实现多主体同步参与完成，由传统线性沟通收集变为网状瞬时汇总与发散，全面提升了企业内部的沟通效率。因此构建高效的、多端参与的数字化沟通协同方式，可以有效提升组织效率。

（二）资源共享为使用协同赋能

组织内部传统资源利用主要存在三个问题，一是资源可使用状态无法实时展示给资源需求者；二是资源的使用往往是单方占用，共用模式难以构建；三是资源的获取与使用需要通过某种路径进行至少两方的沟通与协调。而在数字化时代，资源的被占用状态和可使用情况可以及时性可视化地呈现给每一个需求者；数字化的模式甚至改变了资源的利用属性，增加了资源的利用维度，释放了多层可利用空间，具有更强的可共享能力；资源的使用变的更便捷，只要是资源创造者释放了资源，需求者就可以绕开不必要的路径、无关的沟通、不可预知的等待，在精准的位置和时段找到精准的资源。数字化的应用极好地释放了资源地可利用性和共用性，也让共享共用的路径方法更加简单易得，这就双向地提升了资源需求者在协同使用资源方面地效率。

（三）流程有形为操作协同赋能

在科学管理逻辑指导和应用下，组织内部大部分业务和管理都呈现明确的秩序，具体表现为操作上的流程性。也就是说成熟的组织内部，对业务和管理都会制定或者迭代出高效率、低风险的操作流程。数字化时代在流程方面最显著的改进一是固化了流程，让流程具有了可视化的形态和强制性执行关键环节，确保流程发挥应有的效率；二是同步化流程参与者的秩序，在某些可并行环节，使流程由传统单一线性操作升级为多元协同操作，极大地简化了业务链条地操作层级和处理时间。从这两个方面而言，通过数字化对流程性事件进行赋能，可以使得流程参与者对所负责环节的认知更加明确，处理时机更加灵活，与其他环节人员的协同操作性更加便捷，组织的业务行为效率也将明显提升。

（四）任务跟踪为目标协同赋能

“分工是提高组织效率的重要方式”是科学管理反复论证的重要理论之一，组织内因为有了科学合理的分工，有效提高了个体劳动效率和组织的协同效率。这种效率提升显著依赖分工的合理和分配工作的执行情况，传统方式下需要耗费大量成本来跟进和改善这两个方向。数字化时代，面对多人协同任务，无论是常规性任务还是临时性任务，

通过构建任务性管理工具，一是可以便捷地拆解任务和分工性指派任务，让每一个参与者更清晰工作目标和所负责工作在整体中地作用；二是完成时间、数量、质量方面实现了数字和图表可视化，有利于管理者来跟踪评价和把控整体任务完成情况，也就是对分工执行情况的管理更加有效；三是通过持续多样地数字化留痕和对比统计分析，有利于充分了解执行者的能力和配合度，促使分工合理性的持续优化。数字化管理工具为任务型工作的目标达成提供了整体协同效率提升的有效抓手。

（五）标准植入为质量协同赋能

企业将管理行为和产品的最佳实践逐步分解归纳为最佳秩序，从而获得标准。标准的执行，确保组织具有最佳的产品和效率输出。标准化落地执行存在的最大困难就是标准与行为（生产、设计、管理、经营等多方面的行为）的渗透与关联，如何关联？是否执行到位？

数字化在标准植入方面，起到了很好的赋能作用。前文我们已经分析过数字技术正在把现实世界重构为数字世界，组织的一切行为都在数字化。而标准本身已经是抽象归纳形态，极易数字化，这就使得实际行为与标准通过数字化建设，融合进入同一可操作空间维度，形成了标准与行为之间的强关联性。一方面可以将行为的每一个控制环节与标准进行前置性要求和查询，另一方可以将行为执行情况与标准进行匹配分析差异。通过协同各环节标准的逐一执行落地，提高组织整体的运行效率和行为输出质量。

（六）数据穿透为交互协同赋能

数据资产是企业组织在运营活动中形成的，能够给企业带来持续价值的信息资源，是整个企业赖以运转的核心要素。在传统模式中，数据大多以物理形式或者简单电子形式来记录，组织内部个体在数据交互过程中，存在不易查询、口径冲突、权限不清、提供数据配合度低等问题。数字化时代的到来，数据的记录和存在形式发生了根本性颠覆，个体在数据交互时表现出典型的“共建、共存、共用”特征。

在数字孪生的模式下，业务行为直接被记录为数字形态，以业务流、价值链、管理线为单元形成数据共建模式，单元内的业务数据由相关参与方协同生成，这里带来一个巨大优势，就是数据资源的拥有者必须根据组织要求释放数据的可用性，而不是根据自己的协同意愿选择性地提供数据。

生成的业务数据将关联相关要素以多维形态进行共存，可全部存储在同一个数据平台内，形成多级多角色数据穿透，并且为每类数据赋予使用者权限。

通过各类数字算法形成便捷查询通道，用户可以通过多个维度进行查询搜索，用户可根据权限自由获取数据，而避免花费人工沟通成本，为参与协同的各方使用其他各方数据提供了高效途径。综上而言，组织内部个体之间的数据交互，因数字化模式构建而激发出更高的协同效率。

四、数字化协同管理是方式的实现要点

尽管我们已经论证了数字化能够在多种维度层面对组织内部协同效率进行赋能，但仍然存在组织在依托数字化工具进行新的管理协同方式构建过程中，不仅无法释放数字化协同中个体的全新价值，反而增加了适应性和改变性成本。因此我们在数字化协同管理方式的构建中，一定要注意步入旧逻辑的陷阱误区，至少应把握以下关键要点：

（一）数字化平台设计应当统一、多级、高容纳

多层级多主体协同是整个数字化管理协同的核心理念，构建一个数字化管理平台也无疑是企业数字化管理协同的起点和关键。在建设过程中务必遵循统一、多级和高容纳的原则。统一是指数字化接口、标准和协议的统一，避免各功能模块之间无法互联和数据互通；多级是指组织中不同层级的用户、业务、数据等都不能放在同一个层面，一定要按照各自的分层逻辑进行设计，避免与现实的管理层级和分级授权冲突；开放是指要用持续完善和发展的思路开展建设，务必确保模块是可以持续增加的，功能是可以迭代优化的，流程是可以适当重塑的。

（二）打破部门边界，以业务线为依据设计数字链条

虽然数字孪生建设理念是将现实世界映射生成数字世界，但并不是保持一切不变，而是以实现和超越既有目标的数字化改进建设。组织内部协同，特别是部门间的协同，依托数字化建设的一个关键方式就是打破“部门墙”，破除线下组织中边界对效率的阻碍。要通过数字化建设对各类链条进行重塑，以业务线进行设计，构建包括业务流程、数据流转、资金流向、人员流动等不同的链条，要确保关注什么，就围绕什么，就建设什么，建立以场景单元为合作关系导向的协同方式，而不是固化地以组织机构为导向。

（三）数据来源要确保始终单一

传统的组织内部协同存在的一个重要问题就是数据来源多渠道导致的效率低下，在数字化管理协同建设过程中，这仍然是首当其冲必然要解决的问题。为避免多渠道带来的数据差异问题，数字化过程中应始终保证数据来源的单一性，指定数据来源规范渠道，锁定数据可用状态，明确数据口径和标准，从而确保数据的精准性和可信性。

（四）按较小业务单元进行数字化

数字化业务单元设计的越粗犷，数据的精细度就越差，对数据的应用性和组合性就越差。因此一定是尽可能按照较小的业务单元进行设计，取得组织行为细分环节的数据。单元足够微小，数据足够细致，一是能够发挥数据灵活性，可以灵活组合、计算、加工，形成各类可用的大型数据和决策指标。二是能够直达底层业务，满足任何层级对数据的不同需要。三是形成穿透架构，构建完整、饱满、有支撑力的整体业务运行数据体系。

（五）尽量将业务行为直接数字化

组织内协同的数字化构建，一层是协同参与方依托数字化平台开展的协作，另一层也是更深的一层来自于业务行为的数据。在传统协同方式转向数字化方式的过程中，往往首先开展第一层的平台性建设，再开展第二层的业务数据化。这就导致存在一个中间过渡阶段：行为数据由人工统计和录入，这将极大的增加工作成本和数据的不精准性。因此要尽量缩短这一阶段的存在时间，加速构建业务行为直接数字化，进一步提升组织协同效率。

作者简介：王琳（1986.5.12），女，汉族，山东省威海人，硕士研究生学历，研究方向：财务管理，职称：中级政工师。

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