“三合一”制度在政府机关档案管理中的实践与优化

摘要：政府机关档案管理工作尤为重要，其中“三合一”制度对档案的形成与整理等工作提供针对性指导，将档案资料实现有效利用。同时“三合一”制度可促进档案管理工作的有序开展，保证档案信息的真实与完整性，进而提高档案管理人员的工作效率与素质。基于此，本文针对“三合一”制度在政府机关档案管理中的实践方式进行分析，希望能够为政府机关档案管理工作的开展提供参考。

关键词：“三合一”制度；政府机关；档案管理

引言：随着社会的不断发展，对政府机关档案管理工作提高重视，将“三合一”制度运用在政府机关档案管理中，可提高档案管理的效率。“三合一”制度可优化档案管理理念，并且令管理人员重视政府机关档案管理工作的重要性，提高对档案人员的培训，优化档案管理制度，以及采用信息技术开展档案管理工作，有效保证政府档案的安全。对此，在本文中针对“三合一”制度在政府机关档案管理中的实践提出如下策略。

一、增强档案人员的培训

政府机关在开展“三合一”制度期间，为促进档案管理工作的顺利实施，在政府机关中需重视对档案管理人员的培训，增强管理人员的素质与专业管理水平，将“三合一”制度落实到个人以及各岗位。通过对档案管理人员实施培训，可令管理人员对档案管理工作细则提高认知，同时在经过培训后可令管理人员的沟通协调能力，以及团队合作意识等增强，提高管理人员的综合素质与能力。此外，在实施培训期间，还可以设置考核机制等，令管理人员的工作积极性提高，令管理队伍的整体素质增强，令档案管理工作顺利开展[1]。

例如，培训期间首先结合档案管理实际工作情况，为管理人员制定培训课程内容，详细讲解档案管理方式、原理、管理政策等。同时培训内容还应包含但不限于档案鉴定与整理、档案管理法律法规等，并针对档案管理软件操作内容进行细致化培训。其次，在培训期间需建立团队合作训练，并且列举管理中实际发生的案例，引导管理人员合作解决，提高管理人员的团队沟通，以及解决问题的能力。最后，制定出针对性的考核机制并与管理人员绩效挂钩，若考核合格则予以物质等奖励，若考核不合格则予以物质惩罚，令档案人员均积极参与培训，提高自我管理能力。

二、优化档案管理制度

档案管理在政府机关中尤为重要，在开展“三合一”制度期间，将档案管理制度逐步完善，提高档案管理的效率以及质量。需要了解政府机关档案管理工作的现状，以及工作实际需求等，并且结合政府机关的实际情况，制定出针对性的档案“三合一”制度，针对档案文件做好归纳、整理，以及分类、处理、利用等，明确档案类别，细化文书档案归档范围与保管期限表等，令制度具有科学性以及实用性。此外，在制定政府机关单位“三合一”制度期间，档案人员需对以往档案制度进行分析，并且重视制度之间的衔接以及融合，保证档案管理工作的有效性。

例如，首先，提高档案管理制度中的法规建设，通过建立完善的法律法规，可确定档案管理人员职责以及工作流程，为档案管理提供法律保障。同时，对档案管理法规做好宣传，令机关人员对档案管理工作提高重视。其次，对档案管理过程进行优化，对不同档案类型做好保管期限，其中涉及人员自身利益的，要认真归档，并且确定保管期间。若涉及本单位权益的文件材料，应规划为永久；城市管理业务的材料，应适当延长保管期限等，结合不同资料的保存情况，制定出针对性的保管期限表，便于档案信息的查找与管理。

三、促进“三合一”制度下档案管理信息化水平

传统档案管理中纸质档案的数量大，并且纸质档案容易出现损坏、丢失等情况，而随着信息化技术广泛运用，档案管理逐步信息化，可提高档案管理工作的效率，以及保证档案的安全性。但是在目前档案管理人员对档案信息化技术的运用重视度不高，造成档案管理信息化设备不充足，无法满足现代化档案管理要求，进而造成档案管理工作存在信息化发展滞后等现象。为促进政府机关档案“三合一”制度的有效开展，需重视“三合一”制度与信息化水平的融合，保证机关单位档案得到有效利用，并且保证档案的安全性[2]。

例如，首先，政府机关应重视档案信息化建立，配备计算机、存储设备以及扫描仪等设置，进而为档案管理信息化提供发展物质基础。同时重视网络发展，建立档案信息共享，促进档案信息传输的速度与安全性。其次，建立档案信息化管理系统，结合档案管理实际情况，制定出包含录入、整理、存储、分析、统计等功能的信息化管理系统，进而可提高档案管理效率，降低管理成本。最后，建立档案安全管理制度，对档案信息加密与备份等，并在系统中建立防火墙等安全防护，避免信息出现泄漏，保证档案信息安全性。

结束语：

综上所述，政府机关档案管理中，采用“三合一”制度可以提高档案管理的效率，并且保证档案的信息安全，对档案资源的有效利用尤为重要。因此，需对档案管理人员予以培训，提高管理人员的综合素质与能力，同时完善档案管理制度，并且增强档案管理信息化水平，有效开展“三合一”制度，促进政府机关档案管理质量。

参考文献：

[1]梁华甜，李颖. "三合一"制度背景下事业单位档案管理工作的优化路径[J].太原城市职业技术学院学报，2024（12）：169-171.

[2]陈莉娟.推进机关档案"三合一"制度落实问题初探[J].海峡科学，2024（10）：176-179.