探究新时期人事档案管理信息化建设

引言：当前，我们已经进入了知识经济和信息时代，在政治、经济、文化等各个方面迎来了新的发展机遇和发展契机，社会主义现代化建设的步伐不断加快，社会面貌发生了翻天覆地的变化。在新的时代和社会背景下，人事档案管理也逐渐由传统的人工管理朝着信息化管理的方向发展，为档案管理工作带来了良好的发展契机。但是由于人事档案管理的信息化建设时间较短，经验还比较缺乏，因此不可避免地会存在一些问题和缺陷，在一定程度上影响档案管理工作的顺利展开。

一、人事档案管理信息化建设的意义

（一）有利于实现人事档案现代化管理

当前我们正处在信息时代，信息资源的急剧增加和信息资源价值的日益显现，迫切要求加快人事档案管理的信息化建设，实现人事档案的现代化管理。为此，必须要顺应时代潮流，实现档案管理由实体化管理向信息化管理的转变，既能更长久的保护原始纸质人事档案，也能提高人事档案管理工作的效率。

（二）有利于实现人事档案信息资源的共享

在信息化时代，信息资源作为一种重要的战略资源，已经成为经济和社会发展过程中不可缺少的一部分，因而加强对人事档案管理的信息化建设工作，有利于实现人事档案信息资源的共享，为现代化建设工作服务，从而直接或间接地促进我国经济的发展和社会的进步，加快实现中华民族伟大复兴的进程。

（三）有利于方便对人事档案信息的查阅

人事档案管理信息化建设的目的简单来讲就是为了实现人事档案信息资源的数字化和电子化，即利用计算机信息技术将馆（室）藏人事资料和纸质档案信息进行收集、整理和加工，最终实现档案信息的数字化存储，从而方便人们对人事档案信息的查阅，更好地发挥其使用价值。

（四）有利于开发和利用档案资源

人事档案存在的目的和意义就是为人事工作服务，因此需要开发和建设多层次、立体化、全方位的人事档案资源管理模式，以满足当今时代对档案工作的各种需求。计算机信息技术在人事档案管理工作中的应用，产生了一种全新的人事档案管理模式，即信息化管理模式，使得档案信息资源的开发和利用效率大大增加，为经济发展和社会进步做出了更大的贡献。

二、人事管理信息化建设存在的问题

（一）人事档案管理在历史上就没有被充分的重视

我国改革开放以来，各项事业都取得了长足的发展和进步，特别是近些年来，科学文化事业和教育事业都取得了突破性进展，在人才方面也实现了快速的发展，

在人才增长呈现井喷式发展的背后，我们对于人事档案的管理却在很大程度上缺乏重视，在管理措施和管理方法方面还是延续传统意义上的老方法，与历史上对于档案管理不够重视的情况相类似，这就在很大程度上导致人事档案管理不能与时俱进，与社会发展不相适应。

（二）管理制度不够健全和完善

由于早前对人事档案管理的缺失，导致人事档案管理工作相对混乱，人事档案管理制度不够健全和完善。虽然有专门部门和相关人员管理，并且也有制度规定，但是没有合理、可行的管理措施；同时由于管档人员信息搜集不准确、不完整，导致人事档案并不能十分正确、完整的保存，不仅影响工作质量，也导致人事档案管理缺乏实效性；我们在人事档案管理所属权的问题上还不够清晰明确，这也是产生此类问题的主要根源；并且我们在制度和立法方面也比较缺乏，特别加上人事档案管理制度的程序十分繁琐僵化，在办理人事档案的过程中特别麻烦，这都是人事档案管理制度方面需要切实有效关注的问题。

（三）管理制度实施不到位

随着机关事业单位改革的不断发展，人事档案管理要求必须有完整的管理方案和机制。但是实际执行中不仅没有达到理想效果，机关事业单位对于国家的硬性要求也执行不到位。同时人事档案管理需要与各个部门进行沟通，但是由于管理中缺乏优秀人才，给人事档案信息化管理带来了巨大危机。

（四）基础设施不足、缺乏资金投入

人事档案信息化建设中不仅要有足够的信息资源，也要有电脑、打印机、复印机、扫描仪等硬件设备和专业人员的管理。虽然大多单位都有电脑等，但是由于年份久远、操作系统老旧，使之性能大大下降。拥有较好的硬件设施是工作的基本，但是在实际的人事档案管理信息化建设中，既缺乏硬件设备，也缺乏相应的资金投入，严重阻碍人事档案管理信息化的进程。

三、实现人事档案管理信息化的措施

（一）更新思想、完善制度、增加投入、强化队伍建设

要将新思想、转变理念作为建造人事档案管理信息化的切入点，从思想根源上确定人事档案管理作业的重要性，提高数字化管理作业的意识。经过不同方式筹集资金，将其作为支付建造信息化和应用系统的花费，大幅度的开拓软硬件根本设备，竭尽全力构造人事档案信息化网络。除此之外，建造系统安全保密体制，培养高素养行列，拟定高效力训练体制，培养出一支复合型人才队伍。

（二）大力推进人事档案信息数据库网络化的建设

将事业单位网络服务器充当信息数据平台，强化网络和人事档案经管信息化的协助软件建造，赋予既安全又值得依赖的信息服务网络，进而开阔人事档案信息化所涵盖范围。另外，依照职能部门经管权限的不同，分别划分出不尽相同的板块，联合相应部门数据，以创造全方位的计算机网络化经管方式，让人事档案管理信息化网络表现总体性、智能化并多层次的特征，给人事提供可借鉴的信息。

（三）提高档案管理人员的素质与能力

在认识档案管理信息化建造作业中，要更好地提高档案管理者的基本素养和作业本领，进而提升它的服务能力。在开展人事档案信息化管理作业时，要应用计算机加工转化文字、声音、图片等，应用数字化方法贮存人事档案信息，同时应用人事档案管理平台实现传递和分享人事档案，进而达到人们对人事档案的需求。档案经管者要具备处置信息的基本知识，把握相应档案经管知识，带着责任感参与到人事档案管理信息化建造作业中，推进人事档案经管水平提高。

四、结语

总之，随着经济社会的发展和科技水平的提升，社会企业对人才的要求和需求越来越高，作为重要的人事信息承载载体，人事档案管理的作用变得越来越大。当前，随着经济社会转型的持续加快，社会对人才的发现和管理显得尤为重要，同时，社会企事业单位人才的流动性也大幅提升，这都对人事档案管理提出了更好和更新的要求，因此，强化档案管理信息化建设，已成为我国人事档案管理工作的一个重要发展途径和趋势。

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