医院纸质档案数字化转型对档案管理模式的影响研究

医院档案作为医疗活动的重要记录载体，一直以来依赖纸质化管理模式。可是传统纸质档案具备存储空间占用大、检索效率低、易损毁丢失等问题，根本不符合现代医疗对数据实时性与协同性的需求。现阶段，以云计算、大数据和物联网信息技术的出现，推动了医疗领域的数字化转型浪潮，档案管理作为医院运营的核心环节，需要通过技术赋能实现模式创新。本文结合理论分析与实践案例，助力医疗档案管理向智能化、标准化方向迈进。

一、医院纸质档案的数字化转型背景和现状

（一）数字化转型的背景

1、政策推动。基于国家战略支持，中国“健康中国2030”规划、新医改政策均强调医疗信息化建设，要求推动电子病历、健康档案互联互通。卫健委发布的《电子病历系统应用水平分级评价标准》等文件，推动医院建立标准化、结构化的数字档案系统。医保支付改革之后，DRG/DIP付费模式要求精细化的病历数据支撑，迫使医院提升数据管理能力。

2、技术驱动。海量数据存储与分析需求推动档案数字化，云端技术降低存储成本并提升可访问性。人工智能辅助诊断、自然语言处理技术可以解析非结构化病历文本，光学字符识别加速纸质档案转化。区块链与隐私计算为敏感医疗数据提供安全共享方案，解决了隐私保护难题。

3、医疗需求升级。以往的纸质档案检索耗时、易损毁，无法满足现代医院快节奏、多学科协作的需求，同时患者对跨机构就诊、远程医疗、电子健康档案查询的需求日益增长。

4、资源优化与成本压力。纸质档案存储占用大量物理空间，管理成本高，数字化可以降低长期运营支出。医保控费、医院精细化管理依赖数据驱动的决策支持[1]。

（二）数字化转型的现状

1、从国际方面来看，美国通过HITECH法案推动电子健康档案普及，超 90% 医院实现EHR系统，欧盟推进数字单一市场战略，强化跨境医疗数据互通。人工智能化辅助诊断、区块链医疗数据平台已成为了国际标杆。

2、从国内进展来看，三级医院普遍部署电子病历系统，部分医院通过互联互通四级甲等评审，区域医疗信息平台逐步实现区域内数据共享。国家健康医疗大数据中心试点探索数据应用模式，人工智能化影像识别、电子病历结构化录入逐步落地。

二、医院纸质档案数字化转型对档案管理模式的影响

（一）档案管理流程优化

现阶段，应用信息化技术可以对档案中的各方面信息有效识别，按照标准要求对信息数据分类处理，做好信息档案的储存，降低档案管理人员的工作压力，提升归档的效率，避免发生误差。实施自动化归档和分类工作可以让档案人员将简单的操作转变复杂的档案，使其呈现出数字化状态整合到系统中。自动化处理系统以档案的内容、格式等多项维度为主，展开相关的分类，形成目录的形式，为用户快速检索和利用提供便利。 ① 存储方式革新。纸质档案占用物理空间大，需恒温恒湿环境，存在虫蛀、火灾风险。数字档案是采取云端/本地服务器存储，容量可弹性扩展。某三甲医院数字化转型后档案库房面积缩减 73% 。 ② 检索效率提升。传统人工检索耗时平均15-30 分钟/份，电子档案系统支持关键词/时间/患者ID等多维度检索，自从医院实施OCR识别后，病历调取时间缩短至10 秒内。 ③ 共享机制重构。通过医院信息平台实现多科室协同，医院搭建了影像云平台后，跨院区会诊响应时间由 2 天缩短至 2 小时。通过应用规范性的数字化档案管理系统，人员只需要将关键词输入到系统中即可，便能够快速找寻档案。档案管理人员完成审核以后，借阅者可以采取电子的方式从中获得档案信息，归还档案室，系统也会将档案归还的准确时间记录下来。此种方式既改善了借阅和归还流程，还确保了管理质量会人员查阅提供了诸多便利。另外，物联网技术和智能化监控系统能够对档案室内的温度、湿度等各方面参数精准收集，如果参数超出标准范围，系统将会自动预警，采取短信的形式提醒管理人员应当及时应对，避免档案受损。某医院应用了医院电子病历系统，实施内容为全院级EMR系统 + 人工智能辅助归档，病案归档周期由7 天压缩至实时归档，编码错误率下降 62% ，DRG医保结算效率提升 40%

（二）档案利用方式的变革

以往传统纸质档案管理期间，基于物理存储限制，占用大量空间，受湿度、火灾因素的影响，依赖人工查找，耗时且易出错，跨科室或院外调阅需物理搬运，协同效率低，难以与电子病历、影像系统等整合，无法支持数据分析。而在数字化转型背景下，档案实现了跨区域共享。对于患者而言，可以通过医院APP查询个人健康档案。利用数据分析技术深入内部的挖掘以及智能化的分析档案数据，了解到档案的具体形式和发展程度，发挥出档案的整体价值，为有关工作开展提供精准的数据支持，也可以为社会提供丰富的资源[2]。

（三）提升了档案信息的安全性

在信息安全方面，普遍应用了加密技术，该项技术作为一项十分重要的技术，产生的作用极高，可以加密处理档案中的各项内容，防止传输和储存档案中发生档案丢失现象。第一，应用访问控制机制系统设置了档案的访问权限，只有通过审核的用户，才可以对档案进行访问。此种方式避免了信息被盗取。第二，开展相关的培训工作，让档案管理人员对于信息安全知识有着正确的认识，强化安全理念以及防范能力，正确的识别各项网络风险，在加大信息安全管理的基础上构建良好的管理环境。

三、数字化转型的应对策略

（一）做好技术研发和合作

1、当前阶段，需要做好技术开发工作，研究出相关的高精度光学字符识别技术，利用人工智能化解决存在的误差，提升纸质档案的数字准确性，避免受到人工干预，应用自然语言处理和机器学习自动化的分类档案，为检索档案提供良好的依据，从而提高医护人员工作质量。并且结合实际情况构建有关的模型，借助模型挖掘数据，优化医院管理流程。

2. 实施路径与风险管理。采取分阶段推进的方式，从基础建设期优先完成纸质档案扫描、云存储及基础数据库搭建。功能扩展期引入移动端访问等功能，优化用户体验。生态整合期对接区域医疗网络，实现数据共享与业务协同，采用零信任架构、定期渗透测试，确保全流程合规，选择开源或模块化系统。

（2）完善管理制度与流程

1、建立三级管理体系。决策层成立由院长牵头的数字转型委员会，制定 5 年数字化转型路线图。执行层设置专职数字档案管理部门，配置医学信息学专业人才[3]。

2、标准化体系建设， 建立医疗数据标准的本地化适配方案以及病案质控前置机制，在医生工作站嵌入智能编码系统，实行双人双岗扫描质检制度，错误率控制在 0.3‰ 以下。

四、结语：

综上所述，当前医疗行业数字化转型深入开展，某三甲医院实施数字化转型后，病案调阅时间缩短，档案存储成本降低，DRGs数据上报准确率提升。其中，数字化转型不是简单的技术替代，而是通过制度创新推动医疗服务模式的根本性变革。

参考文献：

[1]吴玉萍，林凯航，廖宝剑.关于优化医院科研档案管理及开发利用的思考—以广东某三甲医院为例[J].兰台内外，2023（32）：43-45.

[2]张爽，王璞钰，吴佳琪等.医院口述档案信息资源体系建设实践与探索—以苏北人民医院为例[J].档案与建设，2023（09）：73-75.

[3]毛鹏远，徐震.数字化时代医院突发公共卫生事件档案管理初探—以南京市妇幼保健院为例[J].档案与建设，2023（09）：86-87.