基于WPS 智能表单的协同办公应用研究

中图分类号：TP317

1 引言

在信息技术迅猛发展的背景下，组织对协同办公的效率与灵活性提出了更高要求。传统办公系统开发依赖专业技术人员，存在需求响应滞后、开发成本高昂、业务与技术脱节等问题，难以适应快速变化的办公场景。低代码开发技术以可视化编程、组件化设计为核心，通过简化编码过程降低开发门槛，成为提升数字化生产力的重要工具[1][2]。

WPS 作为国内广泛应用的办公软件，其智能表单与智能表格构成了完整的低代码开发生态，具备数据采集、存储、处理及协同编辑等功能，在教育、企业等领域展现出独特优势[3]。高校作为协同办公需求密集的组织，面临教学材料管理分散、数据查询不便、流程规范化不足等问题[4]，亟需高效的办公工具支撑管理优化。

目前，学界对低代码开发的研究多集中于通用平台特性分析，针对具体工具（如WPS 智能表单）在协同办公场景的应用探索较为有限。本文立足 WPS 智能表单的技术特性，结合高校办公实际需求，通过开发具体应用案例，构建基于 WPS 智能表单的协同办公解决方案，旨在为组织数字化办公转型提供实践参考，同时丰富低代码技术的应用研究场景。

2 基本思想

基于 WPS 智能表单的协同办公应用开发以“低代码赋能业务、数据驱动协作”为核心思想，其技术逻辑与设计理念可概括为以下三点：

2.1 低代码开发的轻量化理念

借助 WPS 智能表单的可视化设计界面，实现“业务人员主导开发”模式。用户无需掌握专业编程知识，通过拖拽组件、配置字段属性即可快速创建数据采集表单，解决传统开发中“业务人员不懂技术、开发人员不懂业务”的供需矛盾。同时，利用智能表格的自动化数据汇总功能，减少人工录入误差，实现数据“采集-存储”的无缝衔接，显著缩短应用开发周期。

2.2 数据全流程协同的闭环设计

构建“智能表单（前台采集）-智能表格（后台存储）-数据应用（后端处理）”的协同链条。智能表单作为数据入口，支持多渠道（链接、二维码）分发与实时提交；智能表格作为数据中枢，实现结构化存储、权限管控与多人协同编辑；结合 Excel 公式与脚本语言，可完成数据清洗、统计分析及格式转换，形成从数据采集到应用的完整闭环。

2.3 场景化适配的灵活性原则

针对不同协同办公场景的个性化需求，WPS 智能表单支持自定义字段类型（如文本、附件、日期等）与逻辑规则（如条件显示、必填项校验），智能表格则提供数据筛选、排序、可视化图表等功能，可快速适配材料收集、信息查询、报表生成等多样化场景，同时支持根据需求变化动态调整表单与表格结构，具备较强的扩展性[5]。

3 基于 WPS 智能表单的协同办公应用开发

3.1 毕业设计材料收集和检查系统

3.1.1 需求分析

高校毕业设计材料包含毕业论文、开题报告、中期检查记录等多类文件，传统收集方式依赖邮件或线下提交，存在版本混乱、检查效率低、归档困难等问题。需构建一套支持材料在线提交、集中存储、便捷检查的系统，覆盖从数据采集到审核检查的全流程。

3.1.2 系统设计与实现

基于 WPS 智能表单设计的“毕业设计材料提交表”，通过精简人工输入项与基础数据关联技术，实现高效准确的数据采集。表单仅要求上传人员填写“学号”与“姓名”两个核心字段，系统会自动从预设的学生基础信息库中匹配并填充“指导教师”“学生所在专业”和“题目”等关联数据，从源头避免专业错填、教师名称错误等问题，具体如图 1所示。

文件上传模块设置“毕业设计（论文）原文”与“其他过程性材料”两个独立字段，限制文件格式为PDF 并支持最大100MB 容量。针对上传文件，系统预设自动化命名规则，该规则通过抓取学生基本信息与系统时间，自动完成文件名的标准化处理，解决了传统人工命名导致的重名、信息缺失等问题，显著提升后续材料检索效率。

表单界面采用分块式设计，将“学生基础信息”（自动填充区）与“文件上传”（操作区）清晰分隔，必填字段标注红色星号，文件上传区域强制文件上传类型并自动重命名文件，降低用户填写难度，增强操作交互体验。这种“最小化输入 + 智能化处理”的设计模式，不仅保障了数据准确性，其核心逻辑（数据关联、自动填充）还可快速复用至课程材料提交、教学大纲收集等场景，通过调整基础信息库与命名规则，实现同类业务表单的标准化开发，有效减少重复建设成本。

数据存储。提交的表单数据自动同步至 WPS 智能表格，形成“毕业设计材料汇总表”。表格中，PDF 文件以链接形式存储，点击即可在线预览；增设“检查状态”（未检查/已检查/需修改）与“检查意见”字段，支持审核人员实时更新状态。

检查功能。通过智能表格的筛选功能，按“专业”“指导教师”“检查状态”等条件快速定位待检查材料；利用数据透视表统计各专业材料提交进度，生成可视化进度报表，辅助管理决策。

3.1.3 应用效果

该系统实现了毕业设计材料的“一键提交、集中管理、在线检查”，将材料收集周期缩短 60% ，检查效率提升 50% ，同时避免了文件丢失与版本混乱问题。类似逻辑可扩展至课程材料、教学大纲等收集场景，通过复用表单模板与表格结构，快速适配不同类型材料的管理需求。

3.2 课表查询系统的设计与实现

3.2.1 需求分析

高校教务系统导出的课表数据多为无结构 Excel 格式，包含课程名称、教师、时间、地点等信息，但字段格式不统一（如时间格式混杂 “周一第1-2 节”“1-18 周”），直接查询困难。需通过数据规范化处理，构建支持多条件查询的课表系统，方便师生快速获取课程信息。

3.2.2 系统设计与实现

数据预处理：从教务系统导出原始课表数据，利用 WPS 智能表格的“数据清洗”功能进行规范化处理：拆分“时间”字段为“星期”“节次”“周次”；统一“地点”格式（如“教学楼A101”）；通过 VLOOKUP 函数关联教师所属院系信息，补充至表格中。

查询功能实现：在处理后的智能表格中，利用“筛选”功能设置多条件查询入口，支持按“课程名称”“教师姓名”“星期”“地点”等字段组合查询。例如，师生可通过输入教师姓名快速筛选其授课全部课程，或按“星期 + 节次”查询特定时间段的课程安排。

数据更新：设置表格“共享权限”，授权教务人员定期导入最新课表数据，通过“数据同步”功能自动更新查询系统，确保信息时效性。

3.2.3 应用效果

系统解决了原始课表数据查询困难的问题，查询响应时间缩短至秒级，支持师生自主获取课程信息，减少了教务咨询工作量。同时，规范化的数据结构为后续课程统计分析（如教师工作量核算、教室利用率分析）奠定了基础。查询界面如图2 所示。

3.3 考试签到表在线打印模板的设计

3.3.1 需求分析

传统考试签到表需手动录入考生信息，存在耗时、易出错、格式不统一等问题。需设计在线模板，支持从学生名单数据自动生成标准化签到表，实现一键打印，适配不同考试类型（如期末考试、补考）的格式需求。

3.3.2 模板设计与实现

数据关联：在 WPS 智能表格中导入考生信息（姓名、学号、专业），通过“自定义打印插件”关联签到表模板，设置“考试名称”“考试时间”“考场”等可编辑字段，实现模板与数据的动态绑定。

格式自定义：设计签到表模板布局，包含表头（考试基本信息）、考生信息列表（姓名、学号、签到栏）、监考教师签字区等模块。利用插件的“分页设置”功能，根据考生人数自动分页，确保每页显示 60 个考生信息，符合打印规范。

批量打印：支持选择单个考场或多个考场数据，通过“批量打印”功能一次性生成所有签到表，且打印文件自动按考场命名，便于整理归档。

3.3.3 应用效果

模板将签到表制作时间从每考场30 分钟缩短至5 分钟，消除了手动录入错误，同时统一了签到表格式，方便考务管理。模板可根据考试类型灵活调整字段（如增加“座位号”），具备较强的通用性。

4. 结论

本文基于 WPS 智能表单与智能表格，设计并实现了三个协同办公应用案例，验证了低代码工具在提升办公效率、降低开发门槛方面的显著作用。毕业设计材料收集系统实现了教学文件的规范化管理，课表查询系统解决了无结构数据的利用难题，考试签到表模板简化了考务流程，三类应用均贴合高校办公实际需求，取得了良好的实践效果。

研究表明，WPS 智能表单通过“采集-存储-处理-输出”的全流程功能覆盖，能够有效支撑协同办公场景的多样化需求，其低代码特性使得业务人员可自主参与应用开发，缩短了需求响应周期。未来可进一步探索 WPS 智能表单与其他办公工具（如 WPS 文字、会议纪要）的集成，扩展流程自动化（如审批流）功能，为协同办公提供更全面的解决方案。

基于 WPS 智能表单的协同办公应用开发模式，不仅适用于高校，也可为企业、政府等组织的数字化转型提供参考，具有广阔的应用前景。

参考文献：

[1]康雯珺.可视化低代码开发平台的研究与实现[D].北京：北京邮电大学，2023.

[2]苏伟，国建勋，冯宽.低代码开发平台发展现状及标准化研究[J].信息技术与标准化， 2024，（Z1）：17-21.

[3]周凤.基于智能表单的事业单位编制人员信息收集系统设计与实现[D].长沙市电子科技大学，2013.

[4]谢俊英.高校电子文件管理问题及其应对策略[J].兰台内外，2022，（10）：46-48.

[5]覃文裕，邱升元，赖小平，等.基于 WPS 构建易耗品自动化管理系统[J].电脑编程技巧与维护，2025，（03）： 91-94.

基金项目： 2024 年科研项目：基于 WPS 的低代码开发技术应用研究（项目编号：YCKY24076）

作者简介：张春雷（1976—），男，山东济南人，副教授，博士，主要研究方向为办公自动化应用与开发。