浅谈煤矿企业如何加强计生档案管理工作

摘要：档案作为一个组织或机构不同历史时期的痕迹与见证，有着重要的保存意义和今后的查阅价值。计划生育管理工作作为煤矿企业过去数十年经营管理进程中的一项重要工作内容，见证了不同历史时期我国计划生育管理工作在企业的进展。从这点意义上来讲，煤矿企业应当重视对于计生档案的管理工作，并结合时代发展和信息化管理软件的利好，进一步提升计生档案工作管理水平。

关键词：煤矿企业；计生工作；档案管理

1过去煤矿企业计生档案管理工作不足之处概述

1.1负责档案管理的工作人员思想认识不足

作为煤矿企业来讲，由于计划经济时期粗放式生产的特点，干部职工数量较为庞大，也形成了完善的组织机构。计划生育管理部门作为独立存在的部门，工作开展多年以来，形成和积累了大量的纸质档案材料。依据不同煤矿企业的管理架构设置，计生档案管理可能存在集中到档案室分类出计生类档案材料储存或者由计生管理部门建立档案室这两种方式。但是无论是任何方式储存管理计生档案，都可能存在一些现实中的不足之处。计生管理档案有别于经济运行数据的储存，很少有人查阅，且作为档案管理工作，往往也工作内容较为单一，职位发展空间有限。因此，在煤矿企业经常会看到一些由于年龄、职业能力等原因被调岗到档案室工作的。一提到档案室人们往往想到女同志、年纪大的同志，这就让档案室工作在人们意识形态中形成了一个闲差的概念。正是从企业氛围中这样一种意识形态，导致在档案室工作的人员也没有被设定精细化的管理目标，考核评价标准也较为单一，使得他们自身进取和创新工作内容的动力不足。

1.2案卷资料记录不完整

在近年来计算机和互联网不断提升各行业现代化和信息化管理水平的当下，煤矿企业计生档案管理虽然也与时俱进应用了先进的应用软件，有效提升了档案检索、精准查询的信息化程度。但是由于近年来煤矿企业面临着日益激烈的市场竞争环境，包括档案管理在内的很多工作由于不能在数据方面体现出服务生产和销售工作的开展，也就在长期以来没有被高级管理者放置在重要的位置，其明显体现在档案管理工作规范化和标准化程度不够。客观来讲，目前很多煤矿企业的计生档案管理工作从具体负责人员到工作方式都处于相对落后的层次，如果按照专业化和标准化眼光去审核评估，必然会发现档案编目不齐全、记录不完整、工作管理流程模糊等实际现象较为常见。与此同时，由于没有建立起精细化的管理机制，使得一些档案记录时间不准确，存档方式较为随意的情况时有发生。一旦需要查询档案了，翻阅过程有可能会历尽波折，甚至会有导致一些档案遗失的可能性。在档案装订方面，一些工作人员也是遵循个人长期以来形成的习惯，更没有管理者就档案的规范化或标准化专门开展培训学习工作，这就导致一旦发生人员岗位变动或其它不可控因素发生，档案收纳和查询工作运转会受到影响。

2煤矿企业计生档案管理思路分析

2.1明确档案管理工作的目标与任务

确保计生档案的及时性与完整性，是计生部门相关责任人和档案管理人员的重要责任，也是档案管理工作的出发点。作为档案管理工作来讲，要明确工作目标与任务，首先要做到档案不损坏、不丢失、不零散、不混乱，确保各类归档案件分类明确、查阅便利。其次，要与档案收集相关联机构做好沟通联系，例如计生档案相关的计生管理部门、医疗机构、职工居住社区等，避免统计疏漏和材料缺失。再次，要使计生档案管理工作形成常态化的工作模式，规范档案管理工作的实施流程，最大限度做到计生档案管理工作的万无一失。

2.2完善工作制度，加强规范约束

在强调精细化管理的现代企业管理理念下，计生档案管理工作，是煤矿企业贯彻落实党和国家方针政策的痕迹，也是矿区人口工作开展的真实记录。要意识到工作的重要价值，就必须配合企业管理者制定与完善计生档案管理的制度，用规范化的制度约束和带动所有参与到计生档案工作中的人员及行为，确保计生档案形成的准确无误。笔者认为，煤矿企业要推动计生档案管理工作的精细化和标准化进程，建立起对于工作的考核评价标准与对应的奖惩制度，确保计生档案管理工作能够从收集上报到整理存档都统一化、标准化，在规范操作和高效的前提下做到常抓不懈。尤其是作为计生档案管理人员要定期与煤矿企业内部的计生服务对象沟通，确保取得准确的计生状况材料。与此同时，要建立起与相关机构和人员的整理建档时间周期，确保定期收集材料与统计汇总形成完善的流程，最终做到及时收集、统计、汇总、归档，确保档案的完整性和安全性。

2.3提升档案管理工作的信息化办公水平

随着煤矿企业生产经营工作的推进，越来越多数据和材料需要记录与整理，如果还是完全按照手工和纸质档案的管理模式，明显对于档案储存和管理工作提出了更高的要求，对企业的资源造成了更大的损耗。在当前计算机和互联网深入到企业生产经营各个领域之际，煤矿企业计生档案管理工作也应当搭乘好时代发展带来的良好契机，利用好计算机和互联网的强大功能，使用符合工作需要的应用软件进一步提升计生档案管理工作的信息化水平。相信伴随着人工智能和其它一系列能够优化档案管理工作模式的推行，未来的计生档案管理必然要由过去很长历史时期的纸质档案制作、装订、储存转化为无纸化的信息技术制作与储存，在方便查阅的同时，进一步节约了办公材料成本，节省了档案储存的空间占用。

2.4发挥好计生档案的应用价值

无论是纸质化档案储存还是信息化的处理模式，都离不开今后对于计生档案的应用。鉴于此，笔者认为，更好地发挥出计生档案对于企业计生管理和其他工作的应用价值显得非常重要。在非常强调大数据和信息化管理的时代，一些档案和数据不仅是过去一段时期工作内容的总结，更能够在科学分析模式下为其它关联工作的开展起到指导和借鉴的作用。尤其是在人工智能不断兴起与应用之后，其结合到应用软件的分类功能，能够科学地分析出数据所呈现出的基本特点，与其相对应的可能导致的发展趋势，使煤矿企业计生管理工作能够占在前瞻性的角度，创新工作开展的方式与方法。与此同时，在计生档案的归类整理中，可以将信息或档案设置为公开区与需要申请权限区。对于可以供内部任何人员查阅的公开档案可以直接分类出来。而对于一些敏感的历史性信息或保密数据，无论是采取纸质存储或者信息化存储，都可以采取设置权限的方式，界定好对应人员的查阅范围和方式，避免一些特殊档案材料信息内容外泄等现象。而在一个已经开创好门类的档案科目中，可以充分利用好原有档案的基础，对于卷宗基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“病历档案”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。

3  结论及建议

综上所述，煤矿企业计生档案管理作为企业生产经营工作中的重要一环，理应在企业朝着现代化、科学化管理模式前进的道路上，不断结合现代企业管理理念的要求，进一步提升计生档案管理工作水平。并借助信息化的管理与应用，改变原有档案管理人员工作能力薄弱的局面，使档案管理工作能够真正成为企业各项事务和谐发展的重要推手，在我国社会主义市场经济体制改革不断深入开展的今天成为煤矿企业发展进程的重要记录者和见证者。